零售集團數位轉型火車頭-東森信息科技:保持競爭力的關鍵在不斷創新

數位時代
「現今是個強調協同合作的年代,企業跨部門、甚至跨公司的溝通,已經成為辦公常態,一個好的溝通工具,不只可以讓員工提高工作效率,也能讓跨組織的專案團隊成員清楚了解彼此的工作內容,保持應變彈性才能面對未知挑戰,」東森信息科技總經理王辭笙說。

企業溝通要有效率,這個道理很多企業主都知道,但是真正能落實的卻沒有幾個,尤其當溝通的對象不只一個人、而且不一定在同一個部門的時候,溝通的正確性與即時性,似乎變成一個難以達成的目標。

一個對的工具,可以縮減50~60%溝通時間

「其實不是難做到,而是有沒有選擇正確的溝通工具」--東森信息科技總經理王辭笙

身為東森集團的數位轉型驅動引擎,東森信息科技肩負著整個集團的 IT 維運重任,在集團執行數位轉型計劃的過程中,所需要的數位工具,都是由東森信息科技來負責,例如:開發行動 APP、Ponda 卡的集點系統、數據分析平台…等,為了追求效率,過去在開發這些工具時,東森信息會成立專案小組、用敏捷式開發的方式來進行,但是長久下來卻發現一個盲點,敏捷開發雖然可以加快專案執行的速度,但是溝通效率卻沒有因此而改善,溝通過程中的訊息無法留下記錄、也不能有效控管,甚至還在無形中拉高資安風險。

為了滿足專案執行過程中,經常出現的跨部門甚至跨公司的內部溝通需求,王辭笙決定統一內部的溝通工具,確保溝通的效率與正確,同時也讓集團的數位轉型計劃更順利。

也因此,東森信息在2016年底引進 Microsoft Teams 企業協作平台,將內部溝通工具從多重選擇(包括 Slack、Trello,有時還有 Line 或 FB 訊息),統一成單一平台,不只跨部門/公司溝通變得越來越方便,效率也跟著越來越高,「至少縮減了 50~60% 的時間,換句話說,原本4天才能審核通過的專案,現在只要1天半到2天就可以,」王辭笙大方分享內部溝通模式改變後的效益。

整合常用軟體,替員工省下工作時間

王辭笙進一步指出,在 Microsoft Teams 之前所使用的溝通工具,除了無法滿足專案團隊的作業需求、資訊分散不易管理等,最大的問題是無法整合集團已經採用的 Office 365 各項應用。而 Microsoft Teams 的導入,雖然才不到半年時間,專案的執行效率就有了顯著地提升,不只主管可以隨時掌握專案執行狀況,新加入的專案成員也能立即進入狀況,王辭笙認為, Microsoft Teams 的整合性,是促使效率改善最主要的原因。

如同前述所提,東森集團已經全面採用 Office 365 處理公事,而 Microsoft Teams 又將 Office 365 各項功能整合在一起,這意味著,當員工在溝通訊息時,如果需要使用其他應用軟體,不必把視窗縮小,到電腦桌面上開啟新的介面,在既有溝通平台上就能完成所有事情。

Microsoft Teams 將 Office 365 各項功能整合在一起,當員工在溝通訊息時,不必切換介面,在單一溝通平台上就能完成所有事情。
翻攝自台灣微軟官網

舉例來說,如果需要分享文件,只要點開頁籤上的 SharePoint 按鈕,若要安排小組會議也能直接在裡面預定時間和會議室,或利用 Planner 功能追蹤專案項目的執行進度,在資訊一目瞭然、應用軟體隨手可得的情況下,專案團隊成員也就能更專注在產品或服務的開發與執行上。

「雖然,縮小視窗、開啟軟體這些動作看起來好像沒花多少時間,但是一整天累積下來也很驚人,更重要的是會讓員工專注力大打折扣,」王辭笙認為,要提升工作與溝通效率,就是從替員工省下做瑣事的時間開始。

確保平台可靠性,解決即時溝通與資料保密的兩難

除了可以有效整合與運用既有的資源,Microsoft Teams 還符合了東森購物ISO27001 認證所需的資訊安全要求,例如:資料加密、Log 讀取記錄...等

「過去工程師在 Line 上討論程式開發或是分享檔案,遇到最大的問題就是不 Secure(安全),但是為求內部快速討論,工程師又不得不這麼做」王辭笙還分享,資安是所有人都重視的問題,能兼顧團隊間的溝通,同時在資安上有足夠的可靠性,當這樣的平台出現,正是所有工程師夢寐以求的事。

也因此,在導入 Microsoft Teams 平台後,東森信息科技也關掉了原本在 Line 上的討論群組,降低資料外洩風險,確保集團的溝通兼顧即時與安全性。

漸進式做法,縮短陣痛期

王辭笙表示,為了縮短新工具導入的陣痛期,東森信息科技採用漸進式的做法來導入 Microsoft Teams。

一開始先針對幾個重點部門進行推廣,鼓勵員工使用 Microsoft Teams 進行即時訊息溝通,或上傳檔案做資訊共享,並把執行專案所需的資源建立在 Microsoft Teams 平台內,加上它簡單容易上手,久而久之就成為專案團隊的主要溝通平台,目前80%以上的員工都透過 Microsoft Teams 溝通工作上的訊息。下一步,東森信息科技將會推動 Microsoft Teams 至行銷企劃部門,甚至整個集團,希望讓集團內部的溝通變得更順暢、更有效率。

人們生活模式的改變,促使零售業的運作型態不停在變革,很多新的競爭者如雨後春筍般冒出來,他們使用最新的技術或科技來面對消費者,如果既有競爭者不能即時跟上,就算不會被市場淘汰,也很有可能被邊緣化,「所以,保持競爭力的關鍵就是不斷創新,」王辭笙強調,不只是企業溝通工具要不斷更新,其他的應用都是如此,唯有使用正確的數位工具,才能搭上這波數位轉型列車,站上市場的最前端。