業務管理必收!怎麼透過ChatGPT分析商機、摘要,自動化安排客戶需求?
業務管理必收!怎麼透過ChatGPT分析商機、摘要,自動化安排客戶需求?

以前處理大量潛在客戶的表單聯繫,總是不得不花費大量時間逐筆閱讀、評估機會,然後手動摘要重點、整理、跟同事溝通 ...

身為業務的你應該經常思考,如何在有限時間創造最大價值?也或許遇過以下情境:

1.拜訪客戶已塞滿工作時間,面對大量客戶表單聯繫,只能從第一筆開始逐筆閱讀評估機會、安排聯繫,能不能快速找到最有機會成交、規模又大的客戶?

2.收到文情並茂的長篇需求描述,總要花大量時間閱讀理解再手動摘要重點,再整理、brief 客戶需求給同事⋯

那你一定要看一下本週的工作術!這次跟大家分享如何透過 Zapier 自動化整合工具,把上面所分享的情境串起來並實現工作流程的自動化!

而這個自動化應用到底有什麼好處呢?

1.自動化梳理大量客戶商機 / 聯繫: 不用花大量時間逐一閱讀、分類、整理商機內容!
2.依指令 AI 自動評分商機、摘要客戶需求: 建立專屬商機辨識規則,AI 也能做出正確判斷!
3.輕鬆又快速分派、優先排序商機: 依 AI 分析結果分派、排序,大幅減少人工判斷時間!

未來只要客戶聯繫表單收到一則新回覆,ChatGPT AI 將自動依指令規則分析、評分、摘要表單需求內容,並將分析結果整理歸納至 Google Sheets!有效提升商機管理效率、再多客戶進線也能輕鬆搞定!

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圖/ NoTime NoCode

實作步驟簡介一次看

要建立一個運用 AI 幫你自動過濾商機、摘要並優先排序客戶需求的流程,主要可分為三個主要的工具設定就可以完成囉!

Step 1. 建立客戶聯繫表單

為了可以讓潛在客戶留下需求資訊並聯繫我們,可以事先透過 Google Form 建立聯繫表單,並包含希望潛在客戶提供的相關資訊 (e.g. 企業名稱、人數規模、需求類型、需求簡述 … 等)

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圖/ NoTime NoCode

Step 2. 設計與測試 AI prompt 指令

為了讓 AI (ChatGPT) 可以依據潛在客戶所填答的聯繫表單內容,進行商機類型分析和重要性的優先排序,建議可以先在 ChatGPT 中進行 Prompt 分析指令測試,將表單填答內容帶入 AI 指令中,模擬後續自動化流程的實際狀況,最後將較滿意的測試指令儲存下來,以利後面步驟使用

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圖/ NoTime NoCode

Step 3. 透過 Zapier 串接數位工具

最重要的一個步驟,我們會透過 Zapier 這個自動化工具 (可被稱為數位工具界的膠水),在完全不需要寫任何程式的情況下,將不同的數位軟體 (e.g. Google 表單、Google Sheets、ChatGPT) 串接整合在一起!

以這次的情境為例,我們只需要在 Zapier 中設定 3 個 Zap 模組,分別是:

1.判斷 Google 表單是否有收到新填答回覆 (New Form Response in Google Forms):
•此 步驟會自動判斷,當 Google 表單有收到新回覆時,就會觸發下一步流程

2.請 ChatGPT 依指令規則,針對表單回覆生成 AI 分析結果 (Send Prompt in OpenAI):
• 此步驟會請 ChatGPT 依前一步驟表單收到的填答內容,自動產出 AI 分析結果
• 而 ChatGPT 所使用的指令 (Prompt) 就是前面「Step 2. 設計與測試 AI prompt 指令」所設計/測試的指令哦
• 你也可以將表單的其他參數 (e.g. 企業名稱、人數規模、需求類型、需求簡述 … 等) 帶入 ChatGPT 指令中,方便 AI 提供更適合的分析

3.將表單回覆及 AI 分析結果更新回 Google Sheets 中
• 最後一步驟,則是要將 AI 分析的結果再寫回 Google Sheets 中,方便後續進行業務商機的優先排序、聯繫使用

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圖/ NoTime NoCode

上述步驟都設定好後,就成功為自己建立一個能自動化 AI 分析業務商機的流程囉~

交給 AI 幫你實現自動評分商機、摘要客戶需求,省下人力規整梳理的作業時間!專業的你就專心銷售吧!

