要說服聽眾,不是拿出數據就有效!沒想過這6個問題,簡報再認真準備都沒用
要說服聽眾,不是拿出數據就有效!沒想過這6個問題,簡報再認真準備都沒用

每場商業簡報都有一個共同目標:說服聽眾採取行動。要說服聽眾,絕不是學會「這時候語氣應該變強」「講這句時最好配合某個手勢」的表演手段就好,還要「說對故事」。所謂對的故事,指的就是簡報中提出了什麼方案、對聽眾可以產生哪些效益?這是每個簡報者在落幕前,務必要讓聽眾「帶走」的東西,如此他們接下來才能進一步採取行動。

大部分商業人士都活在自己的世界裡,每天忙著找出競爭策略、產品分析、財務分析、擬定行銷計畫,鮮少有人思考「如何好好向聽眾說故事」。於是,絕大多數的商業簡報往往只說自己想說的話,充斥著艱澀的術語、複雜的圖表數據,忽略了要告訴聽眾「這對你有什麼好處?」

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圖/ 經理人提供

犯了簡報5大禁忌,聽眾絕對離開你

《簡報聖經》作者傑瑞‧魏斯曼(Jerry Weissman)將簡報比喻成按摩治療:「優秀的按摩師絕不會讓手離開你的身體;同樣地,優秀的簡報者也絕不放走聽眾的思緒。」只是,「一開始便牢牢抓住聽眾的心」,說起來容易、做起來難,而且巧妙各有不同。魏斯曼歸納出的「簡報五戒」,如果你的簡報犯了其中一項禁忌,那也別怪聽眾沒有集中注意力:

  1. 缺乏清晰的論點 :回想你曾有多少次,從頭到尾聽完一場簡報後,還是一頭霧水地想問:「重點到底是什麼?」

  2. 對聽眾沒好處 :簡報中沒說明聽眾能從中獲得什麼好處。試想你是否曾在聽取簡報的過程中,「不斷地」自問:「那又怎樣?」

  3. 過程不明白流暢 :概念的呈現方式雜亂無章,聽眾跟不上簡報的邏輯,直想問台上主講者:「等等!你怎麼導出那個結論的?」

  4. 太瑣碎 :出現太多技術性、不相關的資料,讓你不禁想問:「這是什麼意思,和主題有關嗎?」

  5. 太冗長 :在簡報結束前,就讓聽眾感到無聊。

魏斯曼指出,一味地陳述自己想鼓吹的產品、服務或事實,並無法做成具說服力的簡報,因為其中缺乏了一個重要環節,那就是將產品的「特色」(feature)轉換成聽眾的「利益」(benefit)。因此,在口頭簡報時,每當提到自己、公司,以及你提供的產品服務之前,務必先自問:「這對聽眾有何利益?」凡是對聽眾有利的事物,就一定要說清楚、講明白;如果對聽眾無益,便無須多言,因為這個細節,只有你(或你的同事)感興趣。

6個問題,把產品特色轉換成對聽眾的利益

《簡報聖經》作者魏斯曼提出了6個「連續的問題」,協助簡報者將想強調的「特色」,轉換成聽眾的「利益」。

  1. 這對你很重要,因為……?

  2. 這對你有何意義?

  3. 我為什麼要告訴你這些?

  4. 誰在乎?

  5. 那又怎樣?

  6. 然後又怎樣……?

延伸閱讀:

  1. 別再做塞滿字的投影片了!10個設計原則,讓你的簡報超專業

  2. 靠這套SOP準備簡報,他成功說服蘋果CEO,省下六千萬成本

本文授權轉載自:經理人

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從切菜到乾燥加工!宜展如何結合桃園市政府創業資源,以AI開拓農產加工第二成長曲線?
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走進蔬果加工廠,同樣是100公斤高麗菜,最後能做出多少成品?答案不見得相同。氣候、產地與品質影響原料條件,客戶要求的切法、重量與交期也各不相同。對曾任科技業研發主管十多年的宜展科技農業執行長林佑澤而言,這是與科技製造截然不同的世界。

「農業部分全部都不一致。」林佑澤以青江菜為例,即使機械手臂已經訓練好辨識特徵,面對形狀各異的蔬菜,仍難以判斷該從哪裡抓取。農產品的天然變數,卻得面對學校團膳、連鎖餐飲、航空空廚等企業客戶對品質與交期的要求。如何讓加工流程穩定運作,成為宜展投入數位轉型的起點。

從紙本、LINE到數據,先把現場經驗留下來

目前宜展一年處理數千噸蔬果、服務超過120家企業客戶,業務涵蓋採購、截切、清洗、包裝與配送。林佑澤觀察,農產加工的關鍵經驗往往掌握在資深員工手中:該買多少菜、原料損耗多少、訂單增加又該安排多少人力,都仰賴現場判斷。

