待辦事項永遠畫不掉?Apple顧問:我天生愛拖延,但這樣列清單,負擔減一半

2017.02.28 by
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星期一時排好這週的工作清單,但到了星期五,清單上頭卻只劃掉了幾項,怎麼會這樣?心中不禁想,我已經按照許多成功工作者的方法,事先決定好工作排序,為什麼還是事情還是遲遲無法解決?

看了許多書、許多文章,都告訴我們要把工作排序:根據事前排定工作的優先順序,來決定當下要做什麼事。但是,為什麼每次過了一個星期,清單上面的事項還是有事情懸而未決?

其實,問題可能出在清單內容寫得不夠明確。

《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》作者班.以利亞從2009年開始在蘋果(Apple)擔任企業顧問,能在這樣世界一流的公司任職,能力與效率一定非凡,但他卻很誠實的告訴大家:「我其實天生愛拖延。」

但也因為如此,讓他找出讓工作變得更好更快的方法:善用待辦事項清單。他說,不管什麼工作,通常不可能一步完成,而是會延伸為一個完整的工作計畫。所以,只要把工作拆解成一個動作就能完成的幾個任務,就能加快你把清單劃掉的速度。

待辦清單不是點列式,而是一個結構完整的句子

把條列式的待辦清單當成指派工作給別人,你就不會用一個名詞當作說明,而是用更多輔助資訊來解釋工作內容。而這個句子就會變成有價值的訊息,不但顯示出意圖,也提供完成任務所需的資訊,讓你在日後工作時,能馬上理解任務、執行。

比如說「小番茄」,此詞能衍生出的動作與任務百百種,但若是以動詞、主詞、受詞寫下完整句子,就能馬上知道要怎麼開始行動,如:

  • 動詞:購買
  • 主詞:玉女番茄
  • 受詞:送給主管當伴手禮

每一個小任務的句型都是由動詞、主詞、受詞構成,這是能表現工作變化、關聯或差異的基本方式, 把大計畫的細項切割成一個動詞的完整句子,只要完成一個動作,你的清單就可以劃掉一項,不僅不用花費腦力思考當初列下這個詞句的的相關細節,更可以加快你完成一項計畫的速度。

由於句子可以互相串接,形成更複雜的句子,或段落、散文,也就是說,可以用句子來解釋另一個句子。

以「幫溫蒂規劃生日派對」為例,它已經是一組動詞、主詞、受詞組成的句子,但其實還可以再針對每一個詞彙,再寫出一組動詞、主詞和受詞,如:「邀請親友出席」、「詢問溫蒂喜歡哪樣的派對」及「買禮物給溫蒂」等。重複這個過程,直到寫下的任務,不能再以三個組塊來描述。

這個習慣不但能建立良好的自我察覺、在工作時找出任務的最適合規模,還能以不費力的方式開始工作。若是碰到沒遇過的工作計畫,只要重複這些步驟,把大計畫分割為小任務,就比較容易開始行動。

如果工作計畫裡的各項任務,都能以一個簡單的完整句就描述完畢,就不需要硬記著整個計畫,這麼一來,大腦能得到解放,全神貫注地在工作上。

不過,也有些工作沒辦法在事前就規劃好所有細節,就算可以也不一定能照著執行,像是研讀報告、寫劇本、蓋房子等,這種規模龐大,或沒有絕對完成結果的工作就屬於此類,只有自己認定結束,才算完成。
因為這些工作通常包含了大量的資訊,或資料會因特定情況暴增,又或者你的工作牽涉到其他人,無法隨時精準掌握別人的進度。

重點提示:把計畫切分為待辦清單的關鍵

1.寫出包含動詞、主詞、受詞的完整子句。
2.再分割主要任務,以動詞、主詞、受詞描述主要子句。
3.重複階梯式流程,直到最下面一階。
4.將情境相同的任務列成待辦清單。
5.將這些任務分配到適當的情境下做。

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  2. 多數人都誤用了待辦清單!小心不知不覺的瞎忙,毀了你的人生

本文授權轉載自:經理人

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