Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!
Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!

Gmail 已經成為我們日常生活中不可或缺的工具,無論是接收重要通知、處理工作信件,還是與客戶聯繫,幾乎每天都離不開它。

然而,Gmail 的功能不僅止於收發信件!透過結合自動化與其他常用的數位工具,延伸更多實用場景,幫助我們簡化流程、提升效率。接下來,我們將分享六個情境案例為例,帶你探索如何用 Gmail 開創更高效的工作和生活方式!

1. 依信件內容建立待辦事項

將 Gmail 每則新回覆,自動於 Trello 建立待辦事項

平時信件太多,重要專案的信件來回討論頻繁,是否常感到處理不及,甚至不小心遺漏關鍵待辦事項?

透過 No Code 自動化工具,現在你可以將 Gmail 與 Trello 無縫結合,讓系統自動從指定的專案信件串中提取待辦內容,並即時於 Trello 建立對應的任務卡片。無論是指派給團隊成員,還是提醒自己完成特定工作,都能清楚掌握,讓專案流程井然有序。不再擔心遺漏任何細節,大幅提升工作效率,專注在真正重要的決策與執行上!

依信件內容建立待辦事項
依信件內容建立待辦事項。
圖/ NoTime NoCode 提供

2. 自動儲存信件附檔至雲端

當 Gmail 信件中收到新檔案,自動上傳儲存至 Google Drive 雲端硬碟

每當 Gmail 信件中收到新的檔案附件,是否經常需要手動下載後再上傳至 Google Drive 以便未來查閱?這樣的流程在工作繁忙時不僅耗時,還可能因一時疏忽而遺漏關鍵檔案的存檔。舉例來說,當你處理跨部門協作專案時,可能會收到多個設計稿、分析報告或合約附件,手動整理這些檔案不僅麻煩,還容易造成版本混亂。

現在,透過 Gmail 的自動化功能,你可以設定將新收到的信件附件自動儲存至 Google Drive。無論是每日收集客戶回饋表單,還是存檔最新的財務報告,都能快速建立一個系統化的檔案管理流程。(延伸閱讀:如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟?

自動儲存信件附檔至雲端
自動儲存信件附檔至雲端。
圖/ NoTime NoCode 提供

3. 每日自動生成收件匣 AI 彙報

針對每天收到的新信件,自動透過 AI 摘要重點

每天被大量信件淹沒,是不是經常需要花費寶貴時間逐一點開閱讀,才能抓住每封信的重點?

你可以每天自動生成一份「收件匣摘要」,迅速掌握各信件的核心內容。不再需要逐一查看所有信件,而是以最短的時間專注處理最重要的事項,幫助忙碌的你快速掌握關鍵資訊,大幅提升工作效率!

每日自動生成收件匣 AI 彙報
每日自動生成收件匣 AI 彙報。
圖/ NoTime NoCode 提供

4. 自動備份重要信件內容

針對指定信件內容,自動儲存備份於 Notion 資料庫

處理關鍵信件時,是否經常需要手動整理、備份重要內容,以便日後參考?例如,當你需要保存客戶合作細節或跨部門會議紀錄時,手動歸檔不僅耗時,還可能因遺漏造成資料管理混亂。

透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「自動化備份信件」機制。只需在 Gmail 的重要信件套用指定標籤,系統就能自動備份信件內容,並同步建立一筆紀錄至 Notion 資料庫。(延伸閱讀:【Notion 應用-Email 管理工作術】如何自動備份重要信件內容至 Notion 資料庫?

自動備份重要信件內容
自動備份重要信件內容。
圖/ NoTime NoCode 提供

5. 自動寄發重要信件 Slack 通知

每當信件內容符合特定篩選條件,自動觸發 Slack 通知

在繁忙工作中,擔心不小心在信件海中錯失來自主管或重要客戶的信件,導致延誤回覆影響專案進度?例如,在處理重要客戶專案時,若錯過了他們的需求變更或重要指示,可能會增加雙方溝通成本,影響合作成效。

現在,透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「重要信件通知機器人」。只要 Gmail 收到新郵件,自動檢查寄件人是否為特定對象(如主管或客戶)或符合特定標題文字等條件,即時觸發 Slack 通知提醒你,確保你掌握重要信件的關鍵資訊!

