業務管理必收!怎麼透過ChatGPT分析商機、摘要,自動化安排客戶需求?
業務管理必收!怎麼透過ChatGPT分析商機、摘要,自動化安排客戶需求?

以前處理大量潛在客戶的表單聯繫,總是不得不花費大量時間逐筆閱讀、評估機會,然後手動摘要重點、整理、跟同事溝通 ...

身為業務的你應該經常思考,如何在有限時間創造最大價值?也或許遇過以下情境:

1.拜訪客戶已塞滿工作時間,面對大量客戶表單聯繫,只能從第一筆開始逐筆閱讀評估機會、安排聯繫,能不能快速找到最有機會成交、規模又大的客戶?

2.收到文情並茂的長篇需求描述,總要花大量時間閱讀理解再手動摘要重點,再整理、brief 客戶需求給同事⋯

那你一定要看一下本週的工作術!這次跟大家分享如何透過 Zapier 自動化整合工具,把上面所分享的情境串起來並實現工作流程的自動化!

而這個自動化應用到底有什麼好處呢?

1.自動化梳理大量客戶商機 / 聯繫: 不用花大量時間逐一閱讀、分類、整理商機內容!
2.依指令 AI 自動評分商機、摘要客戶需求: 建立專屬商機辨識規則,AI 也能做出正確判斷!
3.輕鬆又快速分派、優先排序商機: 依 AI 分析結果分派、排序,大幅減少人工判斷時間!

未來只要客戶聯繫表單收到一則新回覆,ChatGPT AI 將自動依指令規則分析、評分、摘要表單需求內容,並將分析結果整理歸納至 Google Sheets!有效提升商機管理效率、再多客戶進線也能輕鬆搞定!

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圖/ NoTime NoCode

實作步驟簡介一次看

要建立一個運用 AI 幫你自動過濾商機、摘要並優先排序客戶需求的流程,主要可分為三個主要的工具設定就可以完成囉!

Step 1. 建立客戶聯繫表單

為了可以讓潛在客戶留下需求資訊並聯繫我們,可以事先透過 Google Form 建立聯繫表單,並包含希望潛在客戶提供的相關資訊 (e.g. 企業名稱、人數規模、需求類型、需求簡述 … 等)

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圖/ NoTime NoCode

Step 2. 設計與測試 AI prompt 指令

為了讓 AI (ChatGPT) 可以依據潛在客戶所填答的聯繫表單內容,進行商機類型分析和重要性的優先排序,建議可以先在 ChatGPT 中進行 Prompt 分析指令測試,將表單填答內容帶入 AI 指令中,模擬後續自動化流程的實際狀況,最後將較滿意的測試指令儲存下來,以利後面步驟使用

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圖/ NoTime NoCode

Step 3. 透過 Zapier 串接數位工具

最重要的一個步驟,我們會透過 Zapier 這個自動化工具 (可被稱為數位工具界的膠水),在完全不需要寫任何程式的情況下,將不同的數位軟體 (e.g. Google 表單、Google Sheets、ChatGPT) 串接整合在一起!

以這次的情境為例,我們只需要在 Zapier 中設定 3 個 Zap 模組,分別是:

1.判斷 Google 表單是否有收到新填答回覆 (New Form Response in Google Forms):
•此 步驟會自動判斷,當 Google 表單有收到新回覆時,就會觸發下一步流程

2.請 ChatGPT 依指令規則,針對表單回覆生成 AI 分析結果 (Send Prompt in OpenAI):
• 此步驟會請 ChatGPT 依前一步驟表單收到的填答內容,自動產出 AI 分析結果
• 而 ChatGPT 所使用的指令 (Prompt) 就是前面「Step 2. 設計與測試 AI prompt 指令」所設計/測試的指令哦
• 你也可以將表單的其他參數 (e.g. 企業名稱、人數規模、需求類型、需求簡述 … 等) 帶入 ChatGPT 指令中,方便 AI 提供更適合的分析

3.將表單回覆及 AI 分析結果更新回 Google Sheets 中
• 最後一步驟,則是要將 AI 分析的結果再寫回 Google Sheets 中,方便後續進行業務商機的優先排序、聯繫使用

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圖/ NoTime NoCode

上述步驟都設定好後,就成功為自己建立一個能自動化 AI 分析業務商機的流程囉~

交給 AI 幫你實現自動評分商機、摘要客戶需求,省下人力規整梳理的作業時間!專業的你就專心銷售吧!

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圖/ NoTime NoCode

延伸應用分享

透過 NoCode 自動化工具 Zapier,在不需要寫程式的情況下,就可以建立一個自動分析業務商機的小工具!

除此之外,還有其他可以延伸的應用方式可以套用:

1.自動寄發 Slack 通知 AI 商機分析: 串接 Slack 自動訊息將 AI 商機分析結果通知團隊群組,重要客戶不漏接,即時掌握商機動態!
• 第一時間掌握潛在客戶需求,並提供對應的聯繫,對業務來說非常重要。透過這個延伸應用,你與團隊在工作中所使用的通訊軟體,收到的不再只是單純表單的回覆內容,還可以同時看到 AI 協助優先排序的分析結果,幫助你們以最快速度判斷商機,完成下一步業務決策

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圖/ NoTime NoCode

2.自動生成客戶聯繫信件草稿: AI 評分商機後,自動建立已預帶客戶資料的信件範本草稿至指定業務人員信箱,加速業務接洽流程!

• 這個延伸應用更是幫助業務省下大量草擬聯繫信件的時間!收到潛在客戶的聯繫表單回覆後,只需要到信箱草稿區,馬上就可以看到一封封由 AI 幫你草擬好的信件內容,稍加調整後即可寄出聯繫,方便又快速!

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圖/ NoTime NoCode

本文授權轉載自:NoTime NoCode

責任編輯:蘇祐萱

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