多數企業推廣 AI 工具的第一步是辦教育訓練，但上完課、發完手冊，下週還在用的人往往只剩一小撮。企業面臨的問題不在員工不想學，而是在於一般人只會持續使用體驗過很方便的工具，而不會持續使用腦中知道很方便的工具。
日本 X 帳號「えーたん／AI×時短で仕事效率化」長期分享企業導入 Gemini Notebook（原 NotebookLM）的實作心得。他認為，與其辦研習，不如設計一套讓員工自然碰到、意外感動、變成日常的導入階梯。以下 5 個作法，是他分享中從最容易上手、到最終變成公司文化的 5 個階段，每階段附上可直接複製的提示詞。
企業如何真正導入 AI？實作 5 階段總覽
| 階段 | 做法 | 對員工的效果 | 所需素材 |
|---|---|---|---|
| 1 | 問答機器人 | 被動接觸，零學習成本 | 內規、SOP、常見問答 |
| 2 | 申請書自動生成 | 第一次「工作被消掉」的感動 | 表單範本、已核准文件 |
| 3 | 專案筆記本 | 從個人使用變團隊動線 | 會議錄音、企劃書、KPI |
| 4 | 專屬領域顧問 | 個人課題被解決的成功經驗 | 主題式網路搜尋素材 |
| 5 | 經營理念筆記本 | 使用行為變成公司文化 | 經營理念、中期計畫、社長談話 |
Step 1：先做「全員都會用」的問答機器人
想讓員工真的用 AI，第一步是把總務、人事、財務、IT 這類「有問題要問人」的內部窗口，換成一個只根據公司文件回答的問答機器人。原作者強調，這一步的關鍵是員工不需要學任何東西，照平常打字發問即可，是最適合當作全員第一次接觸 AI 的入口。
做法為把公司規章、SOP、過去的常見問答信件整理成文件上傳，用自訂指令設定機器人的角色與回答規則，並以「僅檢視」權限開放給同事查詢。整套流程原作者形容約 15 分鐘可以完成，不需要工程資源。
提示詞範例：
你是負責公司內部問答窗口的親切、準確的客服人員。
請只根據上傳的來源（公司規定、操作手冊、流程文件）回答同仁的提問。
【回答規則】
・回答順序為「結論→步驟→依據」，第一句先講結論
・引用對應規定或手冊的相關段落作為依據
・來源中找不到答案時，不要用推測回答，請誠實告知「請洽詢○○部門」
原作者自述的個人經驗分享，自己公司在總務、人事、財務、IT 四個窗口都建了機器人後，內部問答有感減少；第一個上線的總務機器人，也讓原本被詢問量壓得喘不過氣的同仁明顯鬆一口氣。
Google 官方頁面說明，上傳 Gemini Notebook 的資料只作為該使用者專屬的回答依據，不會被用於訓練 Google 的基礎模型，除非使用者自行分享筆記本，來源內容也不會公開。這一點在企業導入時常被員工或資安部門優先確認，是這一步能順利推行的前提。
Step 2：用「申請書生成」，讓員工第一次體感 AI 幫他省事
第二步利用 Gemini Notebook 可輸出 Excel 檔案的功能，處理大家覺得繁瑣的申請書、簽呈製作。把公司既有範本存進筆記本後，交出來的會是同一份格式、內容已經填好的 Excel 檔案——欄位、版面、連公式都照原本樣式。
原作者認為，光靠問答機器人只能建立AI 回答很準的印象，真正讓人有感的是「AI 把我不想做的事直接做完」。他選的示範對象是申請書、簽呈這類制式文件：把公司既有的表單範本與過去已核准的文件上傳筆記本，再用三行條列描述申請內容，就能產出一份格式、欄位、公式都比照公司範本的完整檔案，未確定的項目會標註「待填」而非自行推測。
提示詞範例：
請完全依照已存入的「（範本名稱）」樣式，
把以下內容做成一份（文件類型）的 Excel 檔案。
【申請內容】
（用條列式寫出你知道的申請內容）
【規則】
・工作表名稱、欄位、版面、公式都要與範本完全相同
・文字語氣與寫法請參考已存入的核准過範例
・內容要具體，以能通過核准的方式補齊
・不確定的欄位不要用推測填寫，請標註「待填」
他觀察到，這一步之所以有效，是因為對還沒興趣的同事來說，說明再多都不如「看到自己每個月痛恨的作業，在眼前三分鐘內做完」來得有說服力；看過示範的人，多半會主動詢問怎麼操作，導入的推動難度也隨之下降。
Step 3：把會議錄音、企劃書集中成「專案筆記本」
