Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!
Gmail不只能收寄信!收件匣AI彙報、建立待辦事項⋯6種自動化應用加速工作效率!

Gmail 已經成為我們日常生活中不可或缺的工具,無論是接收重要通知、處理工作信件,還是與客戶聯繫,幾乎每天都離不開它。

然而,Gmail 的功能不僅止於收發信件!透過結合自動化與其他常用的數位工具,延伸更多實用場景,幫助我們簡化流程、提升效率。接下來,我們將分享六個情境案例為例,帶你探索如何用 Gmail 開創更高效的工作和生活方式!

1. 依信件內容建立待辦事項

將 Gmail 每則新回覆,自動於 Trello 建立待辦事項

平時信件太多,重要專案的信件來回討論頻繁,是否常感到處理不及,甚至不小心遺漏關鍵待辦事項?

透過 No Code 自動化工具,現在你可以將 Gmail 與 Trello 無縫結合,讓系統自動從指定的專案信件串中提取待辦內容,並即時於 Trello 建立對應的任務卡片。無論是指派給團隊成員,還是提醒自己完成特定工作,都能清楚掌握,讓專案流程井然有序。不再擔心遺漏任何細節,大幅提升工作效率,專注在真正重要的決策與執行上!

依信件內容建立待辦事項
依信件內容建立待辦事項。
圖/ NoTime NoCode 提供

2. 自動儲存信件附檔至雲端

當 Gmail 信件中收到新檔案,自動上傳儲存至 Google Drive 雲端硬碟

每當 Gmail 信件中收到新的檔案附件,是否經常需要手動下載後再上傳至 Google Drive 以便未來查閱?這樣的流程在工作繁忙時不僅耗時,還可能因一時疏忽而遺漏關鍵檔案的存檔。舉例來說,當你處理跨部門協作專案時,可能會收到多個設計稿、分析報告或合約附件,手動整理這些檔案不僅麻煩,還容易造成版本混亂。

現在,透過 Gmail 的自動化功能,你可以設定將新收到的信件附件自動儲存至 Google Drive。無論是每日收集客戶回饋表單,還是存檔最新的財務報告,都能快速建立一個系統化的檔案管理流程。(延伸閱讀:如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟?

自動儲存信件附檔至雲端
自動儲存信件附檔至雲端。
圖/ NoTime NoCode 提供

3. 每日自動生成收件匣 AI 彙報

針對每天收到的新信件,自動透過 AI 摘要重點

每天被大量信件淹沒,是不是經常需要花費寶貴時間逐一點開閱讀,才能抓住每封信的重點?

你可以每天自動生成一份「收件匣摘要」,迅速掌握各信件的核心內容。不再需要逐一查看所有信件,而是以最短的時間專注處理最重要的事項,幫助忙碌的你快速掌握關鍵資訊,大幅提升工作效率!

每日自動生成收件匣 AI 彙報
每日自動生成收件匣 AI 彙報。
圖/ NoTime NoCode 提供

4. 自動備份重要信件內容

針對指定信件內容,自動儲存備份於 Notion 資料庫

處理關鍵信件時,是否經常需要手動整理、備份重要內容,以便日後參考?例如,當你需要保存客戶合作細節或跨部門會議紀錄時,手動歸檔不僅耗時,還可能因遺漏造成資料管理混亂。

透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「自動化備份信件」機制。只需在 Gmail 的重要信件套用指定標籤,系統就能自動備份信件內容,並同步建立一筆紀錄至 Notion 資料庫。(延伸閱讀:【Notion 應用-Email 管理工作術】如何自動備份重要信件內容至 Notion 資料庫?

自動備份重要信件內容
自動備份重要信件內容。
圖/ NoTime NoCode 提供

5. 自動寄發重要信件 Slack 通知

每當信件內容符合特定篩選條件,自動觸發 Slack 通知

在繁忙工作中,擔心不小心在信件海中錯失來自主管或重要客戶的信件,導致延誤回覆影響專案進度?例如,在處理重要客戶專案時,若錯過了他們的需求變更或重要指示,可能會增加雙方溝通成本,影響合作成效。

現在,透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆建立「重要信件通知機器人」。只要 Gmail 收到新郵件,自動檢查寄件人是否為特定對象(如主管或客戶)或符合特定標題文字等條件,即時觸發 Slack 通知提醒你,確保你掌握重要信件的關鍵資訊!

