管理方式跟不上時代而頻頻卡關?四大秘訣,讓企業落實數位轉型迎向新藍海

2018.10.31
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無法即時掌握資料、團隊合作效率不彰,機密資料外洩該怎麼辦?別擔心,用對工具不僅能讓您輕鬆解決營運痛點,還能夠進一步提升企業生產力與競爭力。

如何透過數位工具提升員工生產力與企業營運績效是每一位企業高階主管都不能輕忽的課題,要實現這個目標,必須先解決以下四個企業常見營運挑戰:首先是能否因應業務或行動辦公等需求提供對應的辦公環境以享事半功倍之效;其次是該如以最具經濟效益的方式確保辦公環境的安全無虞;再來是該如何提升內外部協同作業績效;最後,同時也是最重要的是,如何將繁雜的數據資料轉換成有助提升企業營運獲利的洞見。

為協助企業客戶更快、更好的優化員工生產力、提升企業營收獲利,以及為未來做好準備,微軟推出系列解決方案,如整合Office 365、Windows 10與企業安全管理平台EMS (Enterprise Mobility + Security)的Microsoft 365,以四大祕訣協助企業客戶提升生產力與競爭力,進而優化營收獲利表現。

祕訣一:善用Office 應用程式享受事半功倍之效

做為企業的最佳數位夥伴,微軟致力於協助企業提升生產力,例如在Office應用程式中加入設計構想(Designer)等服務讓使用者可以將心力放在構思策略等關鍵業務上,不用花費時間優化Word、Excel與PowerPoint等文件排版工作,此外,Office應用程式的出現,讓企業可以隨時隨地的在不同裝置(PC、MAC)與平台上(iOS、Android)編輯Word、Excel、PowerPoint等,極大化企業生產力。

其次,由於Office 應用程式可以跟電子郵件、會議、線上儲存空間、團隊合作中心等服務搭配使用,妥善運用,不僅可以提高生產力、極大化工作效率,還有助於擴展業務範疇。舉例來說,透過商務用OneDrive,不論在公司、家中或外出時,都能夠安全的儲存、共用、下載檔案,隨時隨地的完成更多工作。

祕訣二:善用雲端辦公服務優化企業安全防禦能力

隨著行動網路服務與智慧聯網裝置的普及,企業越來越重視行動辦公應用,也開始導入相關方案,例如雲端視訊會議系統等,在這個過程中,遭遇到的資訊安全威脅也越來越多,面對這個狀況,企業該如何以兼顧成本與安全的方式打造未來工作場域?

建議企業可以從選擇雲端辦公服務著手,如此一來,不僅能省下自建安全防禦機制的軟體與硬體成本,還可以進一步降低維運管理費用。以電子郵件服務為例,企業若是選擇購買電子郵件軟體,除得建立對應的電子郵件伺服器,還得要另外採購一台安全閘道器才能有效過濾垃圾郵件或內含惡意程式與副檔的攻擊郵件,相較之下,企業若採用雲端電子郵件服務,不僅可省去硬體採購與維運成本,更重要的是,雲端服務供應商會與時俱進的優化安全防禦機制,確保企業雲端辦公環境的安全防禦能力。

舉例來說,微軟藉由整合Office 365與人工智慧技術的方式,提供智慧防護、智慧偵測與智慧回應等由內而外的防禦機制,自動預測未知駭客威脅,讓企業可以更即時的做出應變反應,在最短時間創造最大量的生產力。

祕訣三:以高效團隊合作方案優化協同合作效益

對未來企業來說,光只打造行動辦公、雲端辦公環境還不夠,還必須進一步透過數位工具提升跨部門員工與外部夥伴的合作效益。

舉例來說,透過Microsoft Teams,每一個工作小組成員可以將聊天對話、線上視訊與通話、檔案存放區及工作最常使用的Word、Excel等Office工具全部整合在一起,彼此聯繫與加速協作,創造全新的即時協作型態;此外,若進一步整合專案管理工具Planner,就能夠輕鬆設定專案的起始日、負責人與目前進度,讓高階主管或管理者可以一目了然各個專案的執行狀況。

值得特別注意的是,由於Microsoft Teams有開放應用程式介面(API),因此,企業可以依據需求整合第三方服務以優化協同合作成效。

秘訣四:化數據為洞見 提升企業營運績效

為實現永續營運,企業除致力於提升生產力,更期望能透過數據分析優化企業競爭力與營運績效。對此,微軟除將人工智慧技術與Office 365與Microsoft 365等雲端辦公服務整合在一起以提供各種智慧服務,如Microsoft Search等,更進一步推出各種數據分析服務,Power BI、Excel Quick Analysis、Workplace Analytics與My Analytics等服務,協助企業以更簡單的方式化繁瑣數據為簡潔洞見,即時下達關鍵決策以提升營運績效,轉型為數據驅動的卓越企業。

舉例來說,My Analytics會依據使用者的回信速度、最常合作的同事、會議時間長短與頻率等資訊歸納出每一位使用者的「工作體質」,然後,協助制定改善目標,以及隨時提供有助於增進工作效率與效能的智慧建議。除此之外,企業也可以透過Workplace Analytics即時診斷每一位員工與每一個團隊的生產力表現,確認這些行為對企業營運的影響,然後,因應業務需求調配資金與資源,以及優化協同合作模式。

總的來說,面對瞬息萬變的市場,企業要想站穩腳步、甚至是開創新局,以雲端辦公服務打造彈性、高效且安全的未來工作場域將成為必然趨勢,高階主管等管理者亟待解決的挑戰,建議企業及早準備,以確保從高度競爭的未來市場中脫穎而出。

綜合以上提到企業營運困境解決方案與四大祕訣,在數位潮流下各位管理者們是否會好奇自己的營運指數與相對應企業生產力解決方案,歡迎至《Seeding the Future Business 智慧生產力調查》以輕測驗的形式提供各營運管理者全方位解析:http://bit.ly/2pWpphr

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