Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!
Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!

Gmail 已經成為我們日常生活中不可或缺的工具,無論是接收重要通知、處理工作信件,還是與客戶聯繫,幾乎每天都離不開它。

然而,Gmail 的功能不僅止於收發信件!透過結合自動化與其他常用的數位工具,延伸更多實用場景,幫助我們簡化流程、提升效率。接下來,我們將分享六個情境案例為例,帶你探索如何用 Gmail 開創更高效的工作和生活方式!

1. 依信件內容建立待辦事項

將 Gmail 每則新回覆,自動於 Trello 建立待辦事項

平時信件太多,重要專案的信件來回討論頻繁,是否常感到處理不及,甚至不小心遺漏關鍵待辦事項?

透過 No Code 自動化工具,現在你可以將 Gmail 與 Trello 無縫結合,讓系統自動從指定的專案信件串中提取待辦內容,並即時於 Trello 建立對應的任務卡片。無論是指派給團隊成員,還是提醒自己完成特定工作,都能清楚掌握,讓專案流程井然有序。不再擔心遺漏任何細節,大幅提升工作效率,專注在真正重要的決策與執行上!

依信件內容建立待辦事項
依信件內容建立待辦事項。
圖/ NoTime NoCode 提供

2. 自動儲存信件附檔至雲端

當 Gmail 信件中收到新檔案,自動上傳儲存至 Google Drive 雲端硬碟

每當 Gmail 信件中收到新的檔案附件,是否經常需要手動下載後再上傳至 Google Drive 以便未來查閱?這樣的流程在工作繁忙時不僅耗時,還可能因一時疏忽而遺漏關鍵檔案的存檔。舉例來說,當你處理跨部門協作專案時,可能會收到多個設計稿、分析報告或合約附件,手動整理這些檔案不僅麻煩,還容易造成版本混亂。

現在,透過 Gmail 的自動化功能,你可以設定將新收到的信件附件自動儲存至 Google Drive。無論是每日收集客戶回饋表單,還是存檔最新的財務報告,都能快速建立一個系統化的檔案管理流程。(延伸閱讀:如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟?)

自動儲存信件附檔至雲端
自動儲存信件附檔至雲端。
圖/ NoTime NoCode 提供

3. 每日自動生成收件匣 AI 彙報

針對每天收到的新信件,自動透過 AI 摘要重點

每天被大量信件淹沒,是不是經常需要花費寶貴時間逐一點開閱讀,才能抓住每封信的重點?

你可以每天自動生成一份「收件匣摘要」,迅速掌握各信件的核心內容。不再需要逐一查看所有信件,而是以最短的時間專注處理最重要的事項,幫助忙碌的你快速掌握關鍵資訊,大幅提升工作效率!

每日自動生成收件匣 AI 彙報
每日自動生成收件匣 AI 彙報。
圖/ NoTime NoCode 提供

4. 自動備份重要信件內容

針對指定信件內容,自動儲存備份於 Notion 資料庫

處理關鍵信件時,是否經常需要手動整理、備份重要內容,以便日後參考?例如,當你需要保存客戶合作細節或跨部門會議紀錄時,手動歸檔不僅耗時,還可能因遺漏造成資料管理混亂。

透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「自動化備份信件」機制。只需在 Gmail 的重要信件套用指定標籤,系統就能自動備份信件內容,並同步建立一筆紀錄至 Notion 資料庫。(延伸閱讀:【Notion 應用-Email 管理工作術】如何自動備份重要信件內容至 Notion 資料庫?)

自動備份重要信件內容
自動備份重要信件內容。
圖/ NoTime NoCode 提供

5. 自動寄發重要信件 Slack 通知

每當信件內容符合特定篩選條件,自動觸發 Slack 通知

在繁忙工作中,擔心不小心在信件海中錯失來自主管或重要客戶的信件,導致延誤回覆影響專案進度?例如,在處理重要客戶專案時,若錯過了他們的需求變更或重要指示,可能會增加雙方溝通成本,影響合作成效。

現在,透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「重要信件通知機器人」。只要 Gmail 收到新郵件,自動檢查寄件人是否為特定對象(如主管或客戶)或符合特定標題文字等條件,即時觸發 Slack 通知提醒你,確保你掌握重要信件的關鍵資訊!

