窄窄的時間夾縫掙出大大的美麗花園
窄窄的時間夾縫掙出大大的美麗花園
2004.05.01 | 技能

荷蘭首都阿姆斯特丹附近一座開滿鬱金香的花園裡,一位台灣遊客身穿西裝,在花園忙裡偷閒。
明基多媒體事業部總經理陳其宏經常到國外出差,最近兩個月,大概只有10天待在台灣。「在台灣每天工作14小時,出差對我來說反而能稍微喘口氣。」陳其宏說。

**班機延誤,讚啦!

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「我最熟的地方不是景點,而是外國機場、高速公路和公車。」陳其宏笑說,雖然工作忙碌,但他總是充分利用出差時的空檔,一個人到處跑來跑去。像有次要在阿姆斯特丹轉機,因為班機延誤要等6個小時,陳其宏沒有抱怨,反倒認為這是上天給的大好機會;久聞荷蘭鬱金香花園的美,正好花季剛剛開始,他就跳上計程車,要司機載他到最近的花園去。花了35分鐘的車程到一座叫Spring Garden的花園,陳其宏就在那裡看3小時的花,時間快到了才趕回機場。
飛來飛去的陳其宏,也有想停下來的時候。他有次到英國蘇格蘭地區叫拉格斯(Largs)的地方開會。一到那個靠海的小鎮,他就被風帆點點的海灣吸引了,住宿的飯店旁要山有山、要水有水。沿著海岸走,不遠處綠色的山坡上,綿羊們正在陽光下優閒地吃著草。陳其宏看著海岸說不出話來,「我沒有看過那麼美的地方,」而且不知為什麼,當地的觀光比較沒落了,遊客也不多,形成一派輕鬆的景象。但陳其宏只能看著自費跟來的太太在鎮上騎腳踏車,或是到愛丁堡遊覽,他自己只能趁著開完會的週未才有機會好好體驗當地風光。陳其宏感嘆可惜客戶在當地的工廠關掉了,下次他希望能夠排假,和家人再去那個心目中最美麗的地方。

**長途開車,很爽!

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有次要到德國法蘭克福(Frankfurt)出差,因為時間比較寬裕,陳其宏和同事們就沒搭飛機,從杜塞道夫(Duesseldorf)沿著萊茵河開車到法蘭克福。陳其宏回憶,萊茵河的水相當乾淨,讓人有舒暢寧靜的感覺。河岸兩邊是連綿的山坡,坡上不是森林,就是種滿了葡萄,而且整理得整齊清新,一幅青綠山水的景象。車子每開大概二、三里路,就可看見古時羅馬人用來防範日耳曼人的古堡,而這些城堡都已經有千年以上的歷史。陳其宏說他們沒有辦去下車好好看看,但是光開車的那6個小時,就讓人覺得不虛此行。」
更多時候,出國也只有晚上能夠休息,但陳其宏晚上很少待在飯店。如果到美國、日本出差,他會打聽當地有沒有職業球隊出賽,無論是棒球、籃球或美式足球他都很喜歡。再不然到街道上走走,儘量吃當地的食物,這都是體驗異國風情的好方法。「想享受出國樂趣的人,胃跟牙齒要好好保養,」陳其宏說要是吃外國食物老是拉肚子的話,出國會很痛苦。

**好好準備,出差就是出遊

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陳其宏希望自己出國都抱著「享受」的心情,雖然常常無法陪伴家人,外國菜吃久了,也很想唸家鄉味,但他還是把握每次商務旅行的機會,讓自己找時間看看當地的風景。「因為那些地方可能都是最後一次去。」陳其宏認為出國的工作任務明確,辦完了就沒事,反而比較國內輕鬆。「但前提就是行前要好好準備,」陳其宏說他在行前寧願累一點,盡量充分準備,出去才會比較有心情走走看看,「否則看到的可能不是風景,而是一場惡夢。」他笑說。
陳其宏的生活就像他公務旅行的翻版。因為工作時間長,沒有時間好好陪孩子,「所以我很重視親子相處的品質,」陳其宏只要回到家,唸小學的兩個小孩還沒睡的話,就會跟他們打打籃球,或找時間陪他們去球場看職棒。希望孩子們將來回憶起來,即使和爸爸相處時間不算多,但仍給了他們一個美好、值得回味的童年。忙碌的生活或許沒有太多時間讓人停下來欣賞,但無論是旅途或是人生的風景,陳其宏用珍惜的心情,希望把它們留在心裡。

旅者小檔案
姓名:陳其宏
職稱:明基數位媒體 數位事業群總經理
年齡:44歲
下一個想去的地方:蘇格蘭拉格斯 (Largs)
對旅行的感動:忙裡偷閒享受寧靜時光
旅行的伴旅:家人
旅行頻率:每年一次(純放假)

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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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延伸閱讀:
一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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