Keep It Simple & Stupid

2004.09.01 by
數位時代
Keep It Simple & Stupid
你的桌面上是否堆滿了各式參考工具書,文件每來一件就堆疊上去,慢慢地變成一座小山?抬頭一看牆上貼滿了來電待回覆的便利貼,每天總是花很多時間在找...

你的桌面上是否堆滿了各式參考工具書,文件每來一件就堆疊上去,慢慢地變成一座小山?抬頭一看牆上貼滿了來電待回覆的便利貼,每天總是花很多時間在找東西?有些人以為雜亂的桌面是種不拘小節的表現,但這其實這是阻礙工作順暢的殺手。
台北市專業秘書協會監事長、安麗日用品公司秘書游美未,從事秘書工作多年,曾擔任1998年的亞洲秘書大會台灣區代表,也在文化大學推廣教育部擔任講師,對於資訊及檔案管理有豐富的經驗。

**哲學1: 無用資料就丟,分門別類歸檔

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「以個人檔案管理來說,檔案的參考目的大於保存目的,」游美未指出,除了具有法律效力,或是依稅法規定要保存7年的財務相關憑證外,其他對自己無用的資料要勇於丟棄。她認為每個人有不同的參考需求,但像是沒有意義的廣告文宣、重覆的文件、容易再取得的影印稿,或是網路上就能夠取得的資訊,最好把它們丟掉,「捨得捨得,有捨才有得,」游美未笑著說,能夠捨棄不要的資料,才能為自己贏得更大的空間。
清理不要的文件後,接下來就是為自己的檔案訂定分類規則。檔案分類的類別依個人工作類別而異,像是產品名稱、公司名稱、部門組織、日期、食衣住行等。除了幾個分類檔案,也要建立一些工作流程的資料夾,像是待辦事項、待討論案件,剛收進來的文件、待發出的文件等資料夾。除此之外,游美未自己還有一個A4印表紙紙盒做的「迷惑箱」,如果有一時不知該放在那裡的文件,就先丟進去,過些時候再來處理。「總之,檔案管理應該是每個東西都有該去的位置。」游美未建議,如果是某個職務的新鮮人的話,先別急著建立自己的分類方式,先參考別人或是過去的分類方式,因為之前那樣做一定有它的道理,先去理解它,才試圖去改變它。

**哲學2: 工具歸檔,掌握KISS原則

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訂好分類規則後,接下來就要選擇適當的工具來幫助歸檔。像是個人常用的通訊錄,最好裝在透明的L夾裡,像這種取用頻率很高的文件,就把它放在隨手可拿的地方,不要放在抽屜或櫃子裡。而「迷惑箱」就放在腳邊,順手就可以丟進不知如何分類的文件。善用各種工具,給文件一個好的安身立命的地方,才方便自己尋找取用。
游美未指出,一般人在檔案管理時主要有兩個問題,一個是未歸檔所以找不到,另一個是歸檔後找不到,為了避免這種情況,在歸檔時就要注意到KISS(Keep It Simple&Stupid)原則,在歸檔時要非常直觀,任何人都可以理解,像是「某年月日跟某公司討論保養品經銷商的會議記錄」,最好是歸在「會議記錄」這一類,而不要歸在某公司、經銷商。「檔案管理不只是自己找得到,而且要方便別人搜尋,」游美未強調檔案管理的目的,是要讓別人能方便找到,就算休假時職務代理人也能輕鬆利用搜尋你的資料。當然,機密資料需要用其他的方式處理。

**哲學3: 檔案電子化,用關鍵字檢索

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至於現在講求環保、無紙化辦公室,有許多檔案都電子化了,但是上面提到的丟棄不要檔案,建立正確的分類等等方式仍然一體適用。除此之外,游美未指出,電子化檔案最方便的是可以利用關鍵字檢索,但為了日後方便尋找,在取檔名時一定要加以格式化,交待人、事、時、地、物以利檢索。像影片檔要寫上場記,照片檔要附說明。例如:「09/11/2003小潔在美國紐約的照片」。此外,電子檔要定期備份,游美未認為硬碟很不可靠,所以要記得要定時用光碟做資料備份,才不會發生萬一時欲哭無淚。
「通常檔案管理的工作順位都排在很後面,」但游美未認為,檔案管理是一種方法和習慣,只要一開始仔細購思分類方法,好好整頓一次,日後有任何文件一來就放到該去的地方,而不是把整理文件當成有空才來做的事情。只要能確實做到,會發現其實這樣子才真的能夠節省工作者的時間。

游美未小檔案
年齡:1954年
學歷:輔仁大學會計系
經歷:安麗日用品股份有限公司秘書
台北市專業秘書協會監事長    
聯合利華公司總經理秘書/對外事務副理

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