頂尖人士的工作規畫法,4象限,一眼看出該做什麼事

2017.06.05 by
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製圖 / 張玉琦
把事情做完、做好,並非不可能的任務。專業工作者不僅要善加管理時間,還要學習規劃工作的優先順序。

把事情做完、做好,並非不可能的任務。專業工作者不僅要善加管理時間,還要學習規劃工作的優先順序。在日本東京全球學院 Globis 教授經營戰略的溜田信建議,從報酬和達成機率的標準來分類工作,就能輕易看出該怎麼安排先後順序。

縱軸是報酬,橫軸是達成機率。A 區表示高報酬、達成機率也高,這類型的工作是就算放掉其他的工作也一定要優先處理。

接受有挑戰性的工作,小心不要不自覺拖延

關鍵是,高報酬、低達成機率的 B 區,這些代表的是具有挑戰性的工作。專業工作者應該要分配一點時間作這區的工作,但不必以百分百達成為目標,只要做到 5 成就有充分的價值,如果再尋求周遭同事的協助,還可以做到 7、8 成。

溜田提醒, 工作者常常不自覺拖延 B 區的工作,因為這就是會讓你感到棘手、困難的事情。所以承接工作時要先考慮,把工作完成,是不是會有收穫,學到的東西是自己的嗎?有收穫,決定要做的時候,可以試著向主管請求延後截止日期,或者跟其他同事協力合作,減少自己的負擔。

絕對不能犯的錯就是對自己太過自信,認為一定可以完成,等到時間快到的時候才驚覺來不及,把工作丟出來要別人幫忙。

瑣碎的雜事,利用空檔一點一點完成

C 區指的是報酬小、做得到的工作,通常是一些雜事。這種工作有時也會不自覺地拖著不做,因為這些工作會讓你覺得「做不做都好」「做起來不起勁」。溜田建議,就利用零碎的空檔時間做,就在沒心情做正事的時候多少做一點。另一種看待這些事情的方式是,分析你沒幹勁的理由,視為自己的弱點加以改進。

D 區則是既難達成,也沒什麼回報的工作,因為你的努力可能白費,建議最好別做了。

依照職涯進程,客製化矩陣

這個矩陣的活用方式是依照自己的需求客製化兩軸(見下圖)。在縱軸的部份,想要追求業績時可以改成營業額、利潤;規劃職涯時則應該放升遷、績效考核;進修時考慮的是專業知識;用在人生藍圖上就可能是幸福的程度。

縱軸考慮的是達成機率,你可以考慮「未來的自己做得到嗎?」,又或身為主管、領導者,可以改為「團隊可以辦到嗎?」「公司可以辦到嗎?」

分類完工作後,就可以明快地安排先後,按部就班完成任務。

製圖 / 張玉琦

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本文授權轉載自:經理人

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