Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!
Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!

Gmail 已經成為我們日常生活中不可或缺的工具,無論是接收重要通知、處理工作信件,還是與客戶聯繫,幾乎每天都離不開它。

然而,Gmail 的功能不僅止於收發信件!透過結合自動化與其他常用的數位工具,延伸更多實用場景,幫助我們簡化流程、提升效率。接下來,我們將分享六個情境案例為例,帶你探索如何用 Gmail 開創更高效的工作和生活方式!

1. 依信件內容建立待辦事項

將 Gmail 每則新回覆,自動於 Trello 建立待辦事項

平時信件太多,重要專案的信件來回討論頻繁,是否常感到處理不及,甚至不小心遺漏關鍵待辦事項?

透過 No Code 自動化工具,現在你可以將 Gmail 與 Trello 無縫結合,讓系統自動從指定的專案信件串中提取待辦內容,並即時於 Trello 建立對應的任務卡片。無論是指派給團隊成員,還是提醒自己完成特定工作,都能清楚掌握,讓專案流程井然有序。不再擔心遺漏任何細節,大幅提升工作效率,專注在真正重要的決策與執行上!

依信件內容建立待辦事項
依信件內容建立待辦事項。
圖/ NoTime NoCode 提供

2. 自動儲存信件附檔至雲端

當 Gmail 信件中收到新檔案,自動上傳儲存至 Google Drive 雲端硬碟

每當 Gmail 信件中收到新的檔案附件,是否經常需要手動下載後再上傳至 Google Drive 以便未來查閱?這樣的流程在工作繁忙時不僅耗時,還可能因一時疏忽而遺漏關鍵檔案的存檔。舉例來說,當你處理跨部門協作專案時,可能會收到多個設計稿、分析報告或合約附件,手動整理這些檔案不僅麻煩,還容易造成版本混亂。

現在,透過 Gmail 的自動化功能,你可以設定將新收到的信件附件自動儲存至 Google Drive。無論是每日收集客戶回饋表單,還是存檔最新的財務報告,都能快速建立一個系統化的檔案管理流程。(延伸閱讀:如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟?

自動儲存信件附檔至雲端
自動儲存信件附檔至雲端。
圖/ NoTime NoCode 提供

3. 每日自動生成收件匣 AI 彙報

針對每天收到的新信件,自動透過 AI 摘要重點

每天被大量信件淹沒,是不是經常需要花費寶貴時間逐一點開閱讀,才能抓住每封信的重點?

你可以每天自動生成一份「收件匣摘要」,迅速掌握各信件的核心內容。不再需要逐一查看所有信件,而是以最短的時間專注處理最重要的事項,幫助忙碌的你快速掌握關鍵資訊,大幅提升工作效率!

每日自動生成收件匣 AI 彙報
每日自動生成收件匣 AI 彙報。
圖/ NoTime NoCode 提供

4. 自動備份重要信件內容

針對指定信件內容,自動儲存備份於 Notion 資料庫

處理關鍵信件時,是否經常需要手動整理、備份重要內容,以便日後參考?例如,當你需要保存客戶合作細節或跨部門會議紀錄時,手動歸檔不僅耗時,還可能因遺漏造成資料管理混亂。

透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「自動化備份信件」機制。只需在 Gmail 的重要信件套用指定標籤,系統就能自動備份信件內容,並同步建立一筆紀錄至 Notion 資料庫。(延伸閱讀:【Notion 應用-Email 管理工作術】如何自動備份重要信件內容至 Notion 資料庫?

自動備份重要信件內容
自動備份重要信件內容。
圖/ NoTime NoCode 提供

5. 自動寄發重要信件 Slack 通知

每當信件內容符合特定篩選條件,自動觸發 Slack 通知

在繁忙工作中,擔心不小心在信件海中錯失來自主管或重要客戶的信件,導致延誤回覆影響專案進度?例如,在處理重要客戶專案時,若錯過了他們的需求變更或重要指示,可能會增加雙方溝通成本,影響合作成效。

現在,透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「重要信件通知機器人」。只要 Gmail 收到新郵件,自動檢查寄件人是否為特定對象(如主管或客戶)或符合特定標題文字等條件,即時觸發 Slack 通知提醒你,確保你掌握重要信件的關鍵資訊!