自動寄發重要信件 Slack 通知
自動寄發重要信件 Slack 通知。
圖/ NoTime NoCode 提供

6. 依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件

每當收到問卷新回覆,自動寄發個人化信件給填答者

在調查活動報名問卷時,是否總是仰賴人工逐一確認每筆新回覆,再手動發信通知參加資訊?工作繁忙時,龐大回覆數往往難以即時完成。例如,當你策劃一場線上講座或實體活動時,報名高峰期的資訊處理壓力會成倍增加,一不小心就可能漏發重要通知,影響活動體驗和品牌形象。

現在透過 No Code 自動化工具,你可以設定針對問卷表單的每筆新回覆,自動寄發個人化信件,如活動地點、時間和聯繫方式等。消滅繁瑣手動作業,大幅提升溝通效率,讓客戶感受到專業與貼心服務!(延伸閱讀:【SurveyCake 問卷自動化】問卷填答後自動寄發個人化信件,提升顧客體驗與互動!)

依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件
依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件。
圖/ NoTime NoCode 提供

立即嘗試 6 種 Gmail 自動化應用

透過 No Code 自動化應用,大幅簡化日常工作流程,讓你專注於更具價值的任務。無論是處理信件、管理任務、備份檔案、還是優化團隊溝通,都能從繁瑣手動作業釋放你的時間和注意力,專注於更具策略性和創造性的工作。

將自動化融入工作生活中,讓 Gmail 成為你的智慧助手,有效提升工作效率!

本文授權轉載自:NoTime NoCode

往下滑看下一篇文章
導航不是愈高階愈好!桃園產官資源如何賦能互宇向量,讓複雜技術真正「用得起、用得上」?
導航不是愈高階愈好!桃園產官資源如何賦能互宇向量,讓複雜技術真正「用得起、用得上」?

當無人機、無人船失去衛星定位訊號,還能繼續完成任務嗎?這道問題不只考驗導航設備的精度,更牽涉不同技術如何搭配,才能兼顧成本、可靠性與實際部署需求。

要理解自主載具如何在衛星訊號中斷時持續導航,得先認識「慣性導航」。互宇向量執行長鍾宏彬拿棒球作比喻:投手把球投出去後,球沒有GPS或遙控器,仍會依照出手角度、力量與旋轉向前運動。慣性導航則透過感測加速度與旋轉變化,持續推算載具的姿態、速度與位置。不過,慣性導航的誤差會隨時間累積,衛星定位訊號一旦中斷,位置推算也可能逐漸偏移。因此,自主載具需要不同定位與感測技術相互配合。2022年成立的互宇向量,便從這項需求切入,協助客戶選擇適合的導航技術,並將系統整合到產品中。

先定義任務,再決定導航規格

「以終點當起點。」鍾宏彬如此形容互宇向量的產品開發原則。相較於先提供設備、再由客戶自行整合,互宇向量在開發初期便參與討論,了解客戶要完成什麼任務,再決定性能、材料、演算法與預算。這套方法稱為「前端部署」。

以無人機精準投送為例,客戶希望載具不只抵達指定區域,還能接近建築物完成投送。飛行距離、定位精度、是否有人遙控,以及衛星訊號中斷後需要自主運作多久,都會影響系統設計。互宇向量必須先釐清這些條件,再選擇感測元件、調整導航架構,而不是直接套用既有產品。

互宇向量的技術涵蓋光纖陀螺儀(FOG)、慣性量測單元(IMU)、姿態與航向參考系統(AHRS),以及GNSS/INS融合導航方案。團隊曾與產業夥伴在實際水域驗證無人船導航系統,也透過觀音山隧道測試,觀察衛星訊號中斷時的導航表現。

對客戶而言,驗證的重點在於系統能否在任務要求的時間內維持足夠精度。互宇向量也不一定選用最高規格的零組件,而是依照需求調整演算法、材料與系統配置,必要時整合其他供應商的技術,減少客戶自行開發、測試與整合的時間及成本。

