BYOAI成職場新常態！員工自備AI工具來上班，企業如何建立負責任的AI使用文化？|數位時代 BusinessNext

BYOAI成職場新常態！員工自備AI工具來上班，企業如何建立負責任的AI使用文化？

BYOAI是管理的新挑戰，禁止使用是弊大於利，愈是限制反而會讓員工規避，想方設法尋求可以用的地方，反而會讓企業的數據、資安問題暴露於更大的風險中。

選項 1：開放BYOAI，建立負責任的AI應用文化

隨著工作者使用 AI 愈加普及，職場上BYOAI的討論方興未艾，企業必須在提升生產力的同時，妥善管理潛在的風險。企業可能會出現混合的AI工具用法，例如員工會用ChatGPT、Claude等寫文案，但對於數據或是模型處理，企業可能也會開發自家的系統，《富比士》（Forbes）建議企業可以考慮以下策略，來建立屬於自己的 AI 體系。

首先，企業應建立清晰的指導方針，包含可使用的 AI 工具清單、可以處理的數據類型，以及如何負責任地使用這些工具，並且確保員工了解並遵守相關規定。接著，企業需實施一套審查流程來評估和批准員工推薦的 AI 工具。這個流程應涵蓋安全性、合規性以及與現有系統的相容性，以確保引入的工具不會對企業資訊安全和運作造成威脅。

除了政策和審查流程，企業應提供培訓資源，幫助員工了解不同 AI 工具的能力、限制和風險。這不僅能夠提升員工的AI素養，也有助於建立負責任的AI應用文化。此外，為方便員工選擇合適的工具，企業可以創建一個經批准的 AI 工具儲存庫。此清單包含不同功能的工具選項，既滿足業務需求，又符合企業標準。

為了及時發現和解決潛在風險，企業應實施 AI 使用的監控和分析系統，追蹤 AI 工具的使用情況，以識別受歡迎的工具、評估其影響，並提前檢測可能的安全隱患。對於一些關鍵業務功能，企業可以考慮開發或自定義專屬的 AI 工具，以確保這些工具能夠滿足具體的業務需求和嚴格的安全標準。

選項 2：公司評估需求、採購解決方案，統一管理

當員工提出 AI 工具的採購需求，企業要思考的維度不僅是購買與否，而是長遠看來公司的AI需求是否能被現成的工具滿足，例如員工希望能訂閱 AI 的逐字稿軟體，此時從企業轉型的面向而言，或許可以考慮開發內部使用的逐字稿軟體，從AI策略的角度切入，因為AI選擇方案各有所異。常見可分為 2 類，第一是自行建置，成本可能很高，包括伺服器、資料庫、儲存、大型語言模型（LLM）和檢索增強生成（RAG）的成本。企業還需要考慮開發和維護的持續成本；第二是購買解決方案，成本通常包括年度平台費用、導入成本和每月訂閱費用。雖然前期成本通常較低，但企業可評估長期開銷，並與自行建置的成本比較。

購買現成的解決方案通常比自行建置更快、更簡單，而且對企業內部技術團隊的依賴程度較低。企業可以選擇符合其行業特定需求的解決方案，並獲得供應商的持續支援和更新。但挑戰在於現成解決方案的靈活性可能有限，而且可能無法完全滿足企業的所有特定需求。較適合公司內部無專門 AI 團隊、需要快速部署解決方案、對數據安全有較高要求、預算有限或希望降低風險的企業。

根據員工使用場景決定方案的優先順序

無論採取哪種途徑，了解需求是導入 AI 的基礎。企業應積極傾聽員工的建議，了解他們在工作中最需要支援的領域，從而選擇更合適的 AI 解決方案，避免資源浪費。舉例來說，重複性高、依賴數據處理的任務，通常可以透過自動化和智能分析來提升生產力，如資料分析、客服回覆或文書處理等工作。了解團隊的時間分配，可以幫助找出 AI 的最佳應用場景，像是員工都把最多的時間花在哪裡？有沒有可以用的工具協助？例如自動生成會議資料或總結員工調查反饋等。

市調公司顧能（Gartner）的分析師埃塞爾·里扎奧盧（Eser Rizaoglu）建議企業評估 AI 的實際應用案例時，還要額外考慮到業務價值與可行性來確定優先順序，例如用於內容生成、數據分析等，這就要仰賴跟人資採購緊密的合作，每個 AI 的應用需求不同，因此企業需要根據特定場景來判斷是自己開發、購買現成 AI 工具還是BYOAI更合適。

本文授權轉載自：經理人

走進去的那一刻，就知道這裡不一樣

走進位於信義區核心地段的 T3CO 韻驊共享辦公室，首先映入眼簾的，是一座靜謐的生態魚缸。光影在空間中靜靜變化，讓人不自覺放慢步調，也讓原本緊湊的城市節奏，在這裡稍微緩了下來。再往內走，另一側設置了一座開放式生態魚缸，與辦公區自然銜接，成為場域中一處刻意保留的緩衝節點。人在這裡，可以短暫停下來，讓視線與思緒稍作停留，再回到工作的節奏之中。

在一個連每一坪都被精算為收益的產業裡，這樣的安排或許不以最大化營收為優先，卻也正是韻驊最關鍵的選擇——不是讓空間被填滿，而是讓人找到屬於自己的工作節奏。

「我不是在做辦公室生意。」
「我希望這裡是一個你可以待一整天都很舒服的地方。」
台驊控股集團創辦人顏益財說。

長年深耕國際物流、見證無數企業在全球市場競逐的他，很清楚一件事：企業的競爭，不只在市場端，很多時候，其實早就從每天工作的環境開始了。
在他看來，一家企業的運作節奏，往往從日常工作的場域開始被形塑——團隊是否能專注、是否容易協作，甚至能否長時間維持穩定狀態，都與所處的環境密切相關。