自動寄發重要信件 Slack 通知
自動寄發重要信件 Slack 通知。
圖/ NoTime NoCode 提供

6. 依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件

每當收到問卷新回覆,自動寄發個人化信件給填答者

在調查活動報名問卷時,是否總是仰賴人工逐一確認每筆新回覆,再手動發信通知參加資訊?工作繁忙時,龐大回覆數往往難以即時完成。例如,當你策劃一場線上講座或實體活動時,報名高峰期的資訊處理壓力會成倍增加,一不小心就可能漏發重要通知,影響活動體驗和品牌形象。

現在透過 No Code 自動化工具,你可以設定針對問卷表單的每筆新回覆,自動寄發個人化信件,如活動地點、時間和聯繫方式等。消滅繁瑣手動作業,大幅提升溝通效率,讓客戶感受到專業與貼心服務!(延伸閱讀:【SurveyCake 問卷自動化】問卷填答後自動寄發個人化信件,提升顧客體驗與互動!

依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件
依表單回覆自動撰寫 / 寄發信件。
圖/ NoTime NoCode 提供

立即嘗試 6 種 Gmail 自動化應用

透過 No Code 自動化應用,大幅簡化日常工作流程,讓你專注於更具價值的任務。無論是處理信件、管理任務、備份檔案、還是優化團隊溝通,都能從繁瑣手動作業釋放你的時間和注意力,專注於更具策略性和創造性的工作。

將自動化融入工作生活中,讓 Gmail 成為你的智慧助手,有效提升工作效率!

本文授權轉載自:NoTime NoCode

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從「存資料」到「用知識」:網創資訊攜手浪LIVE,讓 AI 成為最懂企業的內容幫手
從「存資料」到「用知識」:網創資訊攜手浪LIVE,讓 AI 成為最懂企業的內容幫手

對已經成熟發展的企業來說,最大的挑戰不是如何創新,而是經驗無法有效傳承,而生成式 AI 的價值正在於此,它讓分散的知識從「共同保存」走向「即時運用」,使組織得以在既有經驗之上,持續累積能力並向上成長。

由旭瑞文化傳媒成立、全台最大直播平台浪LIVE,正是這種轉變的最佳寫照。「我們其實一直都有在整理內部的知識、技術文件和作業流程規範,但做法比較像是集中在倉庫裡,雖然找得到,卻不一定用得快。」旭瑞文化傳媒技術研發中心技術總監黎欣捷(James)形容。

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浪LIVE 攜手網創資訊導入 AI 知識管理系統 NAVI,打造出一顆可以分析與調用歷史資料並產製新內容的「企業智慧大腦」
圖/ 數位時代

為此,浪LIVE 攜手網創資訊導入 AI 知識管理系統 NAVI,打造出一顆可以分析與調用歷史資料並產製新內容的「企業智慧大腦」,讓經驗不再只是被保存,而能實際參與日常營運流程。網創資訊總經理吳炳鈞進一步說明,這是因為 NAVI 將浪LIVE既有資料整理成可被運用的知識基礎,並在此基礎上生成內容,故能真正融入浪LIVE使用場景,提升文章產製與活動規劃的效率。

用 AI 提速,回應高頻、快節奏的營運需求

作為直播產業的領導平台,浪LIVE 不僅市占率超過 50%,每月活躍用戶數更高達 40-50 萬人。能夠寫下高黏著度、高互動率的成績,除了堅持以才藝直播為主軸、在市場上做出差異化特色,快速更新的內容與密集的行銷活動,同樣是浪LIVE 維繫用戶黏著度的關鍵。

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旭瑞文化傳媒技術研發中心技術總監黎欣捷表示,透過NAVI能夠有效提升文章產出與活動企劃的效率。
圖/ 數位時代

黎欣捷表示,浪LIVE 每日都會更新社群貼文與文章內容、每個月平均規劃約 20 至 25 檔活動,不僅內容產出量龐大,對速度的要求也極高。編輯團隊在完成採訪後,必須在最短時間內產出文章,且要符合品牌的風格和版型,而營運團隊不僅要不斷發想新的玩法,還得預先估算不同設計下的投資報酬率、參與人數等機率,以確保活動能兼顧創意與成效。

這種高頻的營運節奏不僅極具挑戰性,還容易使團隊感到疲憊。因此,浪LIVE 開始思考如何利用 AI 來提升文章產出與活動企劃的效率,而 NAVI 正是思考後的最佳解答。

