Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!
Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!

Gmail 已經成為我們日常生活中不可或缺的工具,無論是接收重要通知、處理工作信件,還是與客戶聯繫,幾乎每天都離不開它。

然而,Gmail 的功能不僅止於收發信件!透過結合自動化與其他常用的數位工具,延伸更多實用場景,幫助我們簡化流程、提升效率。接下來,我們將分享六個情境案例為例,帶你探索如何用 Gmail 開創更高效的工作和生活方式!

1. 依信件內容建立待辦事項

將 Gmail 每則新回覆,自動於 Trello 建立待辦事項

平時信件太多,重要專案的信件來回討論頻繁,是否常感到處理不及,甚至不小心遺漏關鍵待辦事項?

透過 No Code 自動化工具,現在你可以將 Gmail 與 Trello 無縫結合,讓系統自動從指定的專案信件串中提取待辦內容,並即時於 Trello 建立對應的任務卡片。無論是指派給團隊成員,還是提醒自己完成特定工作,都能清楚掌握,讓專案流程井然有序。不再擔心遺漏任何細節,大幅提升工作效率,專注在真正重要的決策與執行上!

依信件內容建立待辦事項
依信件內容建立待辦事項。
圖/ NoTime NoCode 提供

2. 自動儲存信件附檔至雲端

當 Gmail 信件中收到新檔案,自動上傳儲存至 Google Drive 雲端硬碟

每當 Gmail 信件中收到新的檔案附件,是否經常需要手動下載後再上傳至 Google Drive 以便未來查閱?這樣的流程在工作繁忙時不僅耗時,還可能因一時疏忽而遺漏關鍵檔案的存檔。舉例來說,當你處理跨部門協作專案時,可能會收到多個設計稿、分析報告或合約附件,手動整理這些檔案不僅麻煩,還容易造成版本混亂。

現在,透過 Gmail 的自動化功能,你可以設定將新收到的信件附件自動儲存至 Google Drive。無論是每日收集客戶回饋表單,還是存檔最新的財務報告,都能快速建立一個系統化的檔案管理流程。(延伸閱讀:如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟?

自動儲存信件附檔至雲端
自動儲存信件附檔至雲端。
圖/ NoTime NoCode 提供

3. 每日自動生成收件匣 AI 彙報

針對每天收到的新信件,自動透過 AI 摘要重點

每天被大量信件淹沒,是不是經常需要花費寶貴時間逐一點開閱讀,才能抓住每封信的重點?

你可以每天自動生成一份「收件匣摘要」,迅速掌握各信件的核心內容。不再需要逐一查看所有信件,而是以最短的時間專注處理最重要的事項,幫助忙碌的你快速掌握關鍵資訊,大幅提升工作效率!

每日自動生成收件匣 AI 彙報
每日自動生成收件匣 AI 彙報。
圖/ NoTime NoCode 提供

4. 自動備份重要信件內容

針對指定信件內容,自動儲存備份於 Notion 資料庫

處理關鍵信件時,是否經常需要手動整理、備份重要內容,以便日後參考?例如,當你需要保存客戶合作細節或跨部門會議紀錄時,手動歸檔不僅耗時,還可能因遺漏造成資料管理混亂。

透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「自動化備份信件」機制。只需在 Gmail 的重要信件套用指定標籤,系統就能自動備份信件內容,並同步建立一筆紀錄至 Notion 資料庫。(延伸閱讀:【Notion 應用-Email 管理工作術】如何自動備份重要信件內容至 Notion 資料庫?

自動備份重要信件內容
自動備份重要信件內容。
圖/ NoTime NoCode 提供

5. 自動寄發重要信件 Slack 通知

每當信件內容符合特定篩選條件,自動觸發 Slack 通知

在繁忙工作中,擔心不小心在信件海中錯失來自主管或重要客戶的信件,導致延誤回覆影響專案進度?例如,在處理重要客戶專案時,若錯過了他們的需求變更或重要指示,可能會增加雙方溝通成本,影響合作成效。

現在,透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「重要信件通知機器人」。只要 Gmail 收到新郵件,自動檢查寄件人是否為特定對象(如主管或客戶)或符合特定標題文字等條件,即時觸發 Slack 通知提醒你,確保你掌握重要信件的關鍵資訊!

