當你開啟Excel，最先會遇到的東西就是「儲存格」。它是指工作表中一個個小格子，專門用來存放你輸入的所有資料，是Excel裡最基礎的項目。但可別小看這個小格子，如果懂得搭配運用Excel內建的各種儲存格格式，不用重新輸入、就能輕鬆改變資料呈現的樣貌喔！
1. 文字格式：手機號碼要這樣輸入，第一個0才會出現
不需要「計算」的資料，最好設定為文字格式，才不會被Excel自動判斷成數值，改變呈現的樣貌。
最常見的例子是，你想輸入手機號碼，明明鍵入09xx，最後顯示出來卻變成9xx，首位0莫名其妙消失了。這是因為Excel誤判為數值，0在數值首位是沒有意義的數字，會被直接忽略。其他像是員工編號、統一發票號碼等等，都屬於可以設為「文字」格式的類型。
要讓數值變數字，可以在輸入時先鍵入單引號「'」，例如「'0931」，此時電話號碼的數字就會顯示出最前面的0。或者，先點選要改變格式的儲存格後，按右鍵選擇「儲存格格式」，並把「數值」裡的類別改為「文字」即可。
2. 數值格式：想用來運算的資料，都要設為數值
有時候運用函數計算卻發現結果有誤，可能就是儲存格格式設定錯誤。
比方說，常用來加總的SUM函數，碰到不是「數值」格式的數字會自動視為0，所以如果你輸入的資料要用來運算，最好都設為數值格式。
除了計算方便，數值格式裡還有許多呈現資料的格式，可以幫助你凸顯報表的重點。以下介紹5種常用格式類型：
千分位：4000→4,000
報表中習慣上數值有千分位符號，方便辨識值的大小。先選擇想改變的儲存格，在「常用」索引標籤裡的「數值」，點選「，」即可。
百分比：0.4→40%
大量小數點很難閱讀，不如改為百分比更清楚。一樣先選想改變的儲存格，在「常用」索引標籤裡的「數值」，點選「％」。
小數點40%→40.1%
遇到精密的計算，只顯示到整數位可能看不出差異，這時可以在「常用」索引標籤裡的「數值」，點選「→.0 .00」增加小數位，反之就點選「.00→.0」減少小數位。
固定單位：4000→$4000
如果你希望為總計那一格加入單位符號，就選擇該格後，在「常用」索引標籤裡的「數值」，點選「＄」。
負數值：-4000→(4000)
資料運算如果出現負值，通常是以「-」表示，但在會計報表中會希望用（）呈現以凸顯負值。選擇想改變格式的儲存格，在「常用」索引標籤裡的「數值」修改「通用格式」變為「數值」。
日期格式：年、月、日、星期，一個鍵就自由切換
Excel內建的日期和時間格式有很多種，方便你自由切換資料呈現的樣子，唯一的關鍵是輸入資料時一定要按照標準打法「西元年/月/日 24小時制的時間」，例如「2015/11/1 14:00」（日期和時間中要空一格），這樣Excel就能辨別這筆資料是「時間」而非數值。
假如你希望最後呈現出來的資料不是日期，而是「星期」，就選擇輸入日期的欄位，點右鍵裡「儲存格格式」，在「日期」中切換為「星期」的設定即可。
或是想轉換成「民國」為單位的年份，則在「日期」中的「行事曆類型」點選「中華民國曆」，就會出現民國的年份供切換選擇。
另外，儲存格格式裡的時間選項，也有許多格式可以運用，像是直接把24小時制的時間切轉換成am和pm的12小時制。總之，只要一開始用正確的打法輸入時間，之後可以仰賴Excel儲存格格式的功能，隨意變換需要的呈現形式，完全不需要重新輸入資料。是不是超級方便！
一次搞懂EXCEL，《經理人月刊》6期+特刊《商業圖表製作與應用》只要880>>
延伸閱讀 /
Excel基礎班看過來！最實用5大函數在這裡！
學會這5個Excel快速鍵，工作效率保證翻倍！
3大Excel排序功能：輕鬆把資料分門別類！最常用的資料整理法，你一定要學
圖片製作 / 吳瑄庭