Netflix的新進員工往往想趕快搞清楚哪些錢可以花、哪些錢不該花，我們會提供他們做正確決定需要的背景資訊。大衛．威爾斯任職財務長的十年間，在我們的「新生學院」為新進員工立下了第一版的資訊。他這樣說明：
花任何錢之前，請想像你站在我和你主管的面前，說明你為什麼會選擇搭這趟班機、住這間飯店、買這支手機。如果你能說明為什麼花這筆錢符合公司的最大利益，那就不必多問，直接買就對了。但若你覺得理由解釋起來有點不自在，請先不要買，找你的主管商量商量，或改買便宜一點的選項。
這就是我說「事前充分溝通」的意思。大衛提醒大家要想像向主管解釋購買理由的場景，並不是單純的假想練習。你如果不謹慎花錢，很有可能真的得去當面解釋原因。
在Netflix，不必先填採購單，等主管核准後才能購買某樣東西。你可以購買之後拍下收據照片，直接去請款。但這不代表沒人留意你把錢花到哪裡去了。財務團隊提供兩種方法防止不當開支，主管可以選擇要採用哪一種，或是結合兩者。第一個方法部分展現了自由與責任精神，第二個方法則是完全訴諸自由與責任。
如果主管選擇第一個方法，就會像這樣：每逢月底，財務團隊會寄給每位主管一封附連結的電子郵件，列出每名員工這個月所有的報帳收據。主管可以逐一點開瀏覽每個人花了哪些錢。派蒂還在Netflix時選擇這個方法，每月30號都很勤勞地點開財務部的信，仔細檢查人資部門員工的花費，往往會發現有幾個人過度支出。派蒂回憶2008年的一個事件，當事人潔米是人資團隊的新人：
某個星期五傍晚，我正準備下班回家，兩個產品部門的人來找潔米，他們要去矽谷一家昂貴的米其林希臘餐廳Dio Deka。我說：「你們下班要去小酌？」但潔米回答：「不是，我們要開晚餐會議。」月底我收到團隊的花費明細，看到潔米在Dio Deka消費400美元的收據。我覺得不對勁，於是問她：「潔米，這是你前幾週和產品部的人去吃飯的帳單嗎？」結果真的是！她解釋說，是約翰開了一瓶很貴的葡萄酒。「約翰和格雷格喜歡好酒。」我聽了滿肚子火！我說：「他們兩個想喝幾百美元的葡萄酒沒有問題，公司付他們的薪水絕對夠他們自掏腰包！」
派蒂趁這個機會，跟潔米溝通了她需要知道的大原則：
「如果是請客戶吃飯，花這樣的錢是可以的，如果客戶想點一瓶好酒也無妨，那都是你工作的一部分。但你們現在是用公司的錢自己去聚餐，這非常差勁！想和同事出去玩沒問題，但是應該自己出錢。如果你們想找地方開會，請去會議室。這種事不符合Netflix的最大利益。請善用判斷力。」
通常只要溝通一兩次，充分說明之後，員工就能掌握要領，知道如何妥善花用公司的錢，問題也就差不多解決了。當員工意識到主管會留意開支，也就不太會再去挑戰底線。這是減省開支的一個方法，但Netflix很多主管偏好另一個更極端版本的自由與責任。
沒有第二次機會，濫用自由就滾蛋
決定完全訴諸自由與責任的主管選用第二種做法，完全省去查看收據的行政麻煩，把亂花錢問題交給公司內部的稽核部門審查。但一旦被查到濫用，那名員工也不用混了。
行銷主管萊絲莉．奇爾果解釋說：
我們行銷團隊幾乎天天出差，班機和住宿的飯店都自己選。我會事先模擬幾種情況，協助部屬做費用方面的決定。如果你必須趕紅眼班機，隔天一早馬上要開始工作，搭商務艙很合理。如果你能提前一天抵達，搭夜間經濟艙省錢，當然更好，Netflix也會多出那一晚的住宿費。但短程還搭商務艙幾乎從來不符合Netflix的最大利益。
我告訴部屬，我從來不看他們的花費報告，但財務部門每年會抽查全公司一成的花費。我相信他們會謹慎花錢，為公司的錢精打細算，要是財務部門查出有人亂花錢，該名員工會立刻被解雇。沒有記一次警告的機會，只有「濫用自由就滾蛋」——而且你還會被當作不良範例來警剔其他人。
這正是自由與責任的核心精神。 你的團隊如果有人濫用你給予的自由，你就必須大動作開除他，讓其他人明白問題的嚴重性。不這樣做，自由就行不通。
投機取巧難免，但利大於弊
給予員工自由，即使充分溝通過，也說明了濫用的嚴重性，不免還是會有小部分的人投機取巧。發生這種事時，別反應過度、急著設下更多規定。專注處理個別案例，然後放下過去向前走吧。
Netflix也有過投機取巧的人。最常被提起的案例是一名台灣的員工，他經常出差，好幾次偷偷在行程中安插奢華假期，也是公司出錢。他的主管沒檢查收據，財務部門也整整三年沒有查他的帳，等到揪出他的時候，他已經花了超過十萬美元的公款去私人旅遊。不用說，他當然被開除了。
大多數案例中，員工多還不至於詐領公款，只是會鑽漏洞。企業營運部門的副總裁布倫特．維金斯（Brent Wickens）管理公司在全球的所有辦公空間。某一年春天，他團隊裡一位員工蜜雪兒連續多次到拉斯維加斯出差。布倫特會檢查部門的花費，不過一年只抽查幾次。
某天晚上我睡不著，隨手點開一封電子郵件內的連結，郵件主旨是「部門員工花費細目」。我一路瀏覽了手下好幾個人的資料，忽然看到一條不尋常的細項。
蜜雪兒有一筆在拉斯維加斯韋恩賭場的旅遊支出，以「飲食費」名義報銷，金額高達1200美元。兩天行程要怎麼吃掉這麼多錢！我很好奇，把她前幾個月的報銷紀錄也找出來看，發現好幾筆項目看起來怪怪的。她某個星期四到波士頓出席會議，之後與家人共度週末。那個星期五晚上就有一筆餐廳支出180美元。她和家人吃飯也報公帳？
我等辦公室只剩我和蜜雪兒，才開口問這些費用是怎麼回事。結果我一問，她就愣住了。她沒有解釋，沒有道歉，沒有藉口，無話可說。隔週我就請她走人。她在收拾東西時還不停咕噥這一定是搞錯了。我感覺很糟，而且至今還是不清楚到底發生了什麼事。聽說她去了其他地方發展得很好。我們給予的自由不適合她。
本文授權摘自：《零規則》，天下雜誌出版
責任編輯：郭昱彣、蕭閔云
