小時候上課，一定會遇那種老師在台上講的口沫橫飛，台下卻睡得一塌糊塗的情況。怎麼也想不到，長大後需要上台簡報，同樣的情形竟然發生在自己身上，這難道是所謂的「因果循環、報應不爽？」
好險事實並非如此。聽眾會忍不住走神，主要是因為簡報者沒有妥善分配聽眾的「專注力」。從醫學的角度來看， 人類通常只能專注40至50分鐘，而且每15分鐘會走神一次 。
所以只要講者好好規劃簡報節奏，就能讓簡報高潮不斷，聽眾聽的津津有味。牛津大學教育學研究所將其如何教導老師把課上的好玩的方法公開，以30分鐘的對話為例，制定簡報9步驟：
事前準備
Step1 目的：決定說話的「目的＝目的地」
大家都有被推銷的經驗，最擔心的就是那種一開始跟妳談天說地，但你明明知道他的下一步要幹嘛，可是就是不知道什麼時候要出招。那種煎熬，體驗過的人都懂。簡報也一樣，事先就要想好交談主旨，最好一句話就能解釋，如「我想加薪」。
Step2 理解：認識說話對象
想好交談主旨後，你得依照對象，像是主管、下屬，或是客戶，調整說話方式。要站在對方的立場，儘可能做好事前的預測。
Step3 方法：選擇配合對方程度的說話方式
有的人習慣說話夾雜一些英文、有的主管喜歡「聽」部屬說話、有些主管喜歡「看」實際資料。為了讓對方理解自己說話的目的，事前必須選擇和準備好最佳的表達方式。
上半場十五分鐘：實際傳達主題
Step1 傳達主題：提出目的與所需時間（限時：1分鐘）
在一開始說話就明確提出想傳達的主題，像是「接下來想談談關於OOO的事。（我想談談關於加薪的事...）；此外，再開始表達前先告訴對方預計會花多少時間，能使對方靜下心來，仔細聆聽。最好具體一點，可以以五分鐘為一個單位。
Step2 整體要點：提出明確重點（限時：2分鐘）
蘋果電腦創辦人賈伯斯演說就常先舉出三個重點，再分別延伸說明。事實上，根據心理學研究，將談話主軸鋪陳為三點是最有利的作法，一般人也比較容易記住，你可以以「關於OOO，我整理為以下三點」最開場白。
Step3 說明主題：看到說話的終點，就能掌握整體路徑（限時：12分鐘）
這是表達最重要的一部分，你得將想傳達的內容依照「結論、原因、具體範例」的順序說出。舉例來說，就是「從結論來說，就是OOO；之所以會這樣認為，是因為XXX；具體來說，像000那樣的例子。按照這樣的順序，按部就班說明。
下半場十五分鐘：確認說話內容
Step1 整理重點．休息（限時：5分鐘）
還記得之前提到，人的專注力每15分鐘就會中斷一次嗎？上半場15分鐘結束後，你可以先停頓一下，像請大家喝口水，或開個玩笑。休息過後再對之前15分鐘說的內容做個簡單的總結，像是「綜合以上所說，就是OOO。」
Step2 確認（限時：7分鐘）
講者怎麼樣能確認自己表現如何呢，觀眾又吸收了多少？在這個階段，就請聽眾問問題或發言吧。藉此確認對方已經聽懂哪些部分，還有哪些是不清楚的。如果對方不擅長主動發言，你可以採取發問形式，像是「關於剛才說的OOO，你有什麼想法？」
Step3 總結與補充（限時：3分鐘）
最後，確定雙方針對主題做出了什麼共識，無法達成哪些共識，以及需要再思考或繼續討論的事項。總結過後，順便向對方表達感謝之情，為雙方留下好印象。
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本文授權轉載自：經理人