應用場景1:文章產製,不再從零開始

吳炳鈞進一步說明,網創資訊如何協助浪LIVE 將 NAVI 應用於文章產製與活動企劃。

先就文章產製來看,網創資訊將浪LIVE 過往累積的大量文章匯入 NAVI,由系統學習品牌文章的語氣與編排方式,及不同編輯的寫作風格並加以分類。之後,編輯只要提供採訪逐字稿或相關素材,並指定想要的文章風格,NAVI 便可依此生成初稿,再由編輯進行調整與潤飾,大幅加快整體產出速度,也讓編輯可以將更多心力投入內容品質的把關與主題發掘,用快速更新而主題有趣的文章,吸引會員持續留在平台。

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網創資訊總經理吳炳鈞進一步說明, NAVI 將浪LIVE既有資料整理成可被運用的知識基礎,並在此基礎上生成內容,才能真正融入浪LIVE使用場景。
圖/ 數位時代

吳炳鈞強調,NAVI 不是憑空寫文章,而是根據企業過去累積的內容與規範來生成,這樣的產出結果,才會更貼近原本的品牌風格與實際需求。更重要的是,網創資訊還能根據客戶使用情境進行客製化調整。例如,NAVI 可以整合圖片和文字,生成一篇圖文並茂的文章,並同步輸出對應的 HTML 程式碼,浪LIVE 編輯只需貼至後台系統,就能完成上稿作業,不必再花費大量時間去調整版面配置。

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網創資訊業務經理Hailey Ouyang表示,NAVI 在產出文章的同時,可以同步輸出對應的 HTML 程式碼,減輕浪LIVE 編輯的上稿作業負擔。
圖/ 數位時代

應用場景2:活動規劃,從歷史經驗找出新玩法

再就活動規劃來看,網創資訊同樣先將浪LIVE 的歷史活動範本、禮物清單與獎勵機制導入 NAVI,由系統學習營運團隊在發想活動時的思維脈絡,之後,團隊成員只要輸入關鍵字,NAVI 就能建議相應的活動方式與獎勵組合,作為活動規劃時的參考。

黎欣捷認為,NAVI 就像一位資深顧問,不僅提供更多元的視角與玩法建議,縮短活動規劃所需的時間和心力,也能即時調閱過往經驗,協助團隊跳脫個人思考盲點,避免重複規劃過去已經做過的活動內容。

吳炳鈞進一步以禮物清單為例,說明 NAVI 帶來的效益。浪LIVE每一檔活動都需要重新設計禮物或做不同的組合搭配,因此資料庫已累積上百種不同類型的禮物,這使得團隊成員在規劃活動時,常常要花很多時間去發想新禮物或搜尋資料。而在導入NAVI後,系統可以根據歷史資料提供合適的禮物搭配建議,協助團隊在規劃新活動時,更有效率地運用既有資源。

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NAVI可以根據歷史資料提供合適的禮物搭配建議,協助浪LIVE團隊在規劃新活動時,更有效率地運用既有資源。
圖/ 網創資訊

不只生成內容:NAVI 三大特色,讓 AI 真正嵌入企業流程

在資料管理與內容生成外,網創資訊也從企業管理需求出發,規劃出以下 3 大系統特色,使 NAVI 得以真正融入企業的營運流程中。

第一,NAVI 支援至少 20種大型語言模型,能因應不同使用需求,處理文字、圖片、音訊和影片等多種形式的內容。第二,系統可部署於私有雲或地端環境,讓資料能留在企業內部,降低被外部 AI 模型使用的疑慮。第三,整合 AD 身份驗證與授權機制,可依部門和角色別去設定資料存取權限,確保 AI 在回應問題或產生內容時,只會引用該使用者可存取的資料範圍,避免誤用或資料外洩的風險。吳炳鈞補充,由於系統可進行部門切割,也能進一步統計各單位的使用量,方便企業進行內部成本分攤與管理。

「企業需要的是能嵌入流程的 AI,而不是只會回答問題的工具。」吳炳鈞指出,因此 NAVI 一開始就定位在企業知識管理系統,從而發展上述系統設計。近年來,因應 AI Agent 趨勢,網創資訊亦將相關概念融入 NAVI,使系統具備更高的主動性,能依任務需求串接不同資料庫與內部系統,協助使用者完成特定工作流程。

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網創資訊PM Keith Hsu指出,NAVI 融入 AI Agent 概念後,具備更高的主動性,能依任務需求串接不同資料庫與內部系統,協助使用者完成特定工作流程。
圖/ 數位時代

未來,網創資訊將持續與浪LIVE 深化合作,逐步導入更多內容至系統中、拓展更多應用場景。也期待在與客戶合作的過程中,共同發掘更多具體的應用靈感,並視需求開發對應功能,持續放大知識與經驗的價值,讓技術不只停留在工具層次,而能真正轉化為企業成長的動能。

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