【Meet創業之星】企業的好幫手!線上文件管理系統-DocuBank
【Meet創業之星】企業的好幫手!線上文件管理系統-DocuBank
2012.06.27 | 創業

每個企業一定都會遇到成千上萬的文件散落在公司內部的問題,該如何有效統一的整理和控管,是企業主所必須面對的重要課題。而 DocuBank 提供的文件管理系統,除了能夠讓企業快速地建立數位文件管理機制外,也提供任何需要對文件進行異地存取、交換和備份的功能。

回頭追溯,想法早在 07 年成形,直到 09 年開發完成。創辦人陳衍彰認為,文件管理是企業的核心,因此要能方便企業主使用是他們一直以來不變的開發重心,「當時開發就是繞著企業為中心去構思。」能夠讓企業主簡單導入,不需要額外請一位技術人員管理,所有的儲存空間、硬體都是由 DocuBank 提供,這是他們體貼企業主的地方。此外,建構在雲端架構上的 DocuBank,無論在哪裡只要連上網路即可調閱檔案,而檔案也無須下載任何軟體就能線上瀏覽,相當方便。

針對企業主使用,DocuBank 對於帳戶權限的安全控管上也做得相當縝密。企業主可針對部門需求設定檔案權限,如在系統上設定財務部的資料夾權限,此資料夾則不會顯示在其他部門的文件清單中。另外,針對每一個使用帳戶的每個動作、每次進出都能夠記錄追蹤,就連下載的檔案也加註浮水印,以確保檔案用途。

除了權限設定,DocuBank 也設置了訂閱功能,當使用者收到 email 通知表示有新文件,登入系統閱讀該文件時可移動、翻轉、放大縮小,直至調整到適合自己閱讀的畫面。

值得一提的是, DocuBank 另外結合OCR光學字元辨識技術,不限檔案類型,都能透過 OCR 技術辨識其文字內容,存到資料庫中,往後若需要調閱此資料只要透過搜尋,即可全文內文檢索,快速找到自己需要的資訊。

DocuBank 目前收費方式一個月收取 2500 元,可使用 5 個帳戶,此後每增加一個帳戶酌收 250 元。如需雙重控管使用動態密碼鎖,一個月再增加 100 元的費用,最大的好處是 DocuBank 並未限制用戶的儲存空間。

回憶當時,從 2003 年第一次創業的手機加值服務到現在二次創業,自嘲是「senior startup」的陳衍彰,已經有相當不錯的成績,原本的事業也持續蓬勃發展中。他表示,這幾年變動很快,不斷調整及轉型也是他們持續在做的改變。

「除了做對的事情,還要考慮對的時間推出」,在 09 年開發了 DocuBank,陳衍彰坦言,因那時雲端儲存概念尚未普及,「我們系統其實早已做好,就這樣鎖在抽屜 2 年。」他笑著說。如今時機成熟了,除了在今年會大力推廣、拓展業務外,下一步 DocuBank 也會獨立自成公司,目標是成為中小企業的文件應用管理服務提供商,文件管理是他們的起點,未來將開發更多新功能,以提供全方位的企業文件管理服務。

圖為創辦人陳衍彰。(攝影/林衍億)

Q1. **** 針對定價部分,我們針對了台灣 100 家中小型企業作調查,結果發現大多人對於一個帳戶 250 元的價格最能普遍接受,因此便以這個價格為基準開始。由於是雲端服務,我們的成本也相對低廉,因此收費方式和一般文件管理系統商有相當明顯的區隔。

Q2. **** 一般來說,目前市面上的文件管理系統商,使用量大多從 50 人起跳,中小企業便被排除在外。再者,大部分系統軟體的設計不是針對企業架構,光是取得軟體的合法使用,加上系統導入的適應期,對企業主來說時間和金錢的成本相對拉高不少。

團隊 Team 約有 16 人。

公司服務 Project DocuBank 文件銀行透過 SSL 加密連線傳輸,提供企業文件管理、雲端儲存服務,針對任何需要的文件提供異地存取、交換、備份等功能。

成立時間 Founded Time 2003 年成立。

主要用戶 user 一般中小企業。

商業模式 Business Model* **** **** 收取服務月租費。

網址 www.docubank.com.tw

公司大事紀 **** 2004 成為東信電訊的Master Service Provider 2005 與環球唱片合作 Universal Music Mobile 服務 2006 推出遠傳211表情訊息服務 2006 與鹿港天后宮合作推出手機網路點燈安太歲服務 2007 與台灣大哥大合作推出簡訊報服務 2008 推出 DocuBank 文件銀行 1.0 2010 推出 DocuBank 文件銀行2.0、與遠傳及唱片公司合資成立Omusic 公司推出Omusic 音樂下載及streaming 服務 2012 推出 DocuBank 文件銀行 3.0

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關鍵字: #Meet創業之星
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從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模
從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模

對居家整聊室來說,經營的核心,是把人放在第一位──不只照顧客戶,也照顧團隊。這家全台首創的專業收納公司,不只替別人「整聊」生活,更懂得先把自己內部「整聊」好。創辦人鄭博元與黃恩頡深知,品牌要長大,不能只靠熱情與經驗,還要有一套能承接人、事、客戶與未來的管理方法。因此,他們在沒有IT人力編製的情況下,借助叡揚 Vital CRM專業夥伴的力量建立更有溫度、更有秩序的管理方式。