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圖/ NoTime NoCode

延伸應用分享

透過 NoCode 自動化工具 Zapier,在不需要寫程式的情況下,就可以建立一個自動分析業務商機的小工具!

除此之外,還有其他可以延伸的應用方式可以套用:

1.自動寄發 Slack 通知 AI 商機分析: 串接 Slack 自動訊息將 AI 商機分析結果通知團隊群組,重要客戶不漏接,即時掌握商機動態!
• 第一時間掌握潛在客戶需求,並提供對應的聯繫,對業務來說非常重要。透過這個延伸應用,你與團隊在工作中所使用的通訊軟體,收到的不再只是單純表單的回覆內容,還可以同時看到 AI 協助優先排序的分析結果,幫助你們以最快速度判斷商機,完成下一步業務決策

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圖/ NoTime NoCode

2.自動生成客戶聯繫信件草稿: AI 評分商機後,自動建立已預帶客戶資料的信件範本草稿至指定業務人員信箱,加速業務接洽流程!

• 這個延伸應用更是幫助業務省下大量草擬聯繫信件的時間!收到潛在客戶的聯繫表單回覆後,只需要到信箱草稿區,馬上就可以看到一封封由 AI 幫你草擬好的信件內容,稍加調整後即可寄出聯繫,方便又快速!

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圖/ NoTime NoCode

本文授權轉載自:NoTime NoCode

責任編輯:蘇祐萱

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門市越展越多,如何降低管理與維運負擔?不用全面汰換設備,也能逐步升級智慧化多據點管理
門市越展越多,如何降低管理與維運負擔?不用全面汰換設備,也能逐步升級智慧化多據點管理

快速展店背後的挑戰 如何降低跨據點管理與維運負擔

對連鎖零售企業而言,展店代表商機與成長,但當門市數量快速增加,營運與管理的複雜度也隨之提升。尤其對便利商店(C-store)、餐飲連鎖與其他高密度展店型態的企業而言,總部需要面對的不只是據點數量增加,更包括不同門市的設備管理、系統維護、日常維運與人力配置等多方面挑戰。

過去多據點門市的設備與資訊管理,往往以單一門市為單位,各據點可能擁有不同的攝影機、錄影設備配置與管理模式。當總部需要掌握事件狀況、確認門市營運情形,或進行跨區域管理時,往往需要投入大量人力逐一確認資訊,不僅增加管理負擔,也提高維運成本。

此外,零售產業本身具有高度變動性。門市可能因應市場策略進行展店、搬遷、改裝,甚至調整營運規模。傳統一次性設備投資模式,容易讓企業在面對據點變化時缺乏彈性,也增加設備重新配置與後續維護的負擔。

因此,現代零售企業所需要的不只是單純記錄事件的設備,而是一套能隨企業成長彈性調整、協助總部有效掌握多據點安全資訊,並支援未來智慧應用發展的智慧化管理架構。

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圖/ 晶睿通訊

從既有設備開始升級 降低全面汰換設備的轉型負擔

面對智慧化轉型需求,許多企業最大的挑戰並非是否需要升級,而是如何在不中斷現有營運的情況下完成轉型。

對已經投入大量資源建置安全系統的零售企業而言,全面汰換既有架構不僅成本高,也可能影響門市日常運作。因此,能夠兼容既有設備並逐步升級的彈性架構,成為企業導入智慧安全管理的重要關鍵。

透過混合雲架構,企業可以從既有設備開始,逐步整合不同據點的安全資訊與管理需求,同時導入雲端管理能力。相較於一次性重新建置,新一代平台架構能協助企業延續既有投資價值,並依照實際需求逐步導入更集中化、智慧化的管理能力。

此外,訂閱式雲端服務模式和混合雲安防架構,也為零售企業帶來更靈活的資產管理方式。相較於頻繁的硬體汰換、傳統一次性採購或繁瑣的跨品牌安防系統的管理,企業更有彈性的因應門市拓展、搬遷、調整或營運規模調整,精準配置資源,降低一次性投入壓力,也減少因據點變動造成設備閒置的情況。

對快速成長的連鎖零售企業而言,安全管理不再是一套固定且難以調整的架構,而是一個能隨企業規模與需求持續演進的平台。無論是新增門市、跨區域管理,或因應營運策略調整,都能以更彈性的方式完成管理升級。

