近期，台灣又重新面臨到新冠肺炎疫情的挑戰，不少企業也再次啟動了遠距辦公模式，確保員工的安全及營運。或許對多數人而言，居家辦公（Work from Home）這個詞早已不再陌生，熟悉混合式辦公（hybrid workplace）更可能是未來企業營運的新常態。
不過打破了傳統辦公室工作的模式或許換得了些彈性的生活，但對於員工、企業而言，究竟在這過去一年多來又有什麼改變與新挑戰？微軟近日透過一份最新工作趨勢指數報告（Work Trend Index），揭露了企業主管須深入了解混合式工作趨勢，也點出企業需藉此機會重新思考，「如何形塑企業文化、吸引並留住人才、及更有效鼓勵協同與創新，」微軟Microsoft 365全球副總裁 Jared Spataro 說，而未來這些結果都將取決於現在企業主的選擇。
73% 受訪者想繼續遠距工作，企業對彈性工作模式態度成關鍵
調查結果顯示，疫情使職場上的人際網絡縮小，但混合式工作模式將使其重新活躍，有73%的受訪者希望能繼續保有彈性遠距工作的選項，另有約41%考慮今年離開現職，而有46%的受訪者因為得以採取遠距模式因此打算搬家。這些數據顯示出企業對彈性工作的應對方式，將決定接下來哪些人會留下來、哪些人離開、哪些人又將加入企業。
面對這些工作趨勢，報告也列出了5大策略提供給企業領導人參考，該如何迎戰混合式的工作型態。
一、打造可賦能員工實現高度彈性的計畫
每個企業、組織都需要打造出一個符合內部運作的計畫，了解組織內部的員工誰能執行遠距工作、誰又必須要到辦公室，而各自的頻率又是為何。幾這些問題解答出來之後，就能制訂出計畫，並在員工學習跟執行任務時給予需要的協助。
二、投資辦公空間和科技，替實體世界與數位世界搭橋
如果混合式工作模式將成為常態，那辦公室概念將重新被定義。要如何在員工能工作的場域裡面，提供合適的數位科技工具、協助溝通的順暢與團隊的協作，便成為主管的首要任務。
三、從組織最上層開始，減化數位疲乏
這件事情並不容易，但是從組織上層開始思考如何達到工作與生活的平衡，不因為遠距工作少了上下班打卡後，在無形中增加了員工的工作負擔，反而要鼓勵員工在實現混合式工作之餘，打造出全新的工作平衡文化。
四、優先重建社會資本 (social capital) 及企業文化
團隊組織需要將過去在數位化時代的態度從被動化為主動，同時鼓勵員工在工作中建立社會資本，同時尋求創造企業文化的支持。
五、重新思考員工體驗，以吸引最佳及最多元化人才
由於混合式工作的來襲，重塑了人才對於企業的期待，因此企業也必須要了解員工的個別差異與需求，讓混合式工作成為吸引數位時代下人才的一種方式。
也因為辦公定義不再只是局限於傳統的辦公室，如何確保團隊能在不同情境、情況下達到完美的協同合作，Microsoft Teams 和 Microsoft 365 便成了企業達成混合式工作的神隊友，讓員工能在不同的空間中，依舊透過Teams進行會議、共同作業或工作流程，讓工作效率事半功倍，並擁抱數位轉型及疫情帶來的新工作模式挑戰。
不過維持公司的營運也不再只是當前企業的唯一目標，打造員工體驗平台 (EXP) 、整合各種數位工具並能同時掌握員工身心發展的解決方案，就成了執行混合式辦公的重要一環，如此才能讓員工獲得工作、成長等所需的資源和支持，並將其無縫整合到工作中使用的相同工具中，而企業跟管理者也能透過該平台了解員工的身心狀況，適時提供需要的資源達到工作、生活的平衡，而 Microsoft Viva 即是為此而誕生的平台。
協作、學習與幸福感，三面向打造 Microsoft Viva 迎戰混合式辦公
或許聽起來不可思議，但與去年2月同期相比，全球花在會議上的時間增逾一倍、電子郵件發送的總量也比去年同期增加逾400億次。背後的含義其實是全球員工在疫情下，雖然透過了數位工具達成了遠距辦公的混合模式，但因為少了打卡上下班的「儀式感」，也導致員工沒有轉換場景而產生長時間工作的疲憊與心理壓力。
微軟首席執行長薩帝亞·納德拉（Satya Nadella）也觀察到，此時更需要正視整合協同工作、學習並同時確保員工的身心健康的企業新挑戰。
從過去單個數位工具的提供走到協同合作，雖加速了數位轉型、完成了混合辦公模式，卻也讓企業不得不去思考員工「生產力」的定義不再只是工作上的產出，而是需透過學習、協作以及幸福感三方來達成。「顯然，員工的身心健康對企業而言是非常重要的，」Unilever企業技術長Steve McCrystal在疫情衝擊下，多了這層學習跟思考。
正因如此，微軟在提供了包括Microsoft Teams、Microsoft 365等工具後，也進一步反思能如何協助企業在混合辦公的趨勢下，能更全面掌握員工的學習、溝通及身心健康，而Microsoft Viva正是整合了員工體驗的四個關鍵領域，不單是賦能員工，也要讓他們在工作與生活平衡的情況下，持續學習跟成長。
不只溝通順暢，還能提醒你休息、做你工作上的小老師
植基於 Microsoft 365、Teams 等數位平台，讓Microsoft Viva能協助企業溝通上更加順利，它集結了通訊、知識、學習、資源和深入解析匯集在一起，使人員和團隊可以隨時隨地發揮最大作用。撇除我們常見的Microsoft 365、Teams等數位工具在協同合作上的能力，Microsoft Viva 以 Viva Connections、Viva Insights、Viva Learning 和 Viva Topics等四個模組組成，在數位工具之餘，更想給企業員工在學習、知識甚至是休息這件事情上有更多新的體驗，達到身心健康的工作狀態。
就以Viva Insights的模組來說，它讓員工跟管理者都能有更多洞察。從員工角度來看，Viva Insights 能確保每位員工的正常休息、專注工作和學習時間，並增進與同事的關係，例如提醒會議時間是否過長、何時需要休息等；對管理者來說，Viva Insights 則能看到團隊和企業層面的趨勢，並獲得更好的工作效率和員工身心健康建議，主動調整工作規畫，並衡量調整後將產生的影響。
至於學習這塊，亦是協助員工更能融入組織的方式，不單是專業技能的增長，對新進員工的培訓亦同。Viva Learning 能將企業員工使用的學習資源彙整、並利用AI的方式給予客製化的建議，包括LinkedIn Learning、Microsoft Learn 和 Skillsoft、Coursera、Pluralsight、edX 等第三方供應商內容，及企業自身的內容資料庫，使學習成為日常工作中的一部分。LinkedIn 的報告也發現，如果公司投資於員工的學習和發展，有高達94％的員工留在公司的時間會更長。
「我們都需要重新思考工作的定義是什麼，」微軟 Microsoft 365 全球事業部副總裁 Jared Spataro 如此說，「因此我們希望提供一個員工體驗平台，幫助企業從上而下一同創造蓬勃發展的企業文化。」
當混合辦公成為疫情下的「新常態」，企業角色不再只是聚焦導入數位工具的數位轉型，而是要擴及到員工的全方位身心狀態，透過整合的工具掌握員工協同合作、學習狀態及身心健康等，用「心」的方式擁抱新的商業趨勢，也才能在賦能員工之餘展現出企業獨特的文化，吸引更多嚮往混合辦公模式的人才。
