科技改變了既往的工作型態，員工經常不在辦公室，就算在辦公室可能也沒有固定位置，但是團隊合作的需求卻沒有因此減少，所以企業需要一個能即時溝通、分享訊息且安全的協作平台，才能讓員工在平台上避免資訊的誤解或不同步。
有效率且安全的內部溝通 才能提升整體營運表現
數位時代新事業部總經理羅子亮認為，公司對企業協作的態度，會影響整體營運績效表現，因為很多的客訴案件是需要跨部門溝通才能解決，當客服人員接到客訴電話時，如果能透過協作平台快速找到負責窗口，有效解決客戶的不滿與抱怨，自然能提高客戶的滿意度。
由此看來，企業協作平台不只可以提昇溝通效率，長遠來說還能提高客戶滿意度和營收，為此，微軟於2016年底推出新世代協作工具 Microsoft Teams，滿足企業對新溝通方式的需求。台灣微軟總經理邵光華指出，Microsoft Teams 完美整合 Office 365 與全球150家合作夥伴，讓 Microsoft Teams 不只是溝通工具，更是一個對話平台，一個讓員工能夠安全的隨時隨地交換想法、分享訊息的平台。
跨產業應用 Microsoft Teams 看見企業競爭力
微軟 Microsoft Teams 首席技術科學家 Dan Stevenson 表示，目前 Microsoft Teams 全球試用企業已經超過20萬，而且每個月以30%的速度持續在成長，台灣微軟營運暨行銷部資深協理張立業則進一步分享台灣企業實際應用情況，探討製造、零售與金融業如何應用 Microsoft Teams 提高溝通效率。
製造業>>智邦科技：解決跨區溝通需求
先就製造業來看，台灣許多製造業將研發中心設在台灣、工廠設在大陸，經常透過開會的方式來解決跨區域溝通協調的需求，然而，開會不僅浪費時間、沒有效率，也無法激發員工創意，因此在 Microsoft Teams 開放試用後，網通大廠智邦科技便率先導入。
張立業表示，智邦科技除了開會外，原本還有使用 Line 和 Slack 進行跨區域的內部溝通，然而，這兩種工具都不好管理，大幅增加IT管控的難度與複雜度，而且有些員工離職後，還持續留在 Line 群組中，形成資安上的隱形危機，導入 Microsoft Teams 後，不僅解決這些問題，也大幅提高溝通效率。
智邦科技認為，提高效率的原因主要有二點：
第一、大陸工廠與台灣研發單位在討論時，經常需要分享文件或晝面，Microsoft Teams 把文件相關的討論串整合在一起，不僅方便討論，日後要搜尋與文件相關的討論內容也比較容易。
第二、Microsoft Teams 整合 Office 365 應用，而 Office 365 中的專案管理工具 Planner，搭配 Microsoft Teams 頁籤式的畫面設計，可以輕鬆設定專案的起始日、工作管理者以及追蹤目前執行進度。張立業補充指出，企業可以自行客製設計 Microsoft Teams 頁籤，將公司內部網站、目前使用的 AP 等加進來，變成單一入口平台，方便員工工作。
製造業>>金士頓：保持IT部門高效文化
記憶體大廠金士頓則是由IT部門率先導入 Microsoft Teams，提高 IT 人員回應內部需求的速度。金士頓台灣分公司資訊部副理郭家齊表示，記憶體市場變化快，幾乎每 3 個月就會變動一次，IT 部門必須保持高效率，快速回應使用者需求、快速部署，才能即時因應市場變化、幫助業務快速接單，而 Microsoft Teams 企業協作平台的特性，恰好能幫助IT部門實現一直以來所倡導的高效文化。
郭家齊進一步解釋，為了確保軟體開發的高效率，金士頓採用 DevOps 敏捷式開發的方式，並將專案的生命週期與 Microsoft Teams 整合在一起，換句話說，IT 人員可以在 Microsoft Teams 上追蹤專案進度，因其將所有訊息討論串都記錄下來，不同部門、負責不同開發階段的人員只要搜尋對話記錄，就能掌握目前進度、即時參與討論，完全符合金士頓強調敏捷、彈性且即時回應的互聯網企業精神。
零售業>>藥妝通路：確保總部和門市的溝通效率
除了製造業，零售業通路多且分散各地的產業特性，也很適合使用 Microsoft Teams。張立業指出，某知名藥妝通路為了解決總部與門市間的溝通挑戰，決定導入 Microsoft Teams，如此一來，門市督導就可以隨時隨地將門市狀況反應給總部，總部的訊息也能即時傳遞給各門市店長，如果遇到商品缺貨或客訴案件，也能即時協調總部相關人員即時處理。
該藥妝通路認為，Microsoft Teams 最大效益在於，重要訊息可以儲存下來，不用擔心被洗版，利用 Office 365 內嵌的 Power BI 大數據分析，可以快速掌握營運績效。
零售業>>東森信息：確保資安問題
同樣導入 Microsoft Teams 的零售業者還有東森集團，東森信息科技總經理王辭笙指出，過往專案成員普遍使用 Slack 和 Trello 進行溝通，但是訊息一直沒辦法作有效控管，而 Teams 不只能解決這個問題，還能符合 ISO 27001、PCIDSS 等資安標準。
目前東森信息科技的員工只要進入辦公室，第一個動作就是打開 Microsoft Teams，它對東森員工來說，就像是一個工作平台的存在，只要登入 Microsoft Teams，就能掌握今天一整天的工作內容，並檢視是否漏掉哪些討論訊息，即時跟上最新進度。
金融保險業>>透過對話即平台 提高服務品質與速度
最後一項金融保險業，因為商品種類複雜、管理規範多，員工很難一次掌握所有資訊，透過 Microsoft Teams 的 Connectors 功能，可以連接各種不同資料來源，再透過全文檢索快速找到所需資料。張立業認為，這非常適合應用於保險業，由於保單種類太多，有各種不同的細節和規範，而保險業務員經常在外服務客戶，再加上新進業務員比例又高，若能應用 Connectors 功能，在 Microsoft Teams 上匯聚所有資訊，就能幫助業務員快速掌握正確資訊。
碩網資訊總經理邱仁鈿則應用 Microsoft Teams 的 Bots 機器人功能，製造出許多公司內部溝通的應用情境，包括
- 代替 HR 回答有關福利、薪資、公司制度...等問題，
- 擔任 IT 的 help desk，為員工解決基礎的 IT 使用相關問題，
- 化身為業務小助理，協助業務解決客戶的問題，提高服務客戶的速度和品質。
邱仁鈿強調，Microsoft Teams 可以做為業務很好的備援，讓業務人員能夠快速回應客戶，真正實現對話即平台的服務。
管理大師羅伯特、凱利曾經說，企業的成功是靠團隊，成功的團隊靠溝通，透過 Microsoft Teams 協作平台，讓員工能夠快速分享資訊並做決策，企業才能在數位轉型浪潮下，進行安全且高效率的協同溝通作業。
想更加了解現代化會議兩大功能嗎？
歡迎報名 台灣微軟 5/16 於台北寒舍艾美酒店三樓琥珀廳舉辦的「兩大關鍵 啟動企業全效溝通平台」
