早安呀！主管丟來一份明顯是AI寫的報告，附上一句「幫忙整理一下」，準備拿去會議上用，你會怎麼做？
最近看到一個說法很傳神，把這種東西叫做「AI手榴彈」：寫的人按一下就生出十頁，接手的人卻得花一整個下午「拆彈」。
直接重寫，怕主管覺得你在否定他；照著用，又擔心裡面的數字和邏輯沒確認好，到了會議上才出問題。
當然，主管多半也是想快速對焦，才先丟出AI版本，不一定期待我們全部照著用。AI讓產出變快了，但哪些內容能用、哪些需要查證，還是得靠人判斷。
所以，接到這類報告，先別急著埋頭修改。確認目的、找出疑點，再帶著主管容易回覆的選項討論，後面才比較好整理。
我把做法整理成圖卡給你！
也想趁機呼籲：有素養的職場工作者，交出AI產出前，也請先整理重點、標出待確認的地方，別把「拆彈」工作全留給下一個人啦。有感的話，點此留言跟我分享～我都會看！
接到主管的AI報告，先確認讀者與會議目的
整理AI報告前，先問清楚「給誰看」和「希望大家看完後討論或決定什麼」，才有依據取捨內容。
可以找機會口頭確認：「想跟您確認一下，這份報告主要會給哪些人看呢？您希望大家看完，先注意哪個重點，或做出什麼決定？我整理時比較好抓方向。」
有了主管的回覆，哪些內容要保留、哪些段落可以精簡，就比較容易判斷，也能減少改完又重來的機會。
用AI健檢草稿：找出矛盾、缺來源與偏離重點的段落
先請AI協助找出草稿裡需要釐清的地方，再決定怎麼改。AI列出的疑點是檢查線索，重要數字與說法仍要自己核對。
可以使用這段提示詞：
下面是一份報告草稿，請幫我做健檢，先不要改寫。
- 找出前後說法不一致的地方，引用原句並說明疑點。
- 列出沒有附來源的數字或說法，標示「缺少來源」。
- 標出可能有誤的人名、法規或研究，註明「需人工查證」。無法判斷時，請明說，不要猜測。
- 找出與「＿＿（主管說的重點）」關聯不明的段落，說明原因。
最後，將需要向主管確認的方向問題，整理成最多三題、方便回覆的二選一問題；需要查證的事實另外列出，不要混在方向問題裡。
貼上前，記得先移除客戶名稱、機密數字等敏感資訊，並確認使用方式符合公司的資料規範。
私下向主管確認方向，帶上依據與具體選項
遇到報告主軸不明，先帶著依據和初步建議，私下向主管確認，比單純問「這裡要怎麼改」更容易對焦。
例如，報告同時談到開發新客和提升舊客回購，卻沒有交代優先順序。若手上已有確認過的回購率下降數據，可以這樣問：
「想跟您確認一下，報告裡有提到開發新客，也有提到提升舊客回購。這次會議您希望先強調哪個方向呢？以目前回購率下降的數據來看，我建議先著重舊客回購，再把新客開發放在後續規劃。這樣是否符合您的想法？」
讓主管知道你看到了什麼、建議怎麼處理，他也比較容易回覆或補充考量。
請AI重整會議報告：結論先行，來源與待查資料放附件
方向確認後，再請AI把結論和建議放到前面，補充資料放到後面。每個重要數字都要能追溯來源，還沒確認的資訊也要清楚標示。
可以使用這段提示詞：
請根據已確認的報告方向「＿＿」，將內容整理成適合會議報告的版本。
開頭先寫結論和建議，接著整理最多三個支持理由。每個理由附上原稿已有的數據或來源；沒有的標示「待確認」，不得自行編造，也不要為了湊足三個理由補寫。
將細節、補充資料與來源整理在最後，作為備查附件。另外列出尚未確認的資訊，以及本次沒有採用的其他方向。
AI整理好後，自己再核對重要數字與引用來源。原稿附了來源，也要確認來源內容是否真的支持報告裡的說法。
把確認過的資料整理成「備查小抄」，萬一會議上被問到「這個數字哪來的」，主管也能快速找到依據。
交稿附上修改說明，清楚標示尚待確認的資訊
交稿時，除了報告檔案，再附一小段修改說明，讓主管快速掌握調整重點，以及還有哪些資訊不能直接當成定論。
例如：「主管，這份我先依照剛剛討論的方向整理好了！主要把結論提前，也將舊客回購的分析放在前面，其他補充資料移到附錄。另外有兩個數字還在確認中，我已在內文標示，並把待確認項目列在最後，確認前先不列入結論。謝謝！」
多補這幾句，主管就能知道你改了什麼、為什麼這樣改，也比較容易接著使用這份報告。
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