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圖/ 晶睿通訊

AI 不只是安防工具 更開始協助零售提升營運效率

隨著 AI 技術快速發展,安全管理的角色也正在改變。過去企業導入影像系統主要用於事件記錄、事後查看與追蹤;如今,智慧雲端安防平台則能進一步從大量影像資訊中辨識人、車與行為,協助企業從「看見發生什麼」進一步「理解正在發生什麼」,甚至主動協助管理者發現與處理事件。對門市數量眾多、人力有限的連鎖零售業者而言,AI 正逐步成為降低管理負擔、提升營運效率的重要工具。

從基本事件偵測到自然語言規則 讓 AI 主動理解更多異常情境。 AI 智慧辨識已能針對跌倒、奔跑、徘徊、跨線等常見事件進行自動偵測,協助門市減少人工查看影像的需求。而進一步透過 Think Alert,管理者更可以直接以自然語言設定客製化的偵測條件,將 AI 應用延伸至傳統事件規則以外。以門市尖峰時段為例,店員往往需要同時處理結帳、補貨與顧客服務,總部也難以持續掌握每個據點的即時狀況。透過 Think Alert,管理者可以直接以自然語言設定「在門店入口抽菸的人」等情境;當符合設定條件的畫面出現時,系統即可主動發出警報,協助管理者即時掌握異常狀況。對於門市數量龐大的企業而言,這代表 AI 不只是協助辨識既定事件,更能依據不同營運需求,讓管理者以更直覺的方式設定希望 AI 主動關注的情境。

從大海撈針到快速完成調查 Think Search 搭配 Case Vault(案例庫) 掌握完整事件脈絡。 當事件發生後,如何從大量、多據點的影像中找到關鍵人物與事件脈絡,往往是最耗費人力的環節。透過 Think Search,管理者可以直接用自然語言描述想尋找的對象與情境,例如,當家長反映孩童可能在門市附近走失時,店員或總部人員不需要逐一查看不同攝影機的錄影畫面,只要在 Think Search 輸入「昨日上午,牽著小女孩的男性」等自然語言描述,系統即可協助從大量影像中篩選相關畫面,快速找到相關人物可能出現的時間與位置。若需要進一步追蹤,還能將不同搜尋階段找到的重要畫面與資訊整理至 Case Vault,建立事件時間線與人物移動路徑,協助管理者更完整掌握事件脈絡。

從安全管理延伸至顧客服務與門市營運 讓既有影像創造更多價值。 AI 的應用也不只限於安全事件。例如在咖啡店、餐飲等場景,若顧客將手機、包包等物品遺留在座位或櫃台附近,遺留物與遺失物偵測可以協助門市人員更快發現異常,主動確認並協助顧客處理失物問題;人流分析則能協助企業掌握不同時段的門市活動趨勢,作為空間配置與人力安排的參考;車牌辨識可應用於停車區域或門市周邊管理,而工安防護裝備辨識則能協助後場、倉儲等區域進行安全規範管理。透過這些應用,企業能在既有設備基礎上,進一步將影像資料延伸至安全、服務與營運等不同場景。

對連鎖零售業而言,AI 的價值已不只是「看得更清楚」,而是讓企業更快發現問題、更快找到資訊,並進一步理解事件脈絡與營運狀況。從基本事件偵測、自然語言設定規則,到 AI 搜尋與事件調查,再延伸至顧客服務與營運分析,雲端安防平台正讓影像從被動的紀錄工具,逐步成為支援多據點安全管理與營運決策的重要資訊來源。

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圖/ 晶睿通訊

85°C 北美導入 VIVOTEK AI 雲端安防平台 加速 80+ 門市智慧營運升級

隨著零售產業持續朝向多據點與數位化營運發展,如何在快速展店的同時兼顧營運效率、安全管理與服務品質,已成為企業的重要課題。

為支援持續拓展的營運需求,85°C Bakery Cafe 北美導入 VIVOTEK VORTEX AI 雲端安防平台,透過雲地整合架構與 AI 智慧應用,將原本分散的監控系統整合至單一平台,全面提升多據點管理效率、事件處理速度與日常營運效能。

此案例呈現零售企業如何從既有設備與架構出發,分階段導入雲端安防平台,並為未來智慧化管理與 AI 應用建立基礎。

閱讀完整案例

85°C Bakery Cafe North America 如何透過 VIVOTEK 雲端安防平台打造更智慧的門市管理模式

觀看案例影片

了解 85°C Bakery Cafe North America 如何應用 VIVOTEK VORTEX AI 雲端安防平台

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