自動寄發重要信件 Slack 通知
自動寄發重要信件 Slack 通知。
圖/ NoTime NoCode 提供

6. 依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件

每當收到問卷新回覆,自動寄發個人化信件給填答者

在調查活動報名問卷時,是否總是仰賴人工逐一確認每筆新回覆,再手動發信通知參加資訊?工作繁忙時,龐大回覆數往往難以即時完成。例如,當你策劃一場線上講座或實體活動時,報名高峰期的資訊處理壓力會成倍增加,一不小心就可能漏發重要通知,影響活動體驗和品牌形象。

現在透過 No Code 自動化工具,你可以設定針對問卷表單的每筆新回覆,自動寄發個人化信件,如活動地點、時間和聯繫方式等。消滅繁瑣手動作業,大幅提升溝通效率,讓客戶感受到專業與貼心服務!(延伸閱讀:【SurveyCake 問卷自動化】問卷填答後自動寄發個人化信件,提升顧客體驗與互動!

依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件
依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件。
圖/ NoTime NoCode 提供

立即嘗試 6 種 Gmail 自動化應用

透過 No Code 自動化應用,大幅簡化日常工作流程,讓你專注於更具價值的任務。無論是處理信件、管理任務、備份檔案、還是優化團隊溝通,都能從繁瑣手動作業釋放你的時間和注意力,專注於更具策略性和創造性的工作。

將自動化融入工作生活中,讓 Gmail 成為你的智慧助手,有效提升工作效率!

本文授權轉載自:NoTime NoCode

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為保戶守護重要資產,南山人壽以黃金眼 AI 防詐模型建構全通路資產防護網
為保戶守護重要資產,南山人壽以黃金眼 AI 防詐模型建構全通路資產防護網

為守護保戶資產,南山人壽集結客戶服務、數位、資訊三個部門的能量,自行研發「黃金眼 AI 防詐模型」,自 2024 年底完成開發後,截至今年 11 月已成功阻擋多起詐騙案件、攔阻金額累計逾新臺幣 900 萬元,並獲得 2025 數位金融獎等殊榮。

「黃金眼 AI 防詐」模型為什麼可以有效防詐、更好守護保戶資產?

南山人壽客戶服務資深副總經理李淑娟面帶微笑地解釋:「『黃金眼 AI 防詐』是透過龐大的保戶資料結合前線客服的實務經驗建構而成的模型,不僅克服了壽險業交易頻率低且詐欺樣本極度不平衡的挑戰,還能夠偵測在臨櫃辦理保單借款或解約的高風險個案,讓客服人員可以主動提醒與關懷,有效降低詐騙風險,守護客戶資產安全與信任。」

南山人壽
南山人壽客戶服務資深副總經理李淑娟指出,詐騙手法快速進化,南山人壽研發黃金眼AI防詐模型,用前瞻科技主動攔截風險,強化保戶資產的安全防護。
圖/ 數位時代

從詐保到詐財,壽險業面臨的風險加劇

過往,壽險業者面對的主要風險是保險詐欺,例如,透過偽造事故情節、虛構醫療紀錄等方式詐領保險理賠金,然而,隨著科技迭代與詐欺集團的組織化、專業化,這類手法已快速進化,從「偽造病歷、輕病久住、醫療共犯」等傳統模式,轉向結合數位科技與精準話術的跨領域詐財操作。

這一波詐欺風險不僅滲透力強、具備高迷惑性,也直接影響保戶資產安全。例如,詐欺集團利用假冒理賠諮詢等方式竊取保戶個資,再一步步誘導客戶辦理解約或申請保單借款,最後要求將資金匯到不明帳戶等,壽險業者面臨的風險範圍也從「詐領保險理賠」延伸到「詐騙保戶資產」。

李淑娟資深副總經理進一步指出,南山人壽每年要處理逾 35 萬件解約與借款案件,很難單憑人力在海量案件中精準辨識高風險個案。「為有效防堵詐欺事件,南山人壽除開發 AI 模型辨識詐保事件,更進一步研發黃金眼 AI 防詐模型,用前瞻科技主動攔截風險,強化保戶資產的安全防護。」

南山人壽以黃金眼 AI 防詐模型守護保戶資產

在打造黃金眼 AI 防詐模型時,南山人壽面臨兩個挑戰:首先是壽險的交易頻率低,導致資料稀缺;其次,是詐欺樣本比例高度失衡,導致 AI 很容易誤判。為化解這些挑戰,南山人壽整合保戶行為、保戶與保單側寫資訊與情境因素等多模態資訊進行模型訓練,爾後,透過集成學習(Ensemble Learning)整合多個不同觀點的「專家模型」共同判讀,提升模型判斷準確性。