也因此，韻驊從一開始就沒有把自己侷限於共享辦公室，而是試圖打造一個能讓企業在日常運作中持續累積競爭力的工作平台。它不只是空間，而是一個被設計過的環境——讓人能專注、讓團隊能協作，也讓企業在看不見的地方，逐步拉開差距。

從固定成本到成長動力：共享辦公室如何構築企業「隱形競爭力」？

隨著遠距與混合辦公逐漸成為新常態，企業對辦公室的定義已悄然改變——它不只是工作場所，更逐漸成為影響企業競爭力的重要一環。

顏益財認為，一個舒適且具設計感的工作環境，有助於形塑專業且穩定的企業形象，不僅能提升客戶與合作夥伴的信賴感、加速合作促成，也能強化企業在人才市場中的吸引力與留任力。同時，良好的空間規劃亦能降低干擾、促進協作，讓團隊更容易進入專注狀態，進一步提升整體工作效能。

然而，若企業從零開始打造這樣的環境，往往需投入大量資金與時間成本。從空間取得、設計裝修，到網路建置與日常管理，對多數企業而言，都是一筆沉重負擔。共享辦公室原本應該解決這些問題——但多數業者仍停留在「提供空間」，而非真正「支援企業成長」。

不只是工作場域，而是推動企業成長的商務平台

看準這樣的轉變，台驊控股集團成立 T3CO 韻驊共享辦公室，從空間出發，進一步延伸為企業成長的平台。顏益財觀察，目前市場主要存在兩大缺口：一是空間設計過度追求坪效，導致環境壓迫；二是服務停留在場地租賃，缺乏對企業實際商務需求的整合與支援。

因此，韻驊重新定義共享辦公室的角色——不只是提供空間，而是支撐企業長期發展的營運平台。

「T3CO韻驊」這個名稱，本身就承載著這樣的定位。顏益財進一步說明，「T3CO」延續了台驊集團長期以來的核心精神，也就是 Trust、Total Solution 和 Technology；「韻」象徵旋律與生活美學，「驊」代表前進與創新的力量。三者結合，其實就是把物流產業中強調效率與整合的服務能力，延伸到企業的日常工作場域中，打造一個兼具效率、品質與舒適度的工作環境，協助企業在高壓競爭的商業環境中，依然能穩定前行。

核心訴求一：以使用體驗為前提，打造高質感空間

在空間規劃上，韻驊特別重視採光、視野與動線設計，維持整體環境的明亮與通透，降低長時間工作的壓迫感。

場域內設置兩座生態魚缸，一座位於入口，另一座為開放式設計，融入辦公區域之中，透過水族造景讓使用者在工作之餘能適時放鬆視線與節奏。

此外，空間亦規劃接待區、多功能會議室、電話亭、淋浴間、哺乳室與開放式水吧廚房等多元機能空間，滿足不同工作情境需求。在硬體設備上，全區配置人體工學椅、電動升降桌與個人收納邊櫃，並建置高速穩定的網路環境，確保長時間工作的舒適性與效率。
同時，韻驊也提供商業登記、信件收發與訪客接待等基礎商務服務，讓企業在進駐初期即可快速啟動營運。

核心訴求二：導入集團資源，打造企業孵化型平台

在高質感空間之上，韻驊進一步導入台驊控股集團的全球資源。
顏益財指出，台驊控股集團深耕倉儲物流領域多年，旗下涵蓋台驊國際物流、台空國際物流、聯宇達方物流、耀驊國際物流、賽澳遞物流與中產保理等子公司，提供橫跨陸、海、空的整合物流服務，協助企業從內銷配送到跨境出口，逐步串接全球市場。
不僅如此，集團至今已累積超過五萬家客戶，橫跨不同產業別。這些長期沉澱的商業連結，也讓韻驊具備更進一步的角色——在企業不同成長階段，提供相應的資源對接與合作機會。

「企業在不同階段所需要的資源不同，我們希望這個平台能讓它們更容易被連結起來，」顏益財說。透過這樣的整合，韻驊讓共享辦公室從單純的空間服務，升級為企業營運的支援平台。

一個正在形成的企業生態系

除了商務資源，韻驊亦整合集團資訊技術能力，提供穩定的 IT 基礎建設與網路管理支援，讓企業能在安全且高效的數位環境中運作。
當不同產業的團隊在同一個場域中互動，交流與合作也會自然發生。
這讓韻驊逐漸從一個空間，發展為一個具備連結能力的系統——一個正在形成的企業生態系。

從台北出發，連結更大的市場

隨著營運模式逐步成熟，韻驊也計畫將這套模式複製至海外市場。
對顏益財而言，這不只是據點的擴張，而是平台能力的延伸。
他的想像很直接：讓企業從進入這個空間的那一刻起，就更接近國際市場。

這不只是辦公室，而是一個起點

當辦公空間從成本轉變為能力，它所承載的意義也隨之改變。
韻驊所打造的，不只是工作場域，而是一個能陪伴企業從起步、成長，到邁向國際的長期夥伴。
在這裡，空間不只是讓你工作——
而是讓你，有機會走得更遠一點。