OpenAI在ChatGPT的Mac桌面應用程式推出「會議」（Meetings）外掛程式測試版，可透過電腦麥克風與系統音訊記錄會議，不必讓機器人加入通話，也能用於實體會議。
多數會議記錄工具只根據逐字稿產出摘要，整理出來的重點偏向通用。「會議」外掛除了逐字稿，也會參考使用者自行補充的筆記，以及已授權連結的應用程式資料，產出個人化摘要與建議待辦事項，例如草擬會後信件、更新專案計畫。使用者確認後，只要點擊建議事項，就能交給ChatGPT處理。
ChatGPT會議外掛怎麼用？5步驟完成設定、記錄與摘要
第1步：安裝外掛並開放收音權限
在Mac上開啟ChatGPT桌面應用程式，從側邊欄點選「外掛程式」，找到「會議」並安裝。接著從側邊欄開啟「會議」，依照畫面指示完成初始設定，並允許使用麥克風及錄製系統音訊。
圖／ChatGPT
麥克風負責收錄自己與身邊同事的聲音，系統音訊負責收錄電腦播放的聲音，也就是線上會議中其他人的發言。只開放其中一項，逐字稿就會缺漏部分對話。
第2步：連結行事曆接收提醒（選用）
不連結行事曆也能手動開始記錄。若希望會議開始前收到提醒，可透過Google日曆或Outlook行事曆外掛程式連結行事曆，並在設定中啟用會議提醒。
即使沒有將會議加入行事曆，「會議」外掛偵測到通話時，也會主動詢問是否開始記錄。
第3步：取得與會者同意後開始記錄
開會前先告知所有與會者將記錄會議內容，取得同意後，在「會議」頁面按下「記錄筆記」。過程中可以直接在頁面上寫下自己的想法、疑問或背景說明，這些內容會和逐字稿一起作為摘要素材。
會議結束後手動停止記錄即可。若闔上筆電、長時間未偵測到聲音，或單次記錄滿4小時，系統也會自動停止。
第4步：檢視摘要並交辦待辦事項
停止記錄後，音訊需要上傳並處理，通常要等幾分鐘才會產出筆記。完成後，個人化摘要與建議待辦事項會出現在同一頁面，自己寫的筆記也會保留。
每一項建議待辦都可以先編輯再啟動。例如ChatGPT建議「寄信向廠商確認報價」，可以先補上收件人與期限，再按一下交給ChatGPT草擬。頁面預設為私人，分享給他人時，對方只看得到筆記，看不到逐字稿。
第5步：用提問回顧會議內容
會議筆記存進ChatGPT空間（Space）後，可以直接在對話框詢問會議細節，例如輸入：
上周二的產品會議，我答應在什麼時候交出修改版企畫？
整理這個月和行銷部開會時提到的所有預算調整
相較於翻找逐字稿，直接提問能更快找到特定承諾或決議。
使用前須知
目前「會議」僅開放Pro與Business方案使用者透過macOS桌面應用程式使用，尚未支援iOS、Android及Windows；Enterprise方案則只有少數客戶能參與Alpha測試。
Business方案使用者若找不到這項功能，需請工作區管理員確認ChatGPT空間與「會議」外掛都已啟用。另外，「會議」與舊版桌面應用程式的「錄音」是兩項不同的功能。
隱私方面，應用程式內的同意提醒只會顯示在使用者自己的畫面上，不會通知其他與會者，徵求同意的責任仍在使用者身上。音訊會串流傳送至OpenAI伺服器處理，筆記完成後即從Mac與伺服器刪除，事後無法重播。涉及客戶機密或敏感議題的會議，建議先確認公司內部規範再決定是否使用。
需要提醒的是，AI產出的摘要也可能出錯，依據筆記採取行動或分享之前，關鍵細節仍需自行確認。
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資料來源：OpenAI Help Center：ChatGPT中的「會議」外掛程式
本文初稿為AI編撰，整理．編輯/ 黃若彤