從光纖陀螺到系統整合,互宇向量把技術推向可部署的產品

鍾宏彬2010年投入光纖陀螺核心技術研究,2016年共同創辦極星光電。當時核心元件的客戶多具備自行整合能力,應用市場相對有限。他逐漸意識到,若想讓技術接觸更多使用者,就不能只停留在零件,還得往感測模組與完整系統發展。2022年成立互宇向量後,鍾宏彬延續過去累積的技術,採取合作設計製造(JDM)模式,讓團隊從產品開發初期便參與設計與驗證。

他把這種服務形容為「高階料理包」:客戶不必自行採購所有原料、研究怎麼煮,而是由互宇向量協助整合適合的技術,完成產品部署。公司不走低價、拚量路線,而是選擇與少數具有長期需求的專業客戶深入合作。目前團隊服務約12家核心客戶,透過持續參與產品開發,累積技術與合作經驗。

航太市場考驗的不只是技術,還有供應鏈與驗證能力

航太是互宇向量積極拓展的市場。目前約四成業務聚焦航太應用;2023年,團隊也與國家太空中心(TASA)展開策略性合作,推進MIOC與FOG技術的太空應用。

航太產業尤其重視「飛行履歷」(Flight Heritage)。鍾宏彬打趣地說,普通杯子就是杯子,但如果真的上過太空,「它就變成太空杯」。設備即使通過完整的地面測試,仍不等於經歷過發射與太空環境。對國際航太客戶而言,實際飛行驗證是評估設備可靠性的重要依據。鍾宏彬回憶,團隊過去花了兩、三年尋找海外企業客戶,始終不得其門而入。後來有國際業者得知互宇向量與國家太空中心合作,反而主動找上門。這段經驗讓他體會到,進入航太供應鏈除了技術能力,還需要讓國際客戶看見合作經驗與可信度。

從中央大學到蘆竹,桃園產官資源如何成為互宇的產業支點?

互宇向量與桃園的淵源,早在公司成立前就已開始。鍾宏彬從中央大學求學、攻讀博士到投入研究,一路留在桃園;第一次創業落腳楊梅,互宇向量則從青埔搬到蘆竹,建立廠辦空間。他笑稱,自己就像桃園「生出來的baby」。

桃園及北部地區聚集電路板、電子製造與機械加工等供應商,具備成熟的產業基礎。不過,部分業者長期專注既有市場,未必想過自身技術還能延伸至無人載具與航太應用。鍾宏彬舉例,互宇向量曾與傳統機械加工業者合作,協助對方了解航太供應鏈的品質驗證與製造要求,探索跨入新市場的可能。對這些業者而言,挑戰未必是技術能力不足,而是過去缺乏接觸航太應用的機會,不熟悉相關規格與驗證流程。

創業過程中,互宇向量也持續接觸桃園市政府青年事務局及相關局處、育成體系,參與創業交流與產業展會。鍾宏彬看重的是這些場合能讓團隊認識不同領域企業,拓展未來合作的可能。包括Meet桃園+在內的創業輔導與產業交流平台,也為在地新創提供接觸產業資源的機會。

從光纖陀螺核心元件走向完整導航系統,再延伸至航太合作與海外市場,互宇向量逐步建立從任務規劃、技術整合到系統驗證的能力。接下來,如何運用桃園既有的電子製造與精密加工基礎,找到更多能共同開發產品的夥伴,將是團隊拓展國際市場的重要課題。

登入數位時代會員

開啟專屬自己的主題內容,

每日推播重點文章

閱讀會員專屬文章

請先登入數位時代會員

看更多獨享內容

請先登入數位時代會員

開啟收藏文章功能,

請先登入數位時代會員

開啟訂閱文章分類功能,

請先登入數位時代會員

我還不是會員, 註冊去!
追蹤我們
一次搞懂工業AI
© 2026 Business Next Media Corp. All Rights Reserved. 本網站內容未經允許,不得轉載。
106 台北市大安區光復南路102號9樓