反璞歸真的愛普生辦公室|數位時代 BusinessNext

台灣愛普生幕僚長秋天元指出，辦公室的英文「office」源於拉丁文「uffici」，文藝復興時期烏菲茲(Uffici)家族壟斷與教堂建築相關的工會，如果教會要蓋新教堂，就到烏菲茲家族的建築看樣品，所以office原始的功能其實是展示成品的地方(Showroom)。
愛普生的辦公室並不像一般科技公司在公共區域將產品一字排開，在愛普生的辦公室，看不到印表機以及投影機的產品展示，只看到由愛普生印表機輸出的故宮書畫以及大幅攝影。秋天元說：「顧客只想看成品，沒有人想看工具。愛普生的產品是印出來的成品，而不是印表機。」奠基於這樣的想法，辦公室裡人文氣氛濃厚，少了幾分科技公司的剛硬氣氛。
愛普生的人文精神不僅僅展現在平面藝術的展示，七年前全球愛普生就開始配合綠色環保的潮流，除了幫台灣供應商建立綠色供應鏈，辦公室設計也具備環保的節能功能：大幅的玻璃窗引進室外光線，室內的日光燈管以方型配置，當室外光線充分時，靠窗的日光燈就不必開啟，達到節能效果。另外，愛普生也在辦公室推行不打領帶運動(Cool biz)，如此一來，辦公室就不需要為了西裝革履的男性員工，開啟強烈的冷氣。
因應工作外包的趨勢，許多辦公室減少工作執行的區域，增加創意發想的空間。為了營造隨處都可以就地討論的氣氛，除了既有的大小會議室之外，愛普生的所有窗台旁都放置有可以嵌進窗台的桌椅，不僅不佔空間，員工還可隨時隨地拉出桌椅腦力激盪，不需要事前預定會議室。
每一間會議室門口，都張貼著在歷史上具有創新意義的名人圖像，包含科學家以及音樂家等等，並以名人的姓名字首，做為辦公室名稱。不過，只要員工擁有傑出事蹟，就可取代既有的名人，以員工的姓名為會議室命名。目前台灣愛普生已經有一位女性員工，因為獲得二十餘項專利，其中一間會議室就以她來命名。「名留青史」的效果，更能激發員工創新的動力。

因應台商南向布局，富邦產險早在1989年即進入東南亞市場，並於2006年設立富邦保險經紀人（泰國）股份有限公司（以下簡稱富邦泰國保經），長期協助企業客戶掌握在地風險與營運機會。

一場突如其來的災害，讓富邦泰國保經意識到：現代化辦公環境才是支撐持續成長的關鍵。

「2025年3月28日下午，緬甸發生規模7.7強震，對曼谷帶來巨大衝擊，如高樓倒塌，以及員工基於安全考量無法正常進辦公室。」富邦泰國保經總經理吳明凱回憶：「這件事讓我們意識到，企業不能再把『辦公室』當成唯一的工作場域，必須將『營運不中斷』從口號轉為落地的能力。」

而這，也是富邦泰國保經會啟動現代化辦公模式升級的關鍵。

從IT支援到營運韌性，自由系統扮演關鍵角色

對多數南向布局的中小型據點而言，IT往往不是優先投資項目，富邦泰國保經同樣面臨人力精簡、資源有限、缺乏專職IT人員等挑戰，在跨國溝通與合規要求的牽引下，增加新系統的導入複雜度。

「我們需要的不只是技術，而是能幫我們『說清楚』的人，而這正是我們會選擇與自由系統合作的關鍵因素之一。」吳明凱回憶雙方第一次接觸是富邦泰國保經突然面臨網路連線問題，但因語言隔閡以及在地服務廠商的品質參差不齊，既有廠商花費許多時間仍找不出根本問題，但這個狀況在自由系統進場後便迎刃而解，透過排查網路電話跟系統設定等方式，自由系統短短幾個小時就找到問題、隔天成功修復，展現專業的技術能量，逐步建立雙方的信任與合作關係。

從早期協助排除網路斷線問題，到後續整體架構優化，自由系統不僅展現即時技術能力，更重要的是，能在（富邦產險）總部規範、在地環境與使用者需求之間進行有效轉譯，以長期且彈性的方式提供協助，讓富邦泰國保經得以專注核心業務發展、不用再為IT問題分心。

自由系統泰國區域經理潘子維表示：「我們與富邦泰國保經的關係不是單純的一次性系統工具導入，而是在合規前提下，協助富邦泰國保經重構工作模式與IT架構，讓技術真正服務營運，兼具營運韌性與業務彈性。」

M365＋DaaS，不只是工具，而是「可持續運作的辦公基礎」

自由系統因應富邦泰國保經的商業模式與需求提出短、中、長程規劃與建議後，立即從三個面向協助優化資訊系統架構：導入 Microsoft 365、引進裝置即服務（Device as a Service；DaaS），以及在網路架構不變的狀況下升級交換機、建置防火牆與導入虛擬私人網路（Virtual Private Network；VPN）設備，藉此建立一個不受地點限制、具備安全與彈性的工作環境。

例如，富邦泰國保經在自由系統的協助下將傳統桌機全面轉向筆電，並透過DaaS整合設備生命週期管理、資安設定與IT支援，成功將原本零散的維運工作轉為可預測、可控的服務模式。

吳明凱表示：「M365與DaaS上線時間短短不到半年，便取得亮眼成果：不僅大幅降低IT維運負擔、建立遠距辦公能力，更進一步降低營運相關文件儲存成本，以及全面強化資安防護機制。」更重要的是，透過自由系統提供的教育訓練與流程轉換，非IT背景的同仁也能順利上手，確保資訊投資發揮實際效益。

從IT現代化到AI驅動營運升級

隨著遠距辦公環境與IT基礎架構現代化工程完畢，富邦泰國保經與自由系統將目光轉向下一階段：AI應用。雙方計畫在2026年底或明年初評估、導入智慧文件分析、自動化流程與AI協作工具，藉此將財務等人員從高重複性的作業中釋放出來、將心力聚焦在更高價值的決策與分析工作。

而這意味著：IT的角色將從支援系統進一步升級為驅動營運效率與創新的引擎。

從自由系統與富邦泰國保經的實務，可以清楚看到：在「不確定」已成常態的時代，企業競爭力不再只來自規模或資源，更在於是否具備能在任何情境下持續運作、快速調整的能力。過去，這樣的能力或許多屬於大型企業；如今，透過適切的合作夥伴與IT架構設計，中小型企業與海外據點同樣可以快速建立具韌性的營運基礎。

對富邦泰國保經來說，M365、DaaS與機房重整只是起點，真正關鍵的，是打造一套能隨環境變動持續進化的營運基礎，而這正是自由系統長期深耕的核心價值，不僅協助企業完成IT現代化，更憑藉長期積累的服務經驗，陪伴企業建立具彈性且能持續演進的營運體系，為下一階段的營運升級與成長奠定更穩固的基礎。