「上雲減輕 IT 管理負擔，讓資訊人員有更多時間專注在規劃與引進智慧醫療應用，加速醫院智慧轉型的腳步，」提及醫療業上雲效益、中山附醫資訊室主任林政宏這麼說。在資訊託管服務商（Managed Service Provider, MSP）自由系統協助下，中山附醫於2022年導入雲服務 Microsoft 365，藉由雲端郵件、雲端辦公室、雲端儲存、線上協作平台等雲服務，不只提高內部行政及醫護人員的生產力，更簡化 IT 管理工作，讓 IT 人員可以放更多心力在智慧醫療應用的推動與發展上。
日常庶務占用太多工作時間，IT無法專注發展智慧醫療應用
位列台中三大醫學中心的中山附醫，早在10年前便開始將創新科技引進醫療現場，如整合床邊照護系統、數位房門卡及護理站電子白板打造出智慧病房，提供病患更好的照護服務，或運用 ADC 自動智能藥櫃及電子紙顯示系統等技術，確保病患用藥安全。
無論何種智慧醫療應用，中山附醫資訊人員皆扮演市場調查與協助導入解決方案的重要角色，根據醫護人員臨床需求尋找適合的解決方案，再加以調整或修改醫療資訊系統（HIS），使智慧醫療應用更貼近院內作業流程，並持續蒐集使用者意見或各項使用數據，藉此評估導入成效，進而不斷優化，讓智慧醫療應用為醫護人員帶來更多的幫助。
但日常瑣碎的 IT 管理工作，總是占用掉許多時間，間接影響資訊人員投注在智慧醫療應用的心力，中山附醫資訊室硬體組組長陳龍騰進一步分享日常IT管理的三大痛點，及如何藉由上雲解決這些痛點。
IT 管理痛點1、日常維運壓力大
第一是郵件和資料交換的管理問題。中山附醫過往的資料儲存方式，係將使用者端抽出的資料存放到網路儲存伺服器（NAS），Email 則是採用地端的郵件服務。因此，小型 NAS 會存放在各科室，機房也存有實體伺服器。為確保這些 NAS 設備及郵件伺服器的運作穩定性，避免資料遺失風險，資訊人員每天都要監控硬碟、郵件服務與資料備份是否正常運作、有無資安攻擊事件，背負極大的責任和心理壓力。
「因此，自由系統一開始就建議中山附醫，以郵件作為上雲第一步，」自由系統執行長俞伯翰說，郵件系統由地端走向雲端，再結合雲端儲存空間，可以省去 IT 人員管理無數個小型 NAS 的工作，只要透過 Microsoft 365 提供的健康度儀表板，就能掌握各項服務目前的運行狀況，不只更安全、更穩定、且資料交換更方便。
IT 管理痛點2、軟體授權版本不一致
第二是 Office 軟體授權版本不一致的管理問題。隨著中山附醫營運規模與醫護員工數的快速成長，Office 授權數量也跟著增加，並衍生出版本不一致的問題。
目前，中山附醫至少有5種不同版本的 Office 軟體，每個版本的授權數量也不一，資訊人員每個月要耗費大量時間統計各版本 Office 的安裝及回收數量，並製作報表，不只 IT 資產管理不易，還有使用者滿意度挑戰，經常遇到使用者表示文件格式跑版、為什麼和其他同仁使用的版本不一樣、抗拒使用舊版（或新版）⋯⋯等抱怨聲浪。如今，藉由導入 Microsoft 365 ，讓全體同仁使用相同版本的 Office 服務，也就沒有這些管理問題，使用者也不會因為 Office 版本不一致，導致文件交換後格式出現異常。
IT 管理痛點3、瑣事繁雜，IT 人員分身乏術
第三是多個管理介面的問題。過去，中山附醫的辦公室軟體、郵件、視訊會議、即時通訊、共用儲存空間多項IT服務各自獨立，不只使用者要頻繁切換介面、記錄各服務的帳號密碼，資訊人員也要在不同管理平台間來回。如今上雲後可以將 IT 服務整合在 Microsoft 365 單一平台，帳號密碼也能透過 Azure Active Directory (Azure AD) 整併成帳號單一登入，使用者不必另外記錄多項服務的帳號密碼，IT 人員也不必在不同管理後台切換。即使使用者忘記帳號密碼，也可以透過 Microsoft 365 介面自行重設密碼，不需要 IT 人員介入，新進同仁也只要設立單一帳號，就能立即啟動所有服務，大幅減輕 IT 管理工作。
站在高層支持及雙方互信基礎，最大化上雲成效
「其實，上雲後所帶來的成效不只 IT 部門感到驚喜，內部同仁及上層主管也都很滿意，」林政宏透露，最初中山附醫只是計劃導入線上協作平台 Microsoft Teams，讓內部溝通更順暢、更方便進行會議，因為院方支持及自由系統建議，才有了完整的上雲規劃。
自由系統客戶成功經理侯萬媺進一步說明，面對中山附醫最初所提導入 Microsoft Teams 的需求，一般 IT 服務商可能會僅將服務逕行導入客戶環境，而未考量全面性的整合。但自由系統卻是先瞭解中山附醫的 IT 環境及提出需求的原因，抽絲剝繭下發現，其實中山附醫需要的是一個整合式平台，因此提出郵件與辦公軟體上雲的建議，之後再導入 Microsoft Teams，如此才能讓 Microsoft Teams 真正發揮效益，避免其導入流於形式。
除了主動剖析客戶深層需求外，自由系統亦提供完善配套機制及完整的技術顧問服務，包含管理者中心的設定及障礙排除、使用者權限與郵件相關設定，以及雲端產品應用諮詢等，大幅減短中山附醫導入雲端服務後的陣痛期，更直接解決掉後臺設定等繁雜瑣事，替 IT 人員省下了不少時間及心力，更能專心於智慧醫療的規劃及發展。同時也憑藉著豐富的導入與維運經驗，為企業提出實用建議，例如：擬定分階段導入的規劃、提醒 IT 人員和終端使用者經常遇到哪些問題等，協助企業柔化上雲過程中可能遇到的挑戰和衝擊、降低使用者抗拒心理，加速完成上雲規劃。
眾所周知，數位轉型的成功關鍵不在技術而是人，在中山附醫上雲過程中，可以看到來自高階管理者給予 IT 部門的支持，讓 IT 部門有足夠的信心推動及協助內部同仁使用雲服務，而自由系統所提供的維運管理服務，則作為中山附醫在轉型之路的後盾。俞伯翰期許更多醫療業能像中山附醫般，加速啟動上雲之路，透過 IT 工具降低作業負擔，讓人可以做更有價值的事，這才是面對少子化衝擊、縮小人才缺口的最佳解方。
