你的桌面上是否堆滿了各式參考工具書，文件每來一件就堆疊上去，慢慢地變成一座小山？抬頭一看牆上貼滿了來電待回覆的便利貼，每天總是花很多時間在找東西？有些人以為雜亂的桌面是種不拘小節的表現，但這其實這是阻礙工作順暢的殺手。
台北市專業秘書協會監事長、安麗日用品公司秘書游美未，從事秘書工作多年，曾擔任1998年的亞洲秘書大會台灣區代表，也在文化大學推廣教育部擔任講師，對於資訊及檔案管理有豐富的經驗。
**哲學1： 無用資料就丟，分門別類歸檔
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「以個人檔案管理來說，檔案的參考目的大於保存目的，」游美未指出，除了具有法律效力，或是依稅法規定要保存7年的財務相關憑證外，其他對自己無用的資料要勇於丟棄。她認為每個人有不同的參考需求，但像是沒有意義的廣告文宣、重覆的文件、容易再取得的影印稿，或是網路上就能夠取得的資訊，最好把它們丟掉，「捨得捨得，有捨才有得，」游美未笑著說，能夠捨棄不要的資料，才能為自己贏得更大的空間。
清理不要的文件後，接下來就是為自己的檔案訂定分類規則。檔案分類的類別依個人工作類別而異，像是產品名稱、公司名稱、部門組織、日期、食衣住行等。除了幾個分類檔案，也要建立一些工作流程的資料夾，像是待辦事項、待討論案件，剛收進來的文件、待發出的文件等資料夾。除此之外，游美未自己還有一個A4印表紙紙盒做的「迷惑箱」，如果有一時不知該放在那裡的文件，就先丟進去，過些時候再來處理。「總之，檔案管理應該是每個東西都有該去的位置。」游美未建議，如果是某個職務的新鮮人的話，先別急著建立自己的分類方式，先參考別人或是過去的分類方式，因為之前那樣做一定有它的道理，先去理解它，才試圖去改變它。
**哲學2： 工具歸檔，掌握KISS原則
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訂好分類規則後，接下來就要選擇適當的工具來幫助歸檔。像是個人常用的通訊錄，最好裝在透明的Ｌ夾裡，像這種取用頻率很高的文件，就把它放在隨手可拿的地方，不要放在抽屜或櫃子裡。而「迷惑箱」就放在腳邊，順手就可以丟進不知如何分類的文件。善用各種工具，給文件一個好的安身立命的地方，才方便自己尋找取用。
游美未指出，一般人在檔案管理時主要有兩個問題，一個是未歸檔所以找不到，另一個是歸檔後找不到，為了避免這種情況，在歸檔時就要注意到KISS（Keep It Simple&Stupid）原則，在歸檔時要非常直觀，任何人都可以理解，像是「某年月日跟某公司討論保養品經銷商的會議記錄」，最好是歸在「會議記錄」這一類，而不要歸在某公司、經銷商。「檔案管理不只是自己找得到，而且要方便別人搜尋，」游美未強調檔案管理的目的，是要讓別人能方便找到，就算休假時職務代理人也能輕鬆利用搜尋你的資料。當然，機密資料需要用其他的方式處理。
**哲學3： 檔案電子化，用關鍵字檢索
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至於現在講求環保、無紙化辦公室，有許多檔案都電子化了，但是上面提到的丟棄不要檔案，建立正確的分類等等方式仍然一體適用。除此之外，游美未指出，電子化檔案最方便的是可以利用關鍵字檢索，但為了日後方便尋找，在取檔名時一定要加以格式化，交待人、事、時、地、物以利檢索。像影片檔要寫上場記，照片檔要附說明。例如：「09/11/2003小潔在美國紐約的照片」。此外，電子檔要定期備份，游美未認為硬碟很不可靠，所以要記得要定時用光碟做資料備份，才不會發生萬一時欲哭無淚。
「通常檔案管理的工作順位都排在很後面，」但游美未認為，檔案管理是一種方法和習慣，只要一開始仔細購思分類方法，好好整頓一次，日後有任何文件一來就放到該去的地方，而不是把整理文件當成有空才來做的事情。只要能確實做到，會發現其實這樣子才真的能夠節省工作者的時間。
游美未小檔案
年齡：1954年
學歷：輔仁大學會計系
經歷：安麗日用品股份有限公司秘書
台北市專業秘書協會監事長
聯合利華公司總經理秘書／對外事務副理
