很多工作者都曾經有過這樣的經驗，因為客戶提出新的需求，必須上簽呈給跨部門主管請求同意，結果文件送出去後1個禮拜還沒完成簽核，原因可能很多，像是主管出差/請假、沒有注意到簽核文件、資料不足被退件…等。在數位化年代，傳統紙本簽核作業顯得越來越沒有效率，加上2020年新冠肺炎疫情在全球肆虐，許多企業為了避免員工接觸傳染的風險，紛紛實施在家上班或分組上班的制度，這讓線上簽核顯得更加重要。
根據美國Foundation調查，疫情期間美國前九大成長最快的軟體產業類型中，「電子簽名」排名第二。在遠距工作的型態下，為維持員工在家工作的效率，企業對線上文件簽署的需求越來越高。
因為流程與文件的數位化，讓需要簽名的客戶或員工即便不在同一個空間也能完成任務，只要透過電腦或行動裝置，就可以線上簽署文件，還能即時追蹤任務進度，將文件簽核縮短到1-2個工作天就能完成，不只改善傳統紙本作業可能遇到的問題，例如：漏簽、檔案遺失、耗時…等，也大幅降低紙張浪費與面對面的溝通成本。
點點簽3大特色 助企業簽核流程數位化
成立於2009年的凱鈿行動科技(Kdan Mobile Software Ltd.)，一直專注於發展各類行動商務解決方案，其中，針對線上簽署而設計的解決方案-點點簽(DottedSign)，受到許多企業的支持，用來簽署保密協定、銷售合約、金融合約、租賃協議、採購訂單、工作契約及通知單等文件。
第一、直覺的使用者介面、操作相當簡單方便。發文者可從多項管道匯入文件，包含Kdan Cloud、Google Drive、Dropbox、相機、照片、電子郵件等。再指定、分派欄位給各簽署人，自由安排簽名順序，加速簽署流程。在發出文件後，還能透過視覺化進度條追蹤簽署狀態，並設定到期提醒、尚未簽署，或其他客製化訊息給還沒有完成簽署的同仁，確保簽署任務如期完成。
第二、符合企業管理需求。管理者可在後台設定內部帳號與文件權限、簽署流程加入公司名稱及Logo增強品牌形象、建立可重複使用的文件範本等。
第三、安全且合規。點點簽(DottedSign)符合台灣《電子簽章法》規範，並整合中華電信快意簽CA技術，通過國際級AATL認可，且全程採用TLS/SSL、AES-256及RSA-2048加密機制，保障文件傳輸過程中的安全性，不只防止文件被竄改，同時還能確保電子簽名的法律效力。更重要的是，每份簽署文件皆提供完整稽核紀錄，包含所有參與者的姓名、電子信箱、IP位址、裝置及時間戳等文件動態，可以降低法律風險。
數位行銷產業 透過線上簽核改善簽約效率
目前，台灣有許多數位行銷業者皆導入點點簽(DottedSign)，用來縮短簽約時間與提升客戶體驗。
台灣數位廣告圈領導品牌—雲沛創新集團(funP Innovation Group)與專注人工智慧電商解決方案的行銷科技(MarTech)公司—阿物股份有限公司(awoo)皆採用「點點簽(DottedSign)」線上簽署流程，無需再列印紙本、掃描、寄送，大幅縮短與客戶簽署委刊單及報價單的時間，節省許多人力及合約往返溝通的時間成本，同時，線上簽署流程也受到中華電信快意簽數位憑證及電子稽核軌跡保護，防止企業文件被竄改，強化線上簽署流程的安全性與可信度。
點點簽(DottedSign)除了提供最高信賴等級的電子簽名解決方案外，也提供符合企業使用需求的「管理控制台」，方便企業內部管理內部帳號及文件，並可隨時追蹤各合約的簽署進度。
隨著無紙化時代來臨，不只企業希望文件簽核流程數位化，就連政府也積極應用電子簽名，例如今年七月起全國戶政事務所實施「綠色櫃檯文件電子化功能」，民眾臨櫃申辦業務可直接在數位簽名板顯示的電子申請書上簽名，取代過往要文件列印出來再手寫簽名的做法。如今再加上疫情帶動的遠距工作浪潮，透過線上簽核降低遠距辦公的溝通成本、提高作業效率，將是企業未來有致一同的方向。
如果公司想要體驗線上簽署流程或計畫導入電子簽名服務，可透過點點簽(DottedSign)官方網站獲得更多資訊，也可留下資料聯繫專人服務。