南山人壽數位專案經理蔡其杭表示:「以多模態數據源跟集成學習的策略打造黃金眼 AI 防詐模型後,我們除了將模型串連至臨櫃客服系統,以直觀的「紅、黃、綠」三色燈號即時呈現保戶的風險等級,協助客服人員快速識別高風險個案,主動介入並阻斷詐騙,更透過『自適應演進』與『外部資源擴充』兩個機制,持續優化模型辨識精準度。」

南山人壽
南山人壽打造黃金眼AI防詐模型,將模型串連至臨櫃客服系統,以直觀的紅、黃、綠三色燈號,即時呈現保戶的風險等級、協助客服人員快速識別高風險個案。
圖/ 數位時代

「自適應演進」指的是,客服人員會依據模型亮起的燈號,結合系統提供的關懷提問表,向臨櫃辦理解約或借款的保戶進行關懷詢問,如資金用途、是否接獲可疑來電等,藉此釐清是否存在異常情況,並將相關結果回貼標籤,作為後續調校模型的關鍵訓練素材,讓黃金眼 AI 防詐模型越用越精準。

「外部資源擴充」則是透過更多元的外部數據強化模型的防詐能力。例如南山人壽與內政部警政署刑事警察局簽署反詐騙合作備忘錄(MOU),在合規架構下共享情資,協助核對保戶是否曾有詐欺通報紀錄。蔡其杭補充,南山人壽目前正與電信業者合作,將其超過 1,400 項特徵因子導入模型,有效提升模型燈號判斷的靈敏度與可靠度,使黃金眼 AI 防詐成為更全面的金融詐欺偵測引擎。

蔡其杭表示,詐騙的手法日新月異,AI 阻詐模型除了能準確識別可疑的高風險案例外,更重要的是具備與時俱進、持續調優模型能力和效果的機制;如同維持客戶服務的品質一樣,刻不容緩。

南山人壽
南山人壽數位專案經理蔡其杭表示,黃金眼AI防詐模型串連至臨櫃客服系統,以直觀的「紅、黃、綠」三色燈號即時呈現保戶的風險等級。
圖/ 數位時代

李淑娟表示:「隨著模型的持續優化,黃金眼 AI 防詐模型的應用範疇將從目前的『臨櫃防堵』延伸到『全通路、跨產業、事前預警』的防禦機制,以事前預警的方式防堵詐欺事件。」舉例來說,當保戶撥打電話詢問保單借款或解約時,系統就會開始運作、提前識別風險,針對透過手機 APP 或網路平台辦理業務的數位客群,系統也會即時偵測,當出現高風險行為時即會立即展開關懷提問。

不僅從科技著手,南山人壽以 SAFE 逐步提升防詐安全網

值得特別注意的是,南山人壽並未將防詐視為單一的科技工程,而是從 SAFE–Skilled(防詐訓練)、Awareness(全民防詐)、Fintech(科技運用)、Engagement(聯防合作)–四個構面打造更完整的防護機制。

在專業技能方面,南山人壽不僅協助相關人員熟悉黃金眼 AI 防詐模型的操作模式,也持續透過內部教育訓練,以及跟刑事警察局等單位合作舉辦的工作坊等方式,全面提升員工識詐、阻詐的能力,達到 AI 人機互動的阻詐聯防保護網。

在防詐意識宣導方面,南山人壽除於全台 18 個分公司櫃檯播放刑事警察局提供的反詐騙影片,並在櫃檯明顯位置放置防詐文宣,協助來訪保戶掌握最新詐騙趨勢;更主動走入偏鄉、校園與新住民社群,並針對聽語障人士製作友善素材,以多元形式推廣防詐知識,降低詐騙事件發生的可能性。

在公私協力方面,李淑娟表示,南山人壽積極培育、鼓勵每一位壽險業務員成為「防詐大使」,在拜訪客戶時主動觀察各種異常徵兆,例如可疑的投資文宣或陌生人的頻繁出入,並將這些現場蒐集到的「軟性數據」提供回公司,作為模型判斷的補強資訊,以提升事前預警效果。

為了更好的保護高齡與失智等高風險族群,南山人壽也積極推動「保單安心聯絡人」機制,鼓勵保戶指定第二聯絡人,在其申請保單借款或終止契約時,可以主動通知聯絡人介入確認,降低詐騙風險;此外,亦針對受詐保戶提供「喘息關懷服務」,以低利紓困貸款協助保戶在遭遇詐騙後仍能穩定度過財務壓力,將防詐保護從事中攔阻延伸到事前預警與事後援助兩個層面,樹立產業新標竿。

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