不知道你有沒有聽過「無紙化」三個字。有了電腦、硬碟、燒錄器，還有各種數位工具輔佐，以往的書面資料有相當比例會從你的辦公桌上消失，跑到各式儲存設備中。很不錯，不是嗎？
你當然也知道，電子郵件可以讓你的工作更有效率，比起寫信、發公文、電話一通通聯絡，都要來得方便多了。真好，不是嗎？奇怪的是，雖然有了這些方便的工具，我們卻突然發現，這哪裏是無紙化，怎麼文件反而愈來愈多？電子郵件好像也沒節省多少時間，每天於公於私都有收之不盡、看之不完的信，砍到手軟也就算了，哪些郵件要保存，重要性又如何區分，也是一件頭痛的事。奈ㄝ安呢？！
追根究柢，問題原來出在「資訊超載」（information overload）身上。
由於有e-mail這樣好用又方便的工具，不知不覺，我們開始不當它一回事，沒事總忍不住手癢想用一用它，久而久之，你分享我一篇八卦，我寄還你一則笑話，什麼心理測驗、生活祕方、健康知識、美女圖片、動聽歌曲、小故事、大道理，全都成為魚雁往返的內容，即使是公務之用，也經常是早上幾封，下午幾則，一些不痛不癢的內容也都充斥其中。有使用e-mail習慣的人，每天收到二、三十封信已是稀鬆平常之事。發現某網站的絕妙資訊，不是印，就是存，再不然就是積了一大堆網頁書籤，每個都好用，每個都留著，想用時卻多到找不到。收到的文件也是，好像什麼都不能丟。
**該是資訊瘦身的時候了
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是該做個了斷的時候了。把「資訊減量」這道菜端上桌，收掉那些明明沒那麼餓，卻又叫了滿桌的大魚大肉吧。 說起來不難理解，但是很多人都沒能注意，原來造成資訊量過大的「萬惡淵藪」，正是我們自己，資訊科技本身可無辜著呢。但該從哪兒著手？
先讓我們看看文件的減量。在決定是否保留一件文件時，有幾項可用於考量的事項。如果一份文件在電腦中或網路上已另有備份，或是原始文件早已收妥，請想想是否真有保留的必要？
如果一份文件所登載的資料尚未派上用場就失去效用，應盡速找尋可供更新的新版資訊，可以的話就把舊版的給處理掉。對於一份手邊的文件，如果沒了它最嚴重的情況是「不會發生任何事」，那還留它做啥？丟了吧。
**職場壓力的來源
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根據英國Institute of Management公司的一項調查，「電子郵件的使用」是排名第十的職場壓力來源。英國Knowledge Ability公司則發現，許多全球性企業中，員工所收到的「公司內郵件」，不包括公司外的廣告信件，就有20%到25%是垃圾郵件，也就是壓根兒「關他屁事」的無用郵件。由Dow Jones Reuters Business Interactive Limited所做的另一項調查則有如下的發現：2/3的管理者認為資訊過量所引發的焦慮使他們與同僚的關係變差、工作滿意度下降；49%的管理者常因資訊過量而超時工作或把工作帶回家；61%的管理者指出，為處理過量資訊，他們必須犧牲社交活動。情況比你想像的嚴重，對嗎？你就是上述調查中的受害者，還是，你是那個加害人？說起來，「將心比心、推已及人」，是我們必須時時牢記於心的基本原則。當你看著桌上堆積如山的文件，盯著早已爆滿的電子郵件信箱時，請想想那些和你處於相同窘境的朋友與同事們，再想想「己所不欲，勿施於人」這句話，也許，下次動手寫信或留言時，你會開始注意到有所節制，開始力行「寄所當寄、言簡意賅」的原則。
就拿最基本的電子郵件格式來說，它的幾個欄位就是很好的著眼點。在撰寫新郵件時，「正本」一欄應該列入的是「必須依循郵件內容而有所行動」的人；「副本」一欄應該列入的是「無須採取行動，但必須了解事態發展」的人；至於「密件副本」一欄，就應該列入「上述二類收件者所不認識，但亦有必要知道此一資訊」的人。這樣無論這封郵件誰收誰寄，與東西南北亂寄一通相比，是不是一目了然？且慢，別忙著按傳送鍵，你還沒寫主旨呢。很多人經常懶得寫主旨，往往不是空白就是隨便打個「Hi」或是「123」，除了教收信者為之傻眼外，更可能被誤認為是病毒郵件而信手刪除。寄件者應該利用「主旨」一欄說明信件的內容與目的，不但方便對方掌握重點，也方便彼此將郵件歸檔。
**你是人人都想封鎖的寄件者嗎？
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接下來請檢查一下，你是不是一個凡收到e-mail必封封回覆的人？你是不是凡收到信必列印出來閱讀？你是不是凡發現有趣資訊必轉寄所有親朋好友？你是不是又想過，以上這些做法，可能為自己或別人帶多更多無用的資訊或文件？說殘酷一點，如果你偷偷做個調查，問問那些親朋好友，有多少人實在很想把你從通訊錄中刪除，或是列入拒絕往來的名單之中？
如果你發現很多人都對你抱持這樣的看法，那你真該好好檢討了。還有，即使是公務上有其必要的資訊，如果急迫性不那麼高，是否可歸建到資料庫或知識庫中？讓同事在需要時自行取用，比起你一再強加資訊在他們身上，或許要好得多。
最後也談談現代人經常使用的語音留言。不管是手機還是公司裏的電話留言，應該注意的禮節不外乎「預擬內容、事前演練、掌握要點、口齒清晰」四大原則。由於對方可反覆播放，切莫求好心切而一再覆述留言，否則豈不失去留言的美意了嗎？
說起來，如果哪天我們能學會不再一天檢查個十幾次電子郵件，或是每逢新信到來都要像哈巴狗忙著抱主人大腿一樣急著開啟信件，或許才能算是我們擺脫資訊超載惡夢的起點。別說你做不到，就怕你不去做！ 如果哪天我們不再一天檢查個十幾次電子郵件，或每逢新信到來就像哈巴狗忙著抱主人大腿一樣急著開啟信件，或許才是我們擺脫資訊超載惡夢的起點。
