受到新冠肺炎影響，許多公司都開始實施在家工作來防疫，遠距的視訊會議的需求大量增加。該怎麼讓遠端的視訊會議開得順利、有效？《經理人》整理出7大要點：
1. 開會提早10分鐘，先搞定軟硬體
大家一定都遇過開會時設備故障而導致耽誤時間的窘境，遠距會議比實體更仰賴科技，因此事先準備相當重要。建議與會者在會議開始前，先測試你的設備、熟悉操作方式，同時檢查保網路連線是否穩定、電腦電量是否充足，需要錄影的話，記得檢查硬碟容量夠不夠，也可以在會議開始前5-10分鐘就與成員們連上線，提前排除技術問題。
此外，由於機器有時難以捉摸，最好再額外準備一個備案，像是備用的軟體或網站。
至於要用什麼工具來開會，沒有一定的標準答案，只要與會的成員們達成共識就好，並且知道怎麼使用就好，視訊器材網站owllabs整理了10大常用的視訊會議軟體，可供參考：
- Zoom
- Google Hangouts
- UberConference
- TrueConf Online
- Skype
- FreeConference
- Appear.in
- Slack Video Calls
- Facebook Live
- YouTube Live
2. 慎選會議參與者，不要太多人
視訊會議並不適合太多人參與，因此挑選與會的成員很重要，最好是與會議主題有直接相關的人，以2-10人開會最佳，才不會出現「冗員」。
開會的目的有很多，可能是集思廣益、專案更新或是向上司匯報進度等等。不管是哪一種，在遠距會議前都應該要事先好安排議程、時間以及目的，例如必須討論的主題、必須完成的結果等等，並通知每一位與會者，讓大家都可以先準備，不用浪費時間在會議中思考。
另外，許多公司可能會有例行性的周會或月會，在抗疫的非常時期，應該評估會議的必要性以及成果，並考慮減少次數、減少人數甚至取消。
3. 共享螢幕和簡報，視覺化複雜數據
視訊會議最大的困難就是無法面對面，沒辦法看到實體資料或簡報，準備一個可以共享的視窗就很重要，可以使用共享螢幕功能，展示你想講的圖表、數據或是內容，才不會讓成員們摸不著頭緒，進而影響專注程度。
4. 打理好外表和環境，太邋遢很扣分
若是跟重要的上司開會，千萬別因為在家就穿著睡衣上場，簡單乾淨的衣著最為恰當，也要稍微整理一下自己開會的空間，房間太亂或是周遭物品太多，容易讓其他成員分心，也可能默默留下不好的印象。
盡量選在不會有噪音干擾的地方，如果周遭真的太吵（例如家中有幼兒），可以在自己不發言的時候先關掉麥克風，以免擾亂會議進行。
5. 事先訂好發言規則，確保所有人都能參與
視訊會議無法實際看到對方，可能更容易會發生多人同時說話、某人偏題主題、會議時間超時等問題，可以制定一些規則並告知大家，例如發言前必須做出手勢、規定每個人的發言長度或是時時提醒時間，這樣可以避免混亂或是沒效率的會議。
面對著電腦說話也很容易讓人沒有參與感，主持者在開始前可以先閒聊幾句，並介紹每個人的職位及負責的部分，接下來說明流程，分配好紀錄、提醒時間或決策等工作，可以的話，分配每個人必須要發言的主題或項目，至少一項為佳（可於會議前就先通知），讓大家都有參與感，也可以事先準備更能夠專心。
6. 一心多用超明顯，最好保持專注
由於視訊會議跟在公司會議室的環境很不同，多了許多外界的干擾，讓自己保持專注相當重要，千萬不要在開會的同時偷偷看影片、聊天、讀文章或是收email，甚至也不應該邊開會邊吃飯或滑手機，若是會議的時間比較長，可以適時休息個5-10分鐘。
當輪到你發言時，應該看著鏡頭說話，不要看著螢幕上的其他人，這樣會看起來很奇怪，而別人發言時，也應該盡量專注，事實上，當所有人的臉都擠在同一個螢幕時，你若是看向別的地方或做其他事，大家都是看得到的。
7. 確保有結論與成果，會後持續盯進度
真正有效的會議應該要有明確的結果或是進展，因此在開會時，大家偏題或沒有討論真正重要的事時，主持者可以適時提醒，讓會議保持適當的效率，並領導大家在正確的軌道上，完成本次會議的目的。若是團隊的成員們並不習慣開視訊會議，可以在結束後詢問大家的意見，並討論是否有可以改善的地方，讓之後的會議可以進行得更順利。
別忘了在會後將紀錄寄給大家，讓團隊成員都知道會議的結論、目標和期望，主持者或是主管也要記得在會後持續檢查大家的進度，才能讓遠距職場繼續保持運作。
遠距會議最大的挑戰就是讓每個人都保持參與和專注，但只要掌握以上幾個要點，就能讓會議更簡單、更有效率，也能一起度過這個艱難的非常時期。
資料來源 / Owl Labs、Harvard Business Review、The Verge、miro、Forbes
本文授權轉載自：經理人
責任編輯：郭昱彣、錢玉紘
