完美企畫書信手拈來

2012.10.24 by
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想要將你的想法與觀點完整地向溝通對象傳達時,必須透過「企畫書」來達成溝通的目的(例如,讓執行長採納你的建議,增加2012年投影機行銷預算20...

想要將你的想法與觀點完整地向溝通對象傳達時,必須透過「企畫書」來達成溝通的目的(例如,讓執行長採納你的建議,增加2012年投影機行銷預算20%,以提升5%的市占率)。可以說,企畫書就等同於一部說帖,在現代商業行為中扮演成交催化劑的角色,其重要性不言而喻。

製作企畫書前,必須先確認「閱讀這份企畫書的對象是誰?」
以商業企畫書而言,通常提案人就是撰寫者,閱讀與溝通的對象是客戶,公司高層則是負責核可與把關的角色,因此提案人的任務便是將客戶的需求(他們想知道什麼)與想傳達的溝通目的(你想讓客戶知道什麼)結合在一起,然後再用以下7個步驟進行企畫作業:
(1****)掌握問題本質:若是無法釐清問題的本質,後續的討論與作業都將淪為浪費時間。例如,想知道造成台灣(以語音傳輸為主)與日本(以簡訊傳輸為主)兩地在通訊上,語音與簡訊傳輸量巨大差異的原因時,就必須從法規、傳輸費用與上下班通勤時間逐一比較分析,才能知道造成差異的原因所在。
(2****)前置作業:配置專案人力,確認所有資源都已到位,並將蒐集到的訊息與資料進行分類與加工。
(3****)研究分析:從訊息與資料中,找出解決問題的方法與可行性。
(4****)提出假設與解決問題的方法:擬訂解決問題的策略與步驟。
(5****)討論與驗證:以團隊智慧對解決方案做最後檢視,自我質問「如果不這麼做的話,會怎麼樣?」「如果採用B方案來做,會不會更能解決問題?」
(6****)整合:將策略、方法與執行的細節結合成一套系統性的論述。
(7****)修訂:檢驗企畫案是否可行,如果發現新的問題,就要對原案再進行修訂。

上述7個步驟,可在製作企畫書流程中彈性運用,專案經理人可視情況或依內容的重要性適時介入,提供方向性的引導、補充意見,並激勵團隊士氣,產出一份可讓客戶信服的企畫案。

接下來,就進入製作企畫書的階段,可分成「概念化」與「模組化」兩種不同思考層次。思考問題解決方法時,通常是先有In的概念(例如,知道汽車引擎的運作原理與機制),才能掌握know-how,知道Out的產出模式(例如,製造一部汽車引擎所需要的原料、模組套件與組裝方法)。企畫書的架構也是如此,可從5W2H1T1E概念進而產生模組化的構成要素(element),並以Target(目標族群)為核心,涵蓋人事時地物等八大要項,將原始構想中模糊不清的部分,加以釐清並具體化:

5W
:Why(企畫的原因與背景)、What(企畫的內容)、Where(企畫執行的地點)、When(企畫的執行進度)、Who(企畫的執行者);
2H:How(執行的路徑與方法)、How much(經費);
1E:Effect(企畫執行後的效益分析)。

有了5W2H1T1E概念後,就可以將這些概念轉換成企畫書的大綱與架構,而5W2H1T1E概念也正是企畫書呈現時的出場順序。(作者王友龍,現為專職圖解作家兼講師)

資料來源《經理人月刊No.86》

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