自動寄發重要信件 Slack 通知
自動寄發重要信件 Slack 通知。
圖/ NoTime NoCode 提供

6. 依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件

每當收到問卷新回覆,自動寄發個人化信件給填答者

在調查活動報名問卷時,是否總是仰賴人工逐一確認每筆新回覆,再手動發信通知參加資訊?工作繁忙時,龐大回覆數往往難以即時完成。例如,當你策劃一場線上講座或實體活動時,報名高峰期的資訊處理壓力會成倍增加,一不小心就可能漏發重要通知,影響活動體驗和品牌形象。

現在透過 No Code 自動化工具,你可以設定針對問卷表單的每筆新回覆,自動寄發個人化信件,如活動地點、時間和聯繫方式等。消滅繁瑣手動作業,大幅提升溝通效率,讓客戶感受到專業與貼心服務!(延伸閱讀:【SurveyCake 問卷自動化】問卷填答後自動寄發個人化信件,提升顧客體驗與互動!

依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件
依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件。
圖/ NoTime NoCode 提供

立即嘗試 6 種 Gmail 自動化應用

透過 No Code 自動化應用,大幅簡化日常工作流程,讓你專注於更具價值的任務。無論是處理信件、管理任務、備份檔案、還是優化團隊溝通,都能從繁瑣手動作業釋放你的時間和注意力,專注於更具策略性和創造性的工作。

將自動化融入工作生活中,讓 Gmail 成為你的智慧助手,有效提升工作效率!

本文授權轉載自:NoTime NoCode

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AI貫穿保險價值鏈、提升用戶體驗,國泰重新定義保險科技
AI貫穿保險價值鏈、提升用戶體驗,國泰重新定義保險科技

國泰未來保險體驗日(Cathay InsurX Day)是國泰金控攜手國泰人壽、國泰產險,所舉辦的台灣金融業首場以保險科技為主軸的產業盛會,打造產壽險對話平台,從台灣保險產業特性出發,以技術 + 場景 + 人性三大視角,重新定義台灣的保險科技。

國泰金控資深副總經理孫至德在開場致詞中,特別提到根據國泰多年的觀察,發現客戶需要的是數位結合實體的保險體驗,因此我們希望結合數位平台與業務員能力找到新的經營模式,同時運用科技讓體驗變得更方便、透明。國泰金控副總經理林佳穎也分享,國泰持續透過場景金融、數位體驗、AI賦能三大關鍵做法,期待能成為「以金融為核心的科技公司」。她強調,保險業不是單打獨鬥,需要更多跨域協作,面對充滿挑戰的未來,「我們更要Run Faster,Better Together」,才能在挑戰中找到新機會。

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圖/ 國泰金控

過去,保險業的數位轉型多聚焦在「流程更快速」與「服務更便捷」等領域,但在生成式人工智慧(GenAI)與代理式人工智慧(Agentic AI)技術崛起後,國泰金控旗下國泰人壽與國泰產險勇於嘗試、將AI全面滲透核心業務流程,讓 AI 不再只是單點輔助,而是貫穿保險價值鏈、提升用戶體驗的關鍵。

以 AI 重塑保險全流程:國壽以 Agentic AI 提升體驗與效率

「我們的目標是以 AI 重塑保險全流程應用。」國泰人壽數據暨人工智慧發展部協理莊淑儀以理賠流程為例解釋,國泰人壽早在許多年前就透過數位與 AI 等技術協助理賠同仁加快服務與受理、登打、派件與審理的速度,例如,以 OCR(光學字元辨識)醫療文件擷取與 ICD(國際疾病分類)/手術選碼優化登打效率、以 CRSS(理賠風險識別系統)風險分級識別理賠浮濫與詐欺等高風險案件並將之派送給可以審理的同事,以及透過智能工作台與 AI 骨折判讀加快與優化審理流程等。然而,保險陪伴客戶的時間是很長的,隨著保戶年齡逐漸提高,再加上超高齡社會來臨,理賠案件數量持續攀升,需要更多 AI 與自動化強化效率與正確性。

國泰人壽的做法是在既有的 AI 基礎上,加入GenAI 與Agentic AI等技術,以 AI全面升級理賠流程。首先是以「DocAI Agent」突破傳統 OCR 覆蓋率低與高維運成本的限制,僅需一個月調校,即能快速適配不同醫院表單,維持原本的正確率並將覆蓋率由50%提升至近100%,大幅縮短登打時間。其次是透過「Abnormal Agent」打造圖形資料庫(Graph DB)建立理賠關係網,快速標示高風險關係案件提供判斷依據及建議後續的應對方式,加速理賠人員的決策。最後是藉由「Review Assistant Agent」協助整理病歷、醫療單據、診斷證明…等複雜且可能甚至上百頁的文件,並快速歸納出重點,幫助理賠人員快速找到關鍵資訊進行交叉查證,大幅節省審理時間。

