管理e-mail的亂源──自己!

2002.03.01 by
數位時代
管理e-mail的亂源──自己!
不知道你有沒有聽過「無紙化」三個字。有了電腦、硬碟、燒錄器,還有各種數位工具輔佐,以往的書面資料有相當比例會從你的辦公桌上消失,跑到各式儲存...

不知道你有沒有聽過「無紙化」三個字。有了電腦、硬碟、燒錄器,還有各種數位工具輔佐,以往的書面資料有相當比例會從你的辦公桌上消失,跑到各式儲存設備中。很不錯,不是嗎?

你當然也知道,電子郵件可以讓你的工作更有效率,比起寫信、發公文、電話一通通聯絡,都要來得方便多了。真好,不是嗎?奇怪的是,雖然有了這些方便的工具,我們卻突然發現,這哪裏是無紙化,怎麼文件反而愈來愈多?電子郵件好像也沒節省多少時間,每天於公於私都有收之不盡、看之不完的信,砍到手軟也就算了,哪些郵件要保存,重要性又如何區分,也是一件頭痛的事。奈ㄝ安呢?!
追根究柢,問題原來出在「資訊超載」(information overload)身上。
由於有e-mail這樣好用又方便的工具,不知不覺,我們開始不當它一回事,沒事總忍不住手癢想用一用它,久而久之,你分享我一篇八卦,我寄還你一則笑話,什麼心理測驗、生活祕方、健康知識、美女圖片、動聽歌曲、小故事、大道理,全都成為魚雁往返的內容,即使是公務之用,也經常是早上幾封,下午幾則,一些不痛不癢的內容也都充斥其中。有使用e-mail習慣的人,每天收到二、三十封信已是稀鬆平常之事。發現某網站的絕妙資訊,不是印,就是存,再不然就是積了一大堆網頁書籤,每個都好用,每個都留著,想用時卻多到找不到。收到的文件也是,好像什麼都不能丟。

**該是資訊瘦身的時候了

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是該做個了斷的時候了。把「資訊減量」這道菜端上桌,收掉那些明明沒那麼餓,卻又叫了滿桌的大魚大肉吧。 說起來不難理解,但是很多人都沒能注意,原來造成資訊量過大的「萬惡淵藪」,正是我們自己,資訊科技本身可無辜著呢。但該從哪兒著手?
先讓我們看看文件的減量。在決定是否保留一件文件時,有幾項可用於考量的事項。如果一份文件在電腦中或網路上已另有備份,或是原始文件早已收妥,請想想是否真有保留的必要?

如果一份文件所登載的資料尚未派上用場就失去效用,應盡速找尋可供更新的新版資訊,可以的話就把舊版的給處理掉。對於一份手邊的文件,如果沒了它最嚴重的情況是「不會發生任何事」,那還留它做啥?丟了吧。

**職場壓力的來源

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根據英國Institute of Management公司的一項調查,「電子郵件的使用」是排名第十的職場壓力來源。英國Knowledge Ability公司則發現,許多全球性企業中,員工所收到的「公司內郵件」,不包括公司外的廣告信件,就有20%到25%是垃圾郵件,也就是壓根兒「關他屁事」的無用郵件。由Dow Jones Reuters Business Interactive Limited所做的另一項調查則有如下的發現:2/3的管理者認為資訊過量所引發的焦慮使他們與同僚的關係變差、工作滿意度下降;49%的管理者常因資訊過量而超時工作或把工作帶回家;61%的管理者指出,為處理過量資訊,他們必須犧牲社交活動。情況比你想像的嚴重,對嗎?你就是上述調查中的受害者,還是,你是那個加害人?說起來,「將心比心、推已及人」,是我們必須時時牢記於心的基本原則。當你看著桌上堆積如山的文件,盯著早已爆滿的電子郵件信箱時,請想想那些和你處於相同窘境的朋友與同事們,再想想「己所不欲,勿施於人」這句話,也許,下次動手寫信或留言時,你會開始注意到有所節制,開始力行「寄所當寄、言簡意賅」的原則。
就拿最基本的電子郵件格式來說,它的幾個欄位就是很好的著眼點。在撰寫新郵件時,「正本」一欄應該列入的是「必須依循郵件內容而有所行動」的人;「副本」一欄應該列入的是「無須採取行動,但必須了解事態發展」的人;至於「密件副本」一欄,就應該列入「上述二類收件者所不認識,但亦有必要知道此一資訊」的人。這樣無論這封郵件誰收誰寄,與東西南北亂寄一通相比,是不是一目了然?且慢,別忙著按傳送鍵,你還沒寫主旨呢。很多人經常懶得寫主旨,往往不是空白就是隨便打個「Hi」或是「123」,除了教收信者為之傻眼外,更可能被誤認為是病毒郵件而信手刪除。寄件者應該利用「主旨」一欄說明信件的內容與目的,不但方便對方掌握重點,也方便彼此將郵件歸檔。

**你是人人都想封鎖的寄件者嗎?

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接下來請檢查一下,你是不是一個凡收到e-mail必封封回覆的人?你是不是凡收到信必列印出來閱讀?你是不是凡發現有趣資訊必轉寄所有親朋好友?你是不是又想過,以上這些做法,可能為自己或別人帶多更多無用的資訊或文件?說殘酷一點,如果你偷偷做個調查,問問那些親朋好友,有多少人實在很想把你從通訊錄中刪除,或是列入拒絕往來的名單之中?
如果你發現很多人都對你抱持這樣的看法,那你真該好好檢討了。還有,即使是公務上有其必要的資訊,如果急迫性不那麼高,是否可歸建到資料庫或知識庫中?讓同事在需要時自行取用,比起你一再強加資訊在他們身上,或許要好得多。
最後也談談現代人經常使用的語音留言。不管是手機還是公司裏的電話留言,應該注意的禮節不外乎「預擬內容、事前演練、掌握要點、口齒清晰」四大原則。由於對方可反覆播放,切莫求好心切而一再覆述留言,否則豈不失去留言的美意了嗎?
說起來,如果哪天我們能學會不再一天檢查個十幾次電子郵件,或是每逢新信到來都要像哈巴狗忙著抱主人大腿一樣急著開啟信件,或許才能算是我們擺脫資訊超載惡夢的起點。別說你做不到,就怕你不去做! 如果哪天我們不再一天檢查個十幾次電子郵件,或每逢新信到來就像哈巴狗忙著抱主人大腿一樣急著開啟信件,或許才是我們擺脫資訊超載惡夢的起點。

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