提案總被主管退回重改?教你用ChatGPT做「主管分身」,送件前先自己抓漏洞
提案總被主管退回重改?教你用ChatGPT做「主管分身」,送件前先自己抓漏洞

早安呀!最近有位讀者留言問我,如何在 AI 裡建一個「主管分身」?

她想在跟主管開會前,先做一輪模擬對話,把提案弄完整再交上去,才不會花太多時間來回溝通和修改。她的主管有個特質:希望每個數據都要有比較基準,推論和統計才有意義。

不如,就把這些特質做成主管分身 AI 的陪練標準,每次開會前都找它幫你修改。

我把方法整理在圖卡裡!

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如何讓 AI 像我的主管一樣提問和審查?

如何讓 AI 像我的主管一樣提問和審查?

不需要幻想主管的人格,建議蒐集 3 種真實材料:主管給過的意見、已經核准和退回的文件,以及在會議裡曾反覆追問的問題,例如「報告中的數據,應該要有比較基準」,做為 AI 學習的判斷標準。把自己沒看到的漏洞,在送件以前多消掉幾個。

資料繳交前,先交給 AI 預審

資料繳交前,先交給 AI 預審

給 AI 的提示詞範例:

扮演我的主管,幫我進行事前審查。① 以「(填入主管職位,以及他與我的關係)」的立場來閱讀。② 根據「過去我實際收到過的修改意見」,用相同的審查角度檢查這次的資料。【過去收到的意見貼在這】③ 列出我目前的問題,依重要程度排序,但不要直接幫我改。④ 每個問題都用一行告訴我建議的修改方向。⑤ 沒問題的話就說「沒有問題」。以下是我要交的資料。

ChatGPT 的建議,別照單全收

ChatGPT 的建議,別照單全收

ChatGPT 提出的問題,有一些可能過度解讀、太詳細,或是與你的公司真實狀況不符。要透過自己的判斷,評估 AI 給的意見來修改自己的文件和資料,並對照主管真正給予的意見,來校準自己的判斷。

主管常見的 3 種思考角度

主管常見的 3 種思考角度

不確定主管在意哪些事情?先請 AI 從數據是否有根據、你的結論是否清楚、有沒有錯字和遺漏來檢查。之後當主管提出新的追問,再把它提供給 AI 來學習。

別管主管的抱怨,要萃取主管的判斷標準

別管主管的抱怨,要萃取主管的判斷標準

把 AI 事前預測的問題,和主管真的追問的問題放在一起看。猜中的規則保留,主管提出的新角度,就抽象成新的規則。例如主管說:「給 A 公司的報價,理由太薄弱。」應轉成 「報價文件要清楚說明金額或報價的依據。」每次改一點,之後越用越像你的主管。

存進 ChatGPT 專案,下次直接套用

存進 ChatGPT 專案,下次直接套用

在 ChatGPT 建立「主管審查視角」專案,裡面上傳主管提出過的意見清單,以及設定好給專案的指示:

① 當我貼上資料時,請扮演主管,進行交件前審查。② 審查時,請根據專案中的「過去意見清單」,用相同的角度來審查。③ 不要重寫,只列出需修改的問題,並依重要度排序。④ 每個問題後面,用一行說明建議修改的方向。

以後就在此上傳資料,更新主管審查意見。

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人人用 AI,訊息更分散?普羅品牌顧問「Process 2.0」助企業建品牌 AI 助理、精準溝通驅動成長
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自 2022 年底 ChatGPT 引爆生成式 AI 浪潮以來,企業競相導入 AI 加速內容產出,效率看似提升,品牌訊息破碎化與品質失控的風險卻也隨之浮現。行銷、客服、業務各自運用 AI 工具產出文案,語氣與規範逐漸失去統一標準,消費者接收到的品牌形象因此愈趨模糊。

「一旦 AI 成為人人可及的工具,它本身幾乎不再是差異化的因素。真正的差異,不在於技術本身,而在於企業如何運用它。」Process 普羅品牌顧問創辦人 Martin Kessler 指出,長期來看,勝出的不會是使用最強大 AI 的企業,而是那些將品牌定位得足夠清晰、即使在技術趨於同質化的情況下依然與眾不同的企業。「AI 正成為常態,但唯有強大的品牌,才具備真正的競爭優勢。」

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Process 普羅品牌顧問創辦人 Martin Kessler。
圖/ 數位時代

如何運用 AI 加快內容產出速度,並同時兼顧品牌信任所需要的一致水準,這是 1995 年創立於瑞士蘇黎世的普羅品牌顧問,近年積極思考的問題。為此,普羅提出「Process 2.0」服務,將顧問角色從建立品牌策略,延伸到協助企業建立可持續運作的品牌溝通系統。

「Process 2.0」服務:提升企業品牌溝通力

Process 普羅品牌顧問台北分公司總經理洪翠霞觀察,品牌訊息之所以失焦,關鍵在於策略完成後,仍缺乏一套持續運作的溝通系統銜接執行。她將這種落差歸納為五種斷層:

首先,一旦策略完成後未能落實到日常工作,便形成策略斷層。同時,當品牌理解過度仰賴少數主管,一旦人員異動,傳承便隨之中斷,造成轉譯斷層。

在執行面上,各部門對外溝通的語氣逐漸分散不一致,也會有語氣斷層的問題;內容產出雖多,卻缺乏共同標準判斷是否符合品牌,則是驗證斷層。最後,所有品牌知識散落各處、未被系統化管理,導致治理斷層,也讓最初的策略價值難以發揮效果。

這五個斷層背後,指涉的是同一個關鍵。也就是品牌策略與實際執行之間,少了一套能夠持續運作的品牌溝通系統。

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Process 普羅品牌顧問台北分公司總經理 洪翠霞。
圖/ 數位時代

為此,普羅開發出「Process 2.0」解方,從三個階段解決落差。首先,從「Brand Strategy」出發,先釐清品牌的定位與價值主張;接著才是「Brand Communication System」,將策略轉化為跨部門可依循的語言規則;最後則是「AI Brand Communication」,把品牌知識整合進安全可控的 AI 工作環境,讓行銷、業務、客服、人資,乃至海外代理商,都能基於統一的品牌基準產出內容,並持續進行審核與知識更新。

「AI 內容產出速度已遠遠超過品牌治理速度,品牌基礎若模糊不清,AI 只會更快放大既有的問題。」洪翠霞強調,AI 時代讓斷層問題更加明顯,因此她也期待透過「Process 2.0」品牌專屬 AI 助理,延伸顧問影響力,幫助品牌長期把關、一同成長。

品牌力 + AI:打造品牌專屬 AI Agent

為實現「Process 2.0」,普羅攜手愛酷智能科技(AccuHit)將品牌策略、知識與 AI 技術整合,協助企業建立專屬品牌 AI 助理。

愛酷智能科技(AccuHit)執行長林庭箴指出,「Process 2.0」鎖定的是品牌再造:AI 除了應用在企業內部流程,還能如何用在品牌溝通面。他分析,當電商進入超微利的時代,零售產業正走向三個不可逆的趨勢,包括:到 2030 年,將有五成消費行為由 AI 協助完成,商品資料必須完整到能讓 AI 讀懂;其次是超個人化,信任愈稀缺,推薦卻必須愈貼近個人需求這件事將更挑戰;第三,則是預測型消費將持續增加。

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AccuHit 執行長 林庭箴。
圖/ 數位時代

尤其,在非零售場域,品牌溢價更為關鍵,因為品牌價值與品牌溝通內容不只要讓消費者理解,也要讓 AI 讀懂,才能持續發揮影響力。不過,當企業想要運用 AI 做行銷卻沒想像中容易。林庭箴強調,企業 AI 最大的挑戰,多半集中在機敏資料的存取與管理層面。

因此在「Process 2.0」的開發協作上,普羅負責定義場景,AccuHit 則提供技術與產品面支援,將品牌規範與知識納入 Gen AI 系統,讓所有輸出都能經過品質控管,如同 AI 版本的品牌指南,確保每一次輸出都建立在信任與安全之上。

目前品元實業、昇昇膠業等品牌已導入試用這項服務工具,無論是行銷內容撰寫、客服回覆、產品諮詢或內部教育訓練,皆能依據統一的品牌規範,輸出兼具效率與品質的內容。

Brand-to-Revenue:探索成長新引擎

根據台經院發布的《2026 台灣企業品牌力大調查》,過去五年(2021 至 2025 年)收集的 1,167 家企業數據顯示,台灣企業普遍呈現「內強外弱」的品牌結構。也就是品牌定位與內部管理已具基礎,但對外溝通與價值主張,如品牌好感度與互動性,卻相對薄弱,導致多數企業雖有高重複購買率,卻缺乏品牌溢價能力與市場認同。

對此,台灣品牌耀飛計畫小組副主任朱俐穎指出,「Process 2.0」的目標,是協助企業建構可落地的溝通能力,最終讓品牌策略實質驅動營收成長。

她以多年輔導近千家品牌企業的經驗為例,企業經過品牌輔導後,形象全面升級、設計語言更聚焦,市場識別度也隨之提升。她觀察,品牌塑造的成果平均在一至兩年後開始發酵,客戶能明顯感受到不同:「以往客戶只是單純買產品,但有了品牌之後,就多了願景與合作想像,能吸引其他企業一起創新共榮。」

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台灣品牌耀飛計畫小組副主任 朱俐穎。
圖/ 數位時代

AI 的本質就像一面放大鏡:品牌定位清楚,AI 能加速轉譯、提升溝通效率;定位模糊甚至混亂,AI 也會同步放大這份混亂,後果難以收拾。品牌梳理是否到位,決定了 AI 是阻力還是助力。

為協助企業及早驗證成效,普羅已推出「60 天品牌成長試用計畫」,讓企業在正式導入「Process 2.0」前展開深度合作,鎖定成長機會。從 Made in Taiwan 到 Trusted Taiwan Brand,信任,才是品牌溢價的關鍵。

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