創意從聊天開始,智邦科技擁抱數位轉型,破除「 開會 = 沒效率 」的迷思

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「 IT 部門一直嚐試透過各種工具解決遠距溝通的問題,讓處在世界各地的員工,也能有效率地進行溝通,但始終沒有顯著改善,直到2016年導入微軟 Teams 企業協作平台,才有了不同結果,原來,只要選擇對的工具,內部溝通的確可以變得輕鬆有效率。 」智邦科技資訊服務部經理詹詔欽說。

搶會議室、喬開會時間,相信許多上班族都曾經歷過這樣的事,面對工作上大大小小的專案,以及來自各個部門的專案成員,開會,成為瞭解專案執行進度最快的方式,然而,開會前的準備工作,包括協調地點與時間、準備資料,往往要耗上4~5個小時,正式開會大概又要再花1~2個小時,將近一個工作天的時間就花在開會這件事情上,在快速變動的現代社會裡,這麼做顯然毫無效率可言。

關鍵在於有沒有使用對的工具,一個好的溝通平台,可以讓開會變得很有效率。
智邦科技資訊服務部經理詹詔欽

導入企業協作平台,解決使用者開會痛點

身為全球網通大廠的智邦,產品本身就與數位化息息相關,也一直抱持著開放態度來面對數位化浪潮,像近二年熱烈討論的數位轉型議題,智邦很早就啟動相關計劃,利用各種數位工具,例如:Office 365、雲端...等,提高員工工作效率,以線上協作平台取代實體會議室,讓員工進行溝通、討論,也是智邦的計劃之一。

詹詔欽進一步指出,智邦也曾經為了改善開會效率而苦惱,因為全球佈局的緣故,智邦的業務及生產據點遍佈世界各地,不只距離遠、有時可能還會受到時差影響,導致員工每一次的溝通都很麻煩,就算雙方處在同一個地點,也會出現前述搶會議室或不容易協調開會時間的狀況。

「在智邦,預約會議室就像訂台鐵火車票一樣困難,每次開放預約的時間一到,會議室就瞬間秒殺,」詹詔欽開玩笑地說,有時預約不到會議室,就只能選在外面的咖啡廳開會,但吵嘈的環境總是讓人很難專注在會議裡。

為了使用者解決開會痛點,智邦在2016年導入企業協作平台,從 Slack 免費版本再到微軟 Microsoft Teams,終於找到一個能夠真正提升溝通效率的協作平台。

一用就上手,讓員工從 Slack 無痛移轉到 Microsoft Teams

由於 Slack 在國外非常普及,台灣並沒有適合的解決方案,所以智邦一開始導入的是 Slack 免費版本,使用一段時間後問題逐漸浮現,首先 IT 人員無法管理,Slack 免費版就像Line或FB訊息一樣,變成企業的影子 IT(Shadow IT),稍有不慎就會引發資料外洩危機,其次在使用上也有諸多限制,包括傳輸檔案容量、交談筆數…等。

Slack 的不適用,讓智邦一度考慮自行開發協作平台,剛好這個時候微軟釋出 Microsoft Teams 試用版本,「 Teams 功能與使用者期待的系統架構幾乎一模一樣,」詹詔欽說,與其自行開發整合,不如直接站在巨人肩膀上,用 Microsoft Teams 提升內部溝通與開會的效益。

從資訊人員開始、Slack 既有使用者、部門員工、到專案成員,Microsoft Teams 用非常快的速度進駐智邦員工的電腦和手機裡,而且 IT 人員不用特別做教育訓練,也沒有過往導入新系統時常見的抱怨和反彈聲浪。

詹詔欽認為,主要原因在於 Microsoft Teams 的 UI/UX 設計非常友善,如果用手機作業系統來比喻,Microsoft Teams 就像 iOS 系統,直覺式操作介面,IT 人員不用進行教育訓練,使用者就能上手,甚至還會主動邀請其他同事使用,也因此才能順利地推動到整個企業。

四大效益,改善的不只是效率,還有成本

從 2016 年底到現在將近半年的時間,智邦科技導入 Microsoft Teams 後最大的差異是:

  1. 員工不必搶著預約會議室,臨時有溝通需求,登入 Microsoft Teams 開啟群組對話視窗即可。
  2. 因為開會所花的時間與差旅成本也跟著降低,舉例來說,之前智邦台北辦公室的主管經常要開車來新竹開會,如今可以完全省下花在交通上的時間與成本,詹詔欽補充表示,雖然用視訊會議的方式,一樣能達到降低差旅成本的目的,但視訊會議的設備都裝在會議室裡,這麼做無法解決搶訂會議室的問題。
  3. 每一次會議所溝通討論的訊息,都被留存在平台上,新進人員瀏覽對話記錄就能馬上進入狀況,這對那些定期召開的會議來說尤為重要。
  4. Microsoft Teams 將 Office 365 所有服務收納在同一個UI上,當專案或部門成員在溝通時,文件和對話可以呈現在同一個畫面,方便彼此討論,每一次會議所做出的決議,還能透過 Planner 持續追蹤執行狀況,不像以前經常淹没在 Email 大海中,最後就是逐漸被遺忘。

另外,對資訊人員來說,Microsoft Teams 最大優勢就是管理容易,因為可以整合 AD 帳號,由帳號判斷是否為使用者本人、人員到離職都能有效管控,而 Slack、Line 都是自行註冊的帳號,資訊人員無法確認身份,也很難避免離職員工還留在討論群組的風險。

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目前,智邦正在計劃應用 Microsoft Teams 的 TAB 頁籤,把公司既有系統整併在一起,希望把 Microsoft Teams 變成員工的工作入口,「以前10個系統就有10個畫面,未來希望1個畫面就可以看到10個系統,省去了視窗切換的時間,員工工作效率也跟著提升,」詹詔欽說。

詹詔欽認為,台灣的高科技製造業有兩個特色:全球佈局、變化快速,為了提升產品品質與客戶滿意度,快速滿足客戶需求與解決產品問題,跨國溝通的效率成為決定競爭力的關鍵,與其堅持採用傳統 Mail、網路電話等溝通模式,不如積極擁抱一個安全、開放且直覺操作的企業協作平台,才能解決跨國溝通對效率的高要求與高挑戰。