莊淑儀指出,光是理賠流程,國泰人壽已打造30個以上的AI Agents,目標是協助理賠人員化繁為簡、更快完成相關工作。在善用科技提升流程體驗的思維下,國泰人壽沒有特別打造額外的AI平台,而是將AI Agent整合至現有理賠流程各個環節,讓同仁們可以在一個介面完成所有工作,兼顧便捷、好上手與效率提升。

除了理賠,國泰人壽也將 AI 應用延伸至商品知識管理,打造業務員的行動智慧助手,從保障缺口判斷、個人化商品推薦到業務員智能對練等流程,都有AI Agent協助提高同仁效率,讓客戶的保險體驗更便利且完善。舉例來說,隨著保險商品高度複雜化,國泰人壽推出「商品知識助理」,協助業務人員快速查詢 3,000 多檔的商品保單條款及規範、醫療行為理賠項目,幫助業務員更快速採取行動,也能將時間與心力投入在更有價值的保戶互動與服務。

「我們不會為了 AI 而 AI,而是建置AI Agent 生態圈,高度整合與重塑理賠、商品服務等核心流程,藉此提升用戶體驗與營運效率。」莊淑儀進一步解釋,國泰人壽不會單純以投資報酬率(ROI)評估AI成效,將以風險控管、流程優化、員工效率與客戶體驗四個構面衡量 AI 對公司影響的廣度、深度和商業價值,並勇於在新的商業模式上進行嘗試,確保每一次的 AI 投入都能為國泰帶來有意義、有實質效益的進步。

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圖/ 國泰金控

從數據到智能,國泰產險以AI強化核心競爭力

國泰產險同樣積極透過數據與AI極大化競爭優勢。國泰產險督導吳香妮指出,面對火災、地震、颱風等難以預測的風險,需要數據與AI驅動的產險保護傘填補損害,把衝擊降到最低,讓生活、經濟與社會能持續穩定運轉。在具體實務上,國泰產險是從「Enrich加值服務」、「Enhance AI輔助風險決策」,以及「Empower生成式AI賦能」這三個面向切入。

台灣交通事故逐年攀升、平均1天發生1,100件交通事故,其中,大車事故發生率是小車的2.2倍,致死率比起小車高達6倍等現況後,國泰產險開始思考,除了提供大車事故後的理賠支援,還可以從事前提供哪些服務?也因此催生了業界首創的「CarTech智能車險加值服務」,透過跟運輸業者與學校等單位的合作,針對車險承保前、中、後提供相應的風險辨識、預警與防治等加值服務。國泰產險與陽明交通大學合作建立全台首個「運輸業者健檢」流程,透過駕駛行為及行車環境等多元數據建置AI模型,即時洞悉駕駛行為及風險分析,並提供運輸業者客製化的風險改善建議,實踐以數據及AI優化損害防阻。吳香妮強調,我們的目標是不僅提供理賠,更要守護客戶,提供超越價格的價值服務。

產險的核心業務之一是再保險,國泰產險的作法是運用AI及數據,化被動為主動,以AI輔助風險決策。過去再保險業務仰賴經驗法則、手動整理資料與透過國際再保險公司提供既有方案,現在則透過數據與AI驅動,主動精準拆解業務目標,以28項風險因子預測風險發生機率與損失金額,自動輸出並比較多種方案,從中探索最適合的再保險規劃。

國泰產險也將AI導入內部流程,解決長期困擾員工的報告製作痛點,包含資料查找費時、人工編寫品質不一、專業術語翻譯困難等。透過一鍵生成報告服務的三個GenAI模組,為員工省下6到7成的手動作業時間,將時間與精力聚焦在更具策略價值的工作,以新世代人機智慧協作模式提升效率與創造嶄新競爭力。

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圖/ 國泰金控

從國泰人壽與國泰產險的實作,可以清楚看到:對國泰而言,AI不僅是新技術導入,更是保險價值鏈全面進化的核心動能,將以數據與AI驅動服務實踐用戶體驗的優化,持續引領台灣保險科技體驗走向新世代。

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