想像一下，辦公室每天都沒什麼員工來上班，公司卻能照常運作，那會是個什麼樣的光景？成為一個虛擬化團隊的成員之一，又會是什麼感覺？或者辦公室根本從來就不存在？
（圖片來源：蔡仁譯攝影）
回望過去10年，全球化打破了時間和地域的疆界，加上網路應用日益成熟，企業內部的工作流程早已不再遵循著「日出而作，日落而息」的規則流轉。舉例來說，當你終於完成一份簡報資料準備入眠時，下一秒與你相隔好幾個時區的主管立刻就能著手審核，更別說你那剛起床洗漱的客戶，正邊吃著早餐邊回覆你的郵件。如今，無論在企業對內和對外的溝通上，「遠距辦公」的工作型態，早已全面普及至各個產業。
行動辦公軟體解決方案供應商Citrix Systems曾經進行一項數據調查，該份報告指出，到了2020年時，約有29％的人會透過遠距離工作的方式來辦公，目前也有24％的企業已經採用這種新的工作方式──也就是減少辦公室內常駐員工的人數，並且將許多IT服務、系統、程式雲端化，使其不再限於傳統辦公室內使用。現在也有更多的企業組織正在重新設計辦公環境，讓辦公室不再只是生硬的工作空間。
辦公室「破牆而立」
雖然「遠距辦公」一詞行之有年，然而它的概念至今仍在不斷延伸。如今它指涉的不單單只是一種工作型式，更可能是一種企業文化。遠距辦公風潮會逐漸茁壯的關鍵因素，在於「行動化」與「社群化」現象。如今人手一支智慧型手機，再加上一台筆記型電腦及平板，在在讓每個人的移動性大幅提高，並能夠隨時隨地透過雲端傳送與存取資料，因而出現各種「社群化」效應。這樣的現象，除了改變現代人的社交方式外，也正影響著每一個人的工作型態。
特別是近兩年全球掀起創業熱潮，許多年輕創業家從社群中找到創業靈感，更找到創業夥伴。辦公室，這個代表實質空間的概念，正逐漸「破牆而立」，而不再被看得見又摸得著的牆壁、天花板、窗戶等物件所侷限，重點在於成員間是否有相同的價值觀與理念。
要達成遠距辦公的願景，「協同工具」是其中不可或缺的要角。在過去，這些協同工具多半以IT專案型式導入，且偏重中大企業內使用。但隨著雲端服務的成熟，各種雲端協同工具近年來正如雨後春筍般紛紛冒出，如Slack、Zoom、Yammer等，不但成本相對低廉，在使用上也更容易快速上手。
IBM全球社群企業轉型副總裁布理歐（Edward Brill）表示，隨著企業工作型態產生變革，雲端協同工具的重要性亦與日俱增。而各種雲端協同工具的問世，也反過來影響企業的工作文化，兩者之間環環相扣。
布里歐分析，無論是大企業、中小型公司，或是寥寥數人的新創團隊，對於雲端協同工具的主要需求皆大同小異，也就是這些工具必須同時具備安全性、易用性（Ease-of-Use）以及穩定的效能。其他次要差別則在於，大型企業較為重視能夠強化內部溝通的雲端協同平台；反之，小型新創團隊則看重能強化與外部夥伴連結、合作的工具。
布里歐認為，若能將雲端協同工具運用得宜，不僅能增進員工的工作效率，還能加速企業的創新腳步。他觀察，如果企業能大方擁抱這種新的工作型態，高階主管也鼓勵員工透過雲端協同工具完成各項工作，並善用雲端協同工具交付任務分配，進行專案管理，如此將更能激發出員工的創新思維。
最浪漫的工作風格
當企業採用遠距辦公模式時，做為一個主管難免會擔心工作團隊是否存在向心力不足、專注度不夠、歸屬感不佳等問題。此時，企業若能夠導入具備社群功能的雲端協作平台，便能提高員工的參與度，凝聚向心力，提升工作效率之餘，亦能創造新的商業契機。也因此，具備「企業社群平台」功能的雲端協同工具也將益發重要。
布里歐解釋，社群平台早已滲透至一般社會大眾，從Facebook、Twitter的廣泛流行即可窺知一二。而「企業社群化」的概念則還在起步階段，其核心思維是希望能透過企業內部的社群平台，來提升遠距辦公的效率，為企業創造實際業務成果。
舉例來說，當內部員工都透過行動與通訊軟體辦公時，此時若有一個平台能彙整所有資訊，並讓所有員工在此平台上作業，就是一種企業社群化的具體實現。以IBM近日發布的社群協同作業平台Verse為例，它的目的即是在於打破傳統電子郵件的侷限，讓電子郵件平台具備人工智慧社群協作的功能，期望能徹底改變未來辦公室的工作型態。
社群化引發的工作型態革命，讓我們對於未來辦公室有了更多想像。如果能像旅人那樣隨心所欲安排自己的時間，應該是最讓人嚮往的工作型式吧──不需要匆忙趕著早上9點打卡、中午12點吃午餐，工作提前做完了，也不用撐到晚上6點才能打卡下班。在各種雲端協作平台的幫襯之下，不在辦公室辦公，正漸漸成為一種最浪漫的工作潮流。
（尊重智慧財產權，如需轉載請註明資料來源：《數位時代》第251期）
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