市場需求驅動家事服務崛起,居家整聊室搶佔先機

現代人追求高品質生活卻苦於時間有限,這種兩難的困境促使居家清潔、到府收納等家事服務產業蓬勃發展,著眼於市場需求成長,居家整聊室於2017年成立,成為到府收納服務市場的先驅。

居家整聊室共同創辦人黃恩頡表示,公司成軍初期專注在到府收納服務,之後為因應整聊師人力有限且缺乏標準化流程的挑戰,於2018年開辦整聊師認證課程,每年培訓近2,000位整理收納專才,累計學員數已突破萬人。隨著專業度與口碑的提升,居家整聊室的事業版圖不斷擴大,自2024年起陸續與信義居家及多家大型居家服務平台建立長期合作關係,為這些合作夥伴提供專業的整理收納服務。

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居家整聊室共同創辦人黃恩頡以數據導向策略,讓團隊從顧客互動到轉換都具備可追蹤與可優化的依據。
圖/ 數位時代

在年營收與客戶數量逐年成長的同時,居家整聊室也迎來新的營運挑戰,「如何深化與既有客戶的互動,提高顧客回購率,成為我們的關鍵課題,」居家整聊室創辦人鄭博元說,當時公司經常接獲舊客戶的主動詢問,引發團隊重新省思,在舊客經營上該如何從被動回應轉為主動經營、吸引更多回頭客使用服務?但在過程中卻發現,傳統使用Excel表格管理顧客互動的方式,已經很難滿足這樣的業務需求。

導入Vital CRM,以系統強化客戶經營力

居家整聊室最初在設計Excel表格欄位時,其實參考了RFM客戶分析模型,希望這份表格能兼具記錄與再行銷的功能,但實際執行上卻免不了面臨人工輸入資料的挑戰,包括資料正確性與即時性難以保證、缺乏統一的資料記錄邏輯、同仁自行添加欄位等。

這些問題導致Excel表格最後僅剩下基本的記錄功能,很難從中篩選符合特定條件的客戶進行再行銷,也不容易對新進業務同仁進行教育訓練,因為他們雖然能取得客戶名單,卻無法辨識客戶的最新狀態和互動歷程。

為此,居家整聊室決定導入CRM,以系統取代人工作業,提高舊客經營的效率與成效。鄭博元表示,在評估多款 CRM 系統時,叡揚系統開放式 API 設計最能對應他對未來系統整合的藍圖規劃,亦能有效解決既有手動流程導致的資訊落差與溝通延誤等問題。後續功能驗證階段,他發現 Insight 模組的分析設計具備清晰的管理理論依據,進一步展現系統的專業深度與實務價值,加上叡揚在業界的口碑與多產業服務經驗,最終促成了雙方的合作。

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居家整聊室創辦人鄭博元運用數位工具解決團隊營運痛點,進一步開啟全新的商業想像與合作契機。
圖/ 數位時代

應用階段1》聚焦深化客戶互動與業績管理,創造4大效益

居家整聊室採兩階段循序漸進的策略,逐步擴大系統應用成效。第一階段聚焦於強化客戶互動與業績管理,第二階段則拓展至全面性的數據整合,串起客戶從初次加入會員到最終完成交易與付款的完整作業流程。

黃恩頡進一步說明,第一階段的應用以業務和管理團隊為主,業務團隊透過Vital CRM瀏覽客戶資料與商機名單、詳實記錄每次客戶互動歷程,或根據特定條件篩選目標客戶發送簡訊、主動創造接觸客戶的機會。管理團隊則藉由Insight報表中的關鍵指標,如:轉換率、客戶RFM分數等,定期檢視業績進度及目標達成情況,實現數據驅動的精準管理。

居家整聊室不只提昇顧客回購率,更創造三大管理效益。第一、提升團隊的業務能力。由於Insight模組將商機、消費、負責業務和互動行為整合在一起,使管理團隊可以用數據掌握業務同仁的工作績效,而不是依賴主觀感受,不只溝通變得更順暢,還能據此樹立行為標竿,讓業務同仁更清楚該怎麼經營客戶才能提升業績表現。

第二、保留完整客戶資料,避免因人員異動而造成客戶流失的風險。

第三、為新進業務員打造最佳學習曲線。透過Insight數據分析結果,新進業務員能夠清楚知道成交率與業績目標間的關聯性,提升了主動聯繫客戶的意願和積極程度。此外,還能彈性調整新進業務員手中名單的新舊客戶比重,使其先與舊客戶聯繫、磨練互動技巧,之後隨著專業度提升,再逐步增加新客戶比重。

第四、合理配置顧客資源,最大化商機轉消費的比例。例如,將高品質新客名單分配給超級業務員(Top Sales)、根據轉換率調整業務手上的新客名單等,實現客戶資源的最佳配置。

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居家整聊室善用數位工具落實經營策略,從資料管理、人才培育到資源配置,全面強化商機轉化力。
圖/ 數位時代

應用階段2》以Vital CRM為核心,打造無縫整合的客戶服務流程

居家整聊室邁向第二階段的應用,即以Vital CRM為核心,整合品牌官網、會員系統、對話機器人、訂單系統及整聊師派單APP等營運系統,讓數據可以自動拋轉至不同系統中,省去不必要的人工登打作業,大幅提升團隊的工作效率。

鄭博元詳細說明如何打造無縫整合的客戶服務流程。他表示,人們經由官網或LINE加入會員後,相關資料會直接匯入Vital CRM,方便業務同仁與