自動寄發重要信件 Slack 通知
自動寄發重要信件 Slack 通知。
圖/ NoTime NoCode 提供

6. 依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件

每當收到問卷新回覆,自動寄發個人化信件給填答者

在調查活動報名問卷時,是否總是仰賴人工逐一確認每筆新回覆,再手動發信通知參加資訊?工作繁忙時,龐大回覆數往往難以即時完成。例如,當你策劃一場線上講座或實體活動時,報名高峰期的資訊處理壓力會成倍增加,一不小心就可能漏發重要通知,影響活動體驗和品牌形象。

現在透過 No Code 自動化工具,你可以設定針對問卷表單的每筆新回覆,自動寄發個人化信件,如活動地點、時間和聯繫方式等。消滅繁瑣手動作業,大幅提升溝通效率,讓客戶感受到專業與貼心服務!(延伸閱讀:【SurveyCake 問卷自動化】問卷填答後自動寄發個人化信件,提升顧客體驗與互動!

依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件
依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件。
圖/ NoTime NoCode 提供

立即嘗試 6 種 Gmail 自動化應用

透過 No Code 自動化應用,大幅簡化日常工作流程,讓你專注於更具價值的任務。無論是處理信件、管理任務、備份檔案、還是優化團隊溝通,都能從繁瑣手動作業釋放你的時間和注意力,專注於更具策略性和創造性的工作。

將自動化融入工作生活中,讓 Gmail 成為你的智慧助手,有效提升工作效率!

本文授權轉載自:NoTime NoCode

往下滑看下一篇文章
從競賽激發創新力,第一銀行如何以AI打造差異化競爭優勢、型塑數位生活圈?
從競賽激發創新力,第一銀行如何以AI打造差異化競爭優勢、型塑數位生活圈?

Deloitte研究指出,導入人工智慧(AI)技術不僅有助於金融業者在短時間內提升5%到7%的營收,長期來看,漲幅高達10%到15%,換言之,AI不僅是科技趨勢,更是金融業邁向永續競爭的關鍵動能。

觀察到上述趨勢,第一銀行不僅透過AI加速創新轉型能量、提出名為GALA的生成式人工智慧行動方案,更舉辦「2025年第一銀行DigitALL黑客松」競賽,吸引總、分行單位逾50隊參賽,以內部競賽方式激發創新,打造一個全行共享、員工賦能的智慧金融場景服務。

聚焦三大面向,第一銀行以AI策略加速創新轉型能量

為什麼第一銀行能夠快速回應AI浪潮並做出最佳行動?原來,第一銀行早在2014年就展開數位轉型,並將AI視作驅動業務創新與流程優化的關鍵角色、廣泛應用在風險預測、詐騙防制、精準行銷,以及法金與個金的客群洞察等領域,持續擴大創新轉型能量與產業影響力。

為極大化AI帶來的創新轉型綜效,第一銀行將AI策略聚焦在三個面向:第一,將AI定位從工具轉變為全員賦能的關鍵,讓AI融入業務流程與決策機制,成為第一銀行的數位轉型基礎設施;第二,透過自研AI模型與外部合作的方式提升技術服務能量、加速AI賦能應用服務落地;第三,將AI應用場域從提升內部效率與優化風控擴展到客戶體驗與產品創新,化身成客戶最值得信賴的銀行。

例如,針對傳統授信開發過程中面臨的客戶評估流程繁瑣等議題,第一銀行以AI建立「法金潛力客戶模型」,透過分析金流強度與上下游關係,更快速且精準的辨識潛力客戶、提升招攬效率與成功率,進而創造更高的業務成效;根據統計,該模組自2023年下半年上線至今,不僅協助中小型分行招攬企業授信新戶逾百戶,核准授信額度達十億元以上,並且持續滲透其他產品成效。

隨著生成式AI崛起,第一銀行以生成式AI與擷取增強生成(Retrieval-Augmented Generation;RAG)技術整合各單位轄下規章並推出「企業內部智能詢答」系統,透過AI強化回覆能力,不僅有效縮短行員查找作業規範與詢答時間,也讓海外分行可以無時差的進行提問,系統上線已回應逾萬筆查詢,使用者普遍給予高度肯定,顯著提升整體作業效率。

除以AI優化內部營運效率,第一銀行於理財領域建置「e-First 智能理財」系統,其資產管理規模在國內銀行業的機器人理財服務中名列前茅,有效打破傳統理財服務仰賴人工諮詢、客戶對投資組合的理解及參與度有限的問題,深受投資人青睞與信任,至於在消金領域,則是透過「AI智能鑑價」,提升客戶即時取得房屋物件預估可貸金額及每月還款金額的效率。

