用高遠的眼光與格局,選擇對組織重要的事

2012.10.12 by
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張明輝 經歷:現任資誠聯合會計師事務所執行長、 全國會計師公會理事、台灣省會計師工會理事、台北市會計師工會監事 學歷:美國德州大學奧斯...

張明輝
經歷:現任資誠聯合會計師事務所執行長、
全國會計師公會理事、台灣省會計師工會理事、台北市會計師工會監事
學歷:美國德州大學奧斯汀分校會計碩士,
台灣大學EMBA,台灣大學商學系會計組

過去十年來,在每天下班回家約30分鐘的路程上,資誠聯合會計師事務所執行長張明輝都是利用這段時間,來思考與決定明天最重要的事。

會計師事務所的工作可以說是無數個截止日期的加總,隨時面對客戶的要求和主管機關的公文。張明輝說,他最高紀錄曾經有過一天開10場會,如果一場會議延遲,後面所有事情都會受到影響。

因為有過太多慘痛的經驗,所以張明輝很早就體認到,工作必須排除干擾,集中火力在最重要的事。

5年後的人事布局,比眼前300萬的標案重要

為了不讓自己的時間被急件搶走,張明輝大抵是以「緊急性」和「重要性」衡量工作的輕重,而與組織相關的策略決策,其重要性遠大於事務性決策,應優先處理。

舉例來說,下午就要截止的300萬投標案,雖然很急迫,但是相對於組織管理來說,重要性高下立判。因此,張明輝絕對不會因為投標公文還沒寫好而焦急,「不重要,不代表不處理,只是不會因為緊急,就馬上處理。」

又好比說,事務所5年後的人事布局,此刻在張明輝心中,就是歸類為非常重要的事,因而已經花了兩周的時間密集討論人選。5年急迫性看似不高,但他解釋,不同地域的會計師專業不同,「現在不決定,之後就會出現接班人斷層。」換句話說,如果不預先解決接班策略,這件重要的事就會變得急迫、甚至是「沒有救的問題」。

成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen R. Covey)在《與時間有約》中也指出,很多重要的事,都是因為一再拖延,而變成迫在眉睫。因此,多投注時間在重要、但不急迫的事情,有助於縮小重要又急迫的事情的範圍。

經理人的首要之務就是『做判斷』,亦即以自己的角色來研判什麼是最重要的事。」張明輝觀察,許多人剛開始工作時,常常只能看到事務性工作的截止日期;然而,隨著職務晉升,就要轉而用更高的眼光,從組織的目的和方向去思考決策。再拿投標案來說,對準備投標的同仁而言很重要、也很緊急,但是對執行長而言,那不會比5年後的人事布局更重要。

尊重與授權,讓部屬專心工作
為了讓同仁們能夠專心投入工作,張明輝在管理風格上也做了相應的調整。首先,他尊重同仁的想法,並且依據專長指派工作,因為做擅長的工作,比較容易凝聚專注力。其次,和同仁溝通約定好工作的完成時間後,他會盡量不去干擾部屬的工作邏輯,讓公司同仁在合理的範圍內,安排自己的工作順序,給部屬一次做一件事的時間和空間。最重要的一點是,張明輝強調,「主管自己一定要有專注力,因為部屬都在等你告訴他們要做什麼。如果主管無法確認優先輕重,部屬也會感到混淆。」

針對管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)口中,「浪費經理人時間的最普遍原因─開會」,張明輝也有一套管理方式。他將會議分成「發布決策型」和「凝聚共識型」兩種:
周間的白天適合「發布決策型」會議,只求簡短明快,部屬只需了解決策的內容、執行命令,不必浪費時間討論。會議中,張明輝不帶手機,他認為在會議中接手機不僅不禮貌,就算只是震動,也會讓與會者分心。他甚至認為,手機來就接的人,會給人「有機可乘」的感覺,表示你隨時待命、隨時都可以打斷你。

至於「凝聚共識型」的會議,則需要安排一段排除干擾的時間,比如和合夥人討論接班人的會議。張明輝最喜歡將這類會議排在不用工作的星期六早上,聽起來或許不可思議,但確實是高階主管最能避開電話和e-mail的干擾、最能靜下心,專注力也相對最高的時段。

喜歡自己的工作,是專注的關鍵
「要維持專注力的關鍵,就是喜歡你的工作,哪怕是用『訓練』的也好。如果你不喜歡你的工作,那我勸你現在就離職。」身處在高壓的行業,張明輝認為,很多人之所以無法專心在工作上,是因為對工作失去興趣,所以缺乏動力。

以台灣的工作環境,如果想要追求「工作與生活平衡」(work-life balance),把工作跟生活切分開來,失望的機率就很高。所以,張明輝奉行的是「工作和生活融為一體」的價值觀。就算是周末必須跟客戶吃飯,他也不會當成是在應酬,而是請客戶全家人到家裡用餐,讓自己的家庭融入工作。

「在工作中學會生活,壓力就變輕了,你才會喜歡工作,」張明輝說。

資料來源《經理人月刊No.92》

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