華騰用Office 365為員工賦能 4個月內大幅提高溝通效率

2019.01.04
數位時代
效率,是企業在溝通與協作時最重視的要素,往往會直接影響員工生產力與企業競爭力。但隨著企業規模持續成長,跨部門、跨區域、跨組織溝通的頻率越來越高,要維持溝通的效率也成為一大挑戰,專注在DRAM與快閃記憶體儲存產品的華騰國際科技,便對此有相當深刻的感受。

華騰國際科技副總經理Marco Mezger表示,華騰總部設在台灣,另外在美國、歐洲、上海、日本等地都設有分支據點,原先在不同據點的員工為了協同工作,經常透過Email溝通,但Email只能單向傳遞資訊,無法即時互動,導致一件事情常要往返多次才能確認,大大影響組織效率。

為了提高生產力,華騰在多方評估後,決定導入微軟Office 365解決方案,從開始到上線只花4個月,就順利在全球據點完成無痛導入,並解決過去20年來在溝通效率上的問題,對此,Marco也表示相當驚艷。

華騰國際科技資訊處資深協理簡惠寶指出,針對解決方案中的「團隊協作平台」,一開始也曾在Microsoft Teams與Slack間抉擇,但相較Slack,Microsoft Teams與Office等工具擁有更佳的相容性,再考量到整體Office 365解決方案在安全性、可用性、整合性、及投資報酬率等面向的優勢,最後決定導入Office 365。以整合性為例,華騰員工日常工作的重心為電子郵件,Office 365不只能和既有電子郵件伺服器Exchange無縫整合,降低IT人員導入新系統的工作負擔,再加上Excel、Word等原先就是多數員工最熟悉的生產力工具,也能縮短對雲端協作平台的適應期,因而成為華騰的最終選擇。

目前華騰導入的Office 365解決方案著重在五大服務,分別是:雲端儲存空間OneDrive for Business、企業通訊軟體Skype for Business、協作平台SharePoint、團隊協作與溝通平台Microsoft Teams、雲端郵件Exchange Online;在資安層面,則透過EMS企業行動化管理方案與Azure資訊保護(Azure Information Protection,AIP)、進階威脅防護(Advanced Threat Protection,ATP)兩大資安機制,打造安全高效的雲端環境,讓員工全力衝刺核心業務,無後顧之憂。

透過Teams全面提升組織內外溝通效率

在目前導入的Office 365服務中,帶領行銷團隊的Marco特別強調Microsoft Teams應用在密集溝通情境中帶來的幫助。目前在華騰內部包括專案管理、文件共編、進度追蹤及內部溝通,幾乎都在Microsoft Teams進行。「Office 365為企業協作提供很多實用工具,其中Microsoft Teams對內部溝通效率的提昇,有非常明顯的幫助。」Marco說道。舉例來說,如果美國客戶提出客製化產品需求,專案管理者只要在Microsoft Teams開一個新團隊,就能將所有與專案相關的跨部門成員匯聚在同一個平台進行互動、直接編輯共同文件、回溯訊息、甚至能依照不同主題分類訊息,讓專案管理更便利、溝通更即時。

數位時代

「以前寄出Email後,不知要等多久才能收到回信,現在只要在Microsoft Teams團隊內丟訊息,不用太久就會看到回答。」Marco笑著說。而且Microsoft Teams介面設計非常友善,甚至有一些與大眾通訊軟體相似的功能,像是在團隊發訊息時,可以用「@」符號標註成員,這些巧思也讓員工使用更直覺,不須複雜的教育訓練就能上手。

Marco也坦言,在導入Microsoft Teams前,員工除了用Email,偶爾也會用第三方通訊軟體溝通,但這些軟體大多為個人使用而設計,較不適合討論公事,且員工在不同軟體間切換,訊息不便查找,無形中將花費不少時間。藉由Microsoft Teams將不同地區員工集中在一個平台,需要任何協助都可以在平台上直接向對方提出,不必透過中間的聯絡窗口詢問。另外,目前業界愈來愈多的客戶和合作廠商也都導入了Office 365,對內、對外溝通都在同一平台完成,加速的不只是內部溝通,對外溝通效率也大幅提升。

Microsoft Teams結合微軟資安防禦機制,華騰可以集中管理所有檔案與對話,相較大眾通訊軟體,更能保障機敏資料的安全性。在專案執行中,若有成員中途加入,也能在每個頻道的檔案區找到過往資料、並瀏覽前述對話,迅速跟上進度。

Office 365 + EMS AIP 加強員工自主資安意識,全面提升企業安全

除了應用Office 365提高溝通效率,華騰也應用微軟提供的AIP與ATP兩項資安控管機制,從根本開始提升員工資安意識,進而強化企業防禦力。

員工是企業資訊安全中重要的一環,很多資料外洩事件其實是員工資安意識不足或追求一時方便所造成。簡惠寶強調,華騰一直站在IT應用的前端,不斷思考如何應用科技,讓公司在更安全的環境下運作,也因此對於文件、郵件等資訊應用設有明確規範,而搭配微軟EMS企業行動化管理方案中的AIP加密防護機制,華騰也提供教育訓練,規範員工上傳資料到 One Drive前需要先為文件與Email等加註例如機密、極機密等不同安全層級的標籤,並進一步設定存取權限,以便在面臨突發事件時,能即時保護機敏資料、限縮影響範圍。

簡惠寶認為,有了標籤,更有助於建立員工資安意識,並快速認知哪些資訊屬於僅供內部使用的機密,哪些資訊可以開放外部共享。如此一來,企業資料才能享有全面性的保障。

整體而言,華騰在導入Office 365後,最大的效益是整合性與高效率——整合性來自於Office 365各個工具的完整相容與一致的資安防護機制;而效率的躍升則歸功於全球員工自此將可更流暢地溝通。未來華騰也將深化Office 365的應用,希望透過雲端協作提高生產力與競爭力,讓數位轉型持續為企業自身與合作夥伴帶來更多流程與商業模式的創新。

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