前兩步還停留在「有需要的人才會用」，第三步開始把使用行為嵌進團隊既有的工作流程。
做法是替一個正在進行的專案建一本筆記本，集中放三類資料：會議紀錄與錄音（音檔可直接上傳，不需要先轉逐字稿）、企劃書等相關文件、目標與時程。有了這本筆記本，會議後的工作可以一次完成。
提示詞範例：
請根據上傳的會議錄音，製作這場會議的紀錄。
【輸出格式】
・會議概要（主題／主要參與者）
・決議事項（條列）
・待辦事項（誰、做什麼、期限）
・尚未定案的討論點
【規則】
・不要根據推測補充發言中沒有的內容
・不確定的地方請標註「待確認」
有了這本筆記本，會議紀錄、任務清單、下次會議議程都能由 AI 一次產出；請假或缺席會議的成員，也可以改聽 AI 生成的音訊摘要來掌握進度。原作者指出，這一步的普及關鍵在於「動線」而非個人意願——議事錄從這裡出、待辦從這裡出，團隊的工作流程本身就會經過筆記本，使用不再是選擇題。
Step 4：建立「專屬領域筆記本」，讓每個人都有專屬顧問
第四步是讓每個人依自己遇到的課題，建立專屬的主題顧問，例如行銷企劃的行銷參謀、財務人員的財務顧問。
做法是用 Gemini Notebook 的「尋找來源」（Discover sources）功能，針對同一主題分三個角度各搜尋一次：基礎原理、實務作法、案例與最新趨勢，讓收集到的資料涵蓋一個主題的不同層面，而不只偏向單一角度。
提示詞範例：
【切角①：基礎與原理】
請搜尋能有系統解說（主題）基本概念與整體全貌的文章
【切角②：實務與方法】
請搜尋（主題）具體做法、範本、實務技巧的文章
【切角③：案例與趨勢】
請搜尋（主題）的成功案例與最新趨勢的文章
只做一次搜尋，資訊容易偏向單一面向；換三個切角各搜一次，能把該領域從基礎到實務、案例都納進同一本筆記本。之後直接把工作上的問題丟給它提問即可，回覆會附引用出處供查核；再持續補進自家案例或資料（記得先去識別化），這本筆記本就會從泛泛而談變成貼近公司實際狀況的顧問。
原作者表示，這一步的擴散動力來自個人的成功經驗，當一個人親身體驗到自己的課題被 AI 解決，導入就從「推廣者的任務」變成「本人的意願」，會員工開始主動用同樣的方法建立屬於自己崗位的顧問筆記本。
Step 5：把經營理念放進筆記本，讓AI 導入變成企業文化
最後一步跳出效率工具的範疇，處理的是公司的判斷基準。把經營理念、中期經營計畫、社長對內或對外的談話等公開資料整理成一本筆記本，在做企劃或提案前先請 AI 檢查內容是否符合公司方向、哪裡需要補充說明。
做法是在做企劃或提案前，先拿去問這本筆記本。
提示詞範例：
請確認這份企劃案，是否與公司的經營理念與中期經營計畫一致。
【輸出格式】
・相符的地方（請引用理念或計畫的對應段落）
・有落差或需要進一步說明的地方
・讓經營層更容易理解的修改建議
這一步之所以放在最後，是因為當工具開始對接公司的判斷基準，使用就不再只是省時間，而會變成公司做事方式的一部分，這時已經不需要再提醒大家使用 AI。
框架使用有4大限制！有哪些不適用情境？
這套框架本身建立在幾個前提上，並非每家公司都能直接套用：
- 資料治理仍是前提： 把公司規定、會議錄音、財務資料放進筆記本前，需先確認帳號類型（個人版與企業版的資料保護條款不同）與共用權限設定，並非設好機器人就等於資安無虞。
- 依賴既有範本與資料品質： 申請書生成（Step 2）效果好壞取決於既有範本是否夠標準化；文件格式混亂的公司，這一步的體感會打折扣。
- 免費版有用量限制： 依 Google 官方說明頁揭露的資訊，免費版每本筆記本上限 50 個來源，每個來源字數上限 50 萬字，每日對話次數上限 50 次（以官方頁面所載內容為準，實際額度請以登入後畫面顯示為準）。人數多的團隊要規模化推廣，通常需要評估企業版方案。
- 推廣順序仍需因地制宜： 5 個階段是原作者整理出的一種路徑，實際導入時仍需依公司文化與部門阻力調整順序，不是唯一解法。
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資料來源：えーたん（@ai_jitan）X 貼文、Google Gemini Notebook 官方說明頁
本文初稿為AI編撰，整理．編輯／蘇柔瑋