從GALA到黑客松,第一銀行以AI創新文化打造未來金融新樣貌

在以AI加速創新轉型的過程中,第一銀行認為,目前最重要的不是追求技術,而是讓每一位員工可與生成式AI協作,因此,於2025年展開名為Project GALA(Generative AI Liberalize & Accelerate)的生成式AI行動計畫,透過定義GenAI價值金字塔,提升個人效率、創造集體智慧、改善部門流程及推動業務創新的方式,評估每一個應用案例的價值貢獻度,進而形塑生成式AI創新文化與思維,讓員工熟悉生成式AI並且願意使用。

為鼓勵員工以AI賦能工作與流程,第一銀行首次舉辦以「AI輔助工具」為主題的內部競賽活動「2025年第一銀行DigitALL黑客松」,以高額獎金吸引員工組隊參加,並提供技術支援與專業輔導,若方案具備高度可行性與發展潛力,將有機會進一步實作、推動落地並對外展示創新成果,傳遞第一銀行「全員創新、共創未來」的數位轉型精神。

第一銀行
第一銀行鼓勵員工以AI賦能工作與流程,首次舉辦「2025年第一銀行DigitALL黑客松」,提供技術支援與專業輔導,傳遞第一銀行「全員創新、共創未來」的數位轉型精神。
圖/ 第一銀行

不僅如此,第一銀行亦評估導入具備自主學習、多模態互動的AI Agent,如以NVIDIA高效能GPU與NeMo平台整合語音、文字與影像等多模態能力建立AI Agent,由其負責日常重複性工作並輔助複雜判斷與服務溝通,讓AI輔助並補足人力缺口,並保留關鍵知識以利經驗傳承。此外,導入Microsoft 365、Copilot、Power BI、Teammate等自動化工具與協作平台以提升作業效率,讓員工得以更專注於創造高價值的核心事務上。

以AI賦能數位轉型成效,第一銀行致力建置與完善數位生活圈

除以AI強化創新轉型能量,第一銀行亦十分重視「數據治理」、「資訊架構現代化」與「數位生態圈拓展」等議題,透過系列實作提升第一銀行的數位轉型能量,更精準且快速地提供客戶所需金融服務。例如,透過「銀行即服務(BaaS)」與「銀行即平台(BaaP)」雙軌模式,以應用程式介面(API)串聯電商、旅遊、房產等異業服務,將金融服務嵌入各種生活場景,如線上分期消費、旅遊險保障與房貸鑑價等,藉此擴大客戶接觸與優化使用體驗,逐步打造與完善以「金融即生活」為核心的數位生活圈,多項產品服務更陸續獲得「傑出金融業務菁業獎」、「國家品牌玉山獎」與「臺灣金融研訓院–我國銀行業金融科技創新與數位轉型大調查–《領先者》」等肯定。

為更好的連結與發揮數位生活圈帶來的影響力,第一銀行推出一個全面展示數位金融成就與異業合作成果的「數位生活圈」資訊整合平台,讓客戶與合作夥伴能更直觀地理解銀行在創新、產品服務與數位生態策略上的發展與實績,此外,第一銀行亦透過平台提供客戶眾多好康優惠「小確幸」以減少資訊分散痛點;根據統計,迄今已累積超過120檔以上成功合作案例,平台自4月上線短短三個月即累積超過18萬次瀏覽量,顯示市場對該平台的高度興趣與接受度,有利於數位生活圈的擴展工作。

展望未來,為更好回應「Banking Everywhere, Never at a Bank」以及客戶行為日益場景化與即時化等趨勢,第一銀行將以高度敏銳的策略眼光持續關注外部監管規範與新興科技發展,攜手員工與夥伴以AI等創新技術實踐與擴大「金融即生活」願景,以兼具溫度與科技力的全新金融服務形塑未來金融新世界。

第一銀行
第一銀行攜手員工與夥伴以AI等創新技術實踐與擴大「金融即生活」願景
圖/ 第一銀行

登入數位時代會員

開啟專屬自己的主題內容,

每日推播重點文章

閱讀會員專屬文章

請先登入數位時代會員

看更多獨享內容

請先登入數位時代會員

開啟收藏文章功能,

請先登入數位時代會員

開啟訂閱文章分類功能,

請先登入數位時代會員

我還不是會員, 註冊去!
追蹤我們
蘋果能再次偉大?
© 2025 Business Next Media Corp. All Rights Reserved. 本網站內容未經允許,不得轉載。
106 台北市大安區光復南路102號9樓