Microsoft Teams Platform 化身一站式平台 為企業量身打造最佳工作流程

2019.12.13
Microsoft Teams Platform 化身一站式平台  為企業量身打造最佳工作流程
數位時代
台灣微軟於日前舉辦Microsoft Teams Platform一日創新實作營,由微軟顧問團隊傳授如何用Teams打造一站式工作平台,解決工作難題。

對零售業者而言,管理上最大的難題來自於,通路據點分散、員工人數多且流動性高、及高度仰賴紙本作業,這三大挑戰導致內部工作流程冗長,相關人員經常需要透過電話或Email往返確認。為了協助零售業簡化流程、提高工作效率,台灣微軟特別舉辦Microsoft Teams Platform一日創新實作營,由微軟技術顧問團隊擔任講師,親自教導使用者如何用Teams打造一站式工作平台及各項使用訣竅,再透過實作練習,讓參加企業能夠實際應用所學到的技巧解決日常工作難題。

專家分享+實作應用 完全掌握Teams優化工作流程的訣竅

數位時代

Microsoft Teams Platform一日創新實作營,共吸引20組企業客戶組隊參加,除了零售業以外,還有電信業、高科技製造業、汽車業及資訊服務業,顯見台灣企業對優化工作流程有著高度需求,希望應用Teams實踐這個目標。另外值得一提的是,參加成員不只MIS,還有人資、行政等非IT部門的成員,這也意味著企業在改善工作流程時,除了從IT管理面評估最適合的工具平台外,更應該從使用者角度出發,讓流程設計更符合實際需求,透過IT與使用者的共同參與,才能在管理及使用間找到最佳平衡點。

活動一開始,微軟講師先簡單介紹Microsoft Teams平台,緊接著帶領學員實際操作以下兩大應用模式,第一是運用Forms、Power Automate及Teams,將門市修繕申請以及客戶滿意度管理工作流程自動化,第二則是應用Power Automate、Power Apps及Teams,,運用Power Apps作為貨架掃描,解決目前仍透過紙本或者私人通訊平台傳送照片,季節性貨架展示管理無效率的問題,加速門市以及總公司溝通管理。透過講師分享來激發學員思考,如何透過Teams打造客製化應用情境。

接著則進入實作時間,學員們彼此相互討論日常工作中有哪些痛點,可以應用講師所分享的內容來解決。同時微軟也邀請專家點評團來到現場,並開放全體參與者線上投票,選出人氣最高的前3名團隊,每名成員皆可獲得一個Jabra商務耳機。

Teams跨越溝通平台角色 化身零售業維繫品牌價值的關鍵

其實,微軟在2017年推出Microsoft Teams時,原先定位在企業溝通協作平台,一個可以將交談、視訊會議、共用文件、往來對話整合在一起的平台,之後微軟持續整合第三方App、擴充新功能,並開放讓企業可以針對自家工作流程進行客製化設計,或是串接既有平台,使得Teams應用變得越來越多元化,例如:客戶滿意度調查、門市設備修繕審核申請、員工打卡簽到/排班/請假、活動提醒等,不只能確保訊息溝通無落差,更能有效提高工作效率。

以本次創新實作營人氣最高的三個團隊為例,其發想出的應用模式分別是:提高客戶滿意度調查、員工預約報名活動、及商品品質稽核作業,雖然應用不同,但都是朝著工作流程自動化的角度出發,希望透過Teams改善既有作業模式的效率與便利性。

數位時代
數位時代
數位時代

其中的商品品質稽核作業,是由某零售通路客戶發想出來的應用。該零售業者因應ISO 22000食品安全衛生管理系統認證的要求,設有層層稽核管控機制,確保各門店的鮮食商品品質。

過往,這些商品點檢作業都是使用紙本表單,再將表單掃描成電子檔Email給總部,倘若遇到商品有問題時,還要拍照紀錄,連同表單一併傳送,繁瑣的作業程序,不只增加門市人員工作量,還有紙本表單不易匯整、電子檔容易遺失而且有傳遞時間差、紙本與影像資料很難結合等問題。

因此,該零售業者希望應用Forms製作電子表單,結合Teams中拍照、二維條碼掃描等附加功能,進而串接內部履歷系統,再透過Power Automate設計簽核流程,當表單經過地區辦公室確認後,就會自動上傳至總部,最後結合Power Apps讓門店人員及辦公室管理者在手機上就能完成作業。如此一來,不僅可以提高工作效率,也較容易匯整與分類表單,未來若有食安疑慮,才能快速找到問題根源。

對該零售業者而言,Teams已不只是溝通協作平台,更是維繫品牌價值的武器,透過Teams管控商品鮮度,才能為消費者提供最好的服務。

用Teams快速串接各個系統 助力企業改善內部工作流程

綜觀本次參與的企業團隊,大多也都如同該零售業者一樣,運用Forms、Power Automate及Teams,讓紙本表單電子化,讓既有簽核流程自動化且可以追蹤進度,有些團隊會再應用Power Apps,讓使用者可以在手機上簽核或處理相關作業,有些則導入Power BI應用,產出工作所需績效報表,有些則結合智慧客服機器人,站在第一線過濾員工問題。

正如同本屆創新實作營某位參加學員所說,微軟Teams平台的價值在於,讓IT人員能夠快速串接各個系統,去改善內部工作流程。透過App與各種小工具的應用,讓Microsoft Teams能夠跨越溝通協作平台角色,成為一個Operating Platform,幫助企業深度整合既有工作流程,打造客製化應用,進而為企業創造更大的價值。

提升企業協作效率,了解更多

每日精選科技圈重要消息