「主要就是把人的經驗變成數據。」林佑澤說。過去客戶透過LINE或紙本下單,現場靠人工整理訂單、對照不同客戶的加工規格;如今宜展利用AI辨識訂單內容並匯入ERP,再依客戶、品項與規格進行標籤化派工。製程則透過QR Code記錄原料投入量與成品產出量,逐步掌握各環節的加工損耗。

接下來是整理現場的判斷依據。林佑澤透過與資深員工對談,了解採購、派工與品管的作業方式,再利用AI協助找出規則、建立SOP。AI整理出的流程仍須由現場人員逐項確認、修正,才能實際執行。

品質管理也在持續改善。傳統金屬檢測器難以辨識菜蟲、橡皮筋等非金屬異物,宜展正與技術夥伴規劃導入AI影像辨識,輔助產線末端檢查。林佑澤表示,每批農產品品質不同,比起單看良率,他更重視客訴是否減少。隨著訂單與製程資訊逐步累積,宜展也希望進一步建立需求預測、採購建議與生產排程模型,減少營運對資深員工個人經驗的依賴。

不只把菜切好,乾燥加工尋找第二成長曲線

除了改善截切本業,宜展也開始發展乾燥加工。學校團膳在寒暑假面臨需求波動,生鮮蔬果則有保存期限短、價格易受產季影響等限制。林佑澤希望藉由乾燥技術延長農產品保存期限,開拓附加價值更高的加工業務。

不過,乾燥同樣有依賴經驗的問題。傳統做法是太乾就降低溫度、縮短時間,不夠乾就反向調整。每批原料的水分與成熟度不同,反覆試做不僅增加成本,也難以維持品質一致。「品質目標沒有設定的話,前面的製程參數就不知道怎麼調整。」林佑澤將過去研發車用面板的思維帶進農產加工:先決定產品希望達到的口感、含水率與水活性,再回頭檢視原料成熟度、截切厚度及乾燥參數等條件。

團隊進一步結合不同乾燥技術、自行改造設備,並接洽桃園的設備業者合作。林佑澤曾比較其他地區的設備,最後選擇設備構造、乾燥均勻度與可靠度較符合需求的桃園業者。宜展也持續累積製程參數,希望未來透過AI找出適合不同原料的乾燥曲線,減少反覆試做。

「我們主要還是要做代工,想要做一個功能性的原料平台。」林佑澤說,果乾目前更像是展示技術能力的產品,未來希望將服務延伸至辛香料、中藥材、太空食品、超級蔬菜及寵物食品等領域。現階段宜展主要營收仍來自蔬果截切本業,乾燥事業尚未形成主要收入。未來若能建立穩定的乾燥製程與代工能力,宜展便有機會從既有蔬果供應鏈,切入附加價值更高的食品原料市場。

從彰化走向桃園,驗證營運方法能否跨區複製

隨著加工流程逐步數位化,宜展也開始思考,這套管理方法能否帶到彰化以外的場域。

參與桃園市政府青年事務局天際線加速器及Meet桃園+後,宜展擴大與桃園產業生態系的連結。林佑澤提到,天際線協助邀集不同局處了解團隊需求,並提供資源媒合機會。宜展也開始與桃園市農會及在地農民合作,增加北部原料來源。這項合作不只拓展了供應來源,更成為宜展因應極端天候、穩定供貨的重要助力。林佑澤回憶,先前中南部連日降雨,蔬菜供應受到影響,宜展便從北部調度蔬菜,以不同產區互相支援,降低天候對供貨的衝擊。此外,團隊也透過天際線資源,獲得參與日本國際伴手禮設計競賽的輔導,並成功榮獲金賞獎肯定,除了展現產品的創新與設計實力,也為宜展拓展海外市場、提升國際能見度創造更多機會。

下一步,宜展規劃以桃園大溪作為第二個驗證場域,將彰化累積的資料、SOP與加工管理經驗,轉化為可複製、可優化的營運管理模式,帶到不同產地、供應鏈及人員條件下驗證。林佑澤指出,未來若要跨區域擴張,不可能每到一個新地方,就把原有團隊整批搬過去。因此,宜展希望將資深員工的實務經驗,轉化為標準化流程與數據模型,結合AI進行生產排程、資源配置及營運決策,讓新場域能依據當地條件快速調整,降低對特定人員經驗的依賴。

從彰化到桃園,宜展接下來要驗證的,是這套從傳統農產加工現場整理出來的管理方法,是能夠跨區域複製、快速部署並持續優化的農產加工營運系統。 長期目標是降低新場域的建置成本與管理複雜度,提升擴張效率,讓傳統農產加工業具備規模化發展的能力。

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