因為之前我寫過「Funliday台灣開發出國自助旅行行程規劃App全球離線自由行」、「9款安排自助旅行App推薦比較表：從行程規劃到景點導覽比較」這些文章，所以有讀者朋友寫信來問我：
「想請問Esor，我和朋友正在計畫出國自助旅行，我們平常都會用你常常推薦的Trello，本來想說Trello可以協同合作一起規劃，但又覺得你推薦的行程規劃專用App很好用，我們適合用Trello來規劃旅行行程嗎？」
當然適合，沒有最好的工具，只有適合不同的人的不同工具，所以用專門的行程規劃App來計畫旅行很好，直接使用Trello來規劃旅行也絕對做得到，甚至我自己都不使用這些工具，而是單純使用「Evernote來規劃自助旅行」，沒有哪個比較好，都很好，只要選一個你最順手的。
而使用Trello來規劃旅行有兩大好處：第一，Trello作為專案管理工具，本身就「非常適合排程」，而旅行正是需要排程！第二，Trello有非常順暢的「協同合作功能」，可以讓旅伴更容易跟你一起規劃或共享行程。
那麼，「假如我要使用Trello來規劃自助旅行」，我會怎麼規劃呢？
這一篇文章就從這樣的設想出發，提供一個我的使用技巧示範，看看能否激發出大家更有創意的Trello應用。
如果你想參考更多Trello應用可能性，還可以參考我在電腦玩物上寫過的系列文章：
- Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧
- 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本
- Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務
- Trello 卡片自訂欄位密技！最想要的強大 Trello 客製化範例教學
第一步：更換背景圖，建立旅行必備列表
我會根據每一次自助旅行計畫，建立不同的「看板」，例如有興趣的朋友可以打開參考我示範的「電腦玩物京都自助旅行看板」。
這個「京都自助旅行Trello看板」，將會用來管理旅行前的計畫、旅途中的行程、旅遊後的整理。
一開始我會建立下面四種類型的「列表」：
- 任務：這個列表專門用來管理行前必須完成的任務，例如買機票、整理行李。
- 資料：這個列表用來收集旅途中會用到的參考資料，例如交通資料、個人護照文件資料。
- 行程：根據旅行天數，每一天建立當日行程列表，這樣就可以在列表中排列行程。
- 記帳：把旅途前後的花費項目紀錄到這個列表中。
要注意的是，Trello的最佳用法就是讓卡片是「流動的」，例如一開始買機票是放在任務列表，但是買完機票後，這張卡片就可以移動到資料列表，而等到準備開始行程時，機票卡片又可以移動到前往機場那一天的行程列表。
然後我會利用「幫Trello看板背景替換有感桌布，免費！為工作流程帶來禪意」功能，幫這個旅行計畫看板換一個符合旅途目的的背景圖，這樣規劃旅行更有感覺。
第二步：處理旅行前待辦任務的列表
第一個列表：「旅行待辦任務清單」，是旅行出發前最重要的列表，我們可以把所有「需要處理、尚未完成」的旅途任務，用卡片的方式一一放入這個列表中，例如行李整理清單、預定計程車任務、買機票任務、訂旅館任務、訂餐廳任務等等。
而任務完成後，我會把完成的任務移出第一個列表，放入第二個列表：「旅行重要資料」中，因為這時候他們變成重要的參考資料了，例如訂好旅館後的旅館資料。
利用基本的卡片功能，就可以在Trello中管理好幾乎所有的行前任務，例如任務是整理行李清單，那麼就可以利用「待辦清單」的功能，把要準備的東西一一列上去，並一邊整理一邊勾選完成。
如果你用得更熟練，還可以參考這篇文章：「用Trello安排任務者的福音：讓卡片待辦清單直接顯示在看板上」，讓待辦清單直接列在看板的卡片上。
如果這個行前任務要在什麼時間之前辦好，那就利用「到期日」功能，幫這個卡片加上時間提醒，完成後可以「勾選完成」，這樣我們就更清楚每一個行前任務有沒有準時辦好。
你可以延伸參考關於時間提醒的這篇應用教學：「很紓壓的更新！Trello過期卡片可勾選完成，不再顯示逼人紅色」。
第三步：收集旅行所需資料的列表
旅行的規劃，除了有待辦任務外，也會有大量的資料需要收集整理，例如想去吃的餐廳、想去玩的景點、怎麼搭交通，還有各種旅行中會用到的手續資料文件。這些都可以用一個「旅行資料」的列表來收集起來。
我的作法是，先把旅途中會用到的資料，統一先收集到第二個列表：「旅行資料欄」。然後在規劃行程時，再把這些資料拖曳移動到後面「那一天的行程的列表」。
例如我先收集一家餐廳的資料卡片，後來決定這家餐廳第二天要去吃，就拖曳移動到第二天的行程，這樣就很清楚明確。
而且在收集旅途資料時，可以善用Trello的一些便捷收集功能，例如要收集郵件裡的旅館、機票相關資料，可以利用Trello的匯入郵件功能，操作教學請參考：讓雜亂郵件重新根據進度排序的Trello整理魔法。
如果要收集部落格上看到的交通、餐廳、景點文章，就利用 Trello 的網頁擷取收集資料，操作教學請參考：如何將網頁資料快速剪貼到Trello？收集專案資料技巧。
這樣一來，很快的就能在Trello看板的列表中，收集很多旅途需要的資料。
如果有些資料是實體的，或是原本在電腦中的，例如旅途上會用到的個人護照照片等，Trello卡片也可以直接從電腦上傳檔案。
可以在旅途資料收集列表中，新增每一個團員的個人卡片，在個人卡片中註記這些團員的個人資料、護照照片，以防旅途中會用得到。
同樣的，這些資料卡片不是一直放在資料列表中不動。
例如我收集了一張餐廳卡片，然後決定要訂位，我就可以把這張餐廳卡片移動到「任務列表」，等到訂位完成，確認旅行中哪一天要去吃，就把餐廳卡片移動到後面的行程列表。
第四步：排出每一天行程的列表
處理完行前任務、收集好行前資料，接著就開始安排旅行行程了。
我會建立像下圖這樣，根據旅行第一天、第二天分類的列表，然後利用卡片規劃出行程順序，如果要調整順序時，也只要移動卡片順序即可。
而前面完成的或收集到的買機票、訂旅館、餐廳景點的卡片，就會在這個行程規劃階段，慢慢一個一個移動到某一天的行程列表中。
你可以對照本文開頭圖片，與下面這張圖片的改變。
在規劃行程時，可以利用卡片建立：
- 旅館卡：有旅館地圖與資料
- 交通卡：可插入交通地圖圖片
- 景點卡：有地址與重點簡介
- 餐廳卡：有地址與必備餐點照片
- 行程時間卡：註明時間安排
基本上一定可以在Trello上安排出很詳細的旅行行程。
而如果到達某個景點、餐廳時有特殊任務，例如要在這個地方進行「採購」，那同樣可以在這個景點卡內，用「待辦清單」的方法排出購物項目，到時候旅行時也能一一確認是否都購買到。
第五步：紀錄消費開支的列表
最後，也可以再利用一個Trello列表進行旅途消費紀錄。
如果是我，我會每一天一張記帳卡片來紀錄。
打開這一天的記帳卡片後，同樣的用「待辦清單」的方式，把一筆一筆的消費紀錄在卡片內即可。
第六步：利用標籤註明行程重點
透過上述方法，基本上已經完成行前規劃、行程計畫、旅途整理的需求。
而如果想要加一點小技巧，我會利用Trello的標籤功能，特別標明「最想去的地點」和「最重要的資料」，這樣旅行安排時就不會漏失這兩種重要資訊。
第七步：多人協同合作與討論旅遊行程
而利用Trello最大的優點，就是可以把旅伴邀請到同一個Trello看板中，讓他也一起新增旅途資料、一起安排行程順序，然後大家又都能在自己的Trello中瀏覽旅行計畫。
所以，看起來Trello也可以規劃出不錯的自助旅行！不知道有實際用過的朋友們，有沒有什麼心得與特殊技巧想要補充的呢？
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本文授權轉載自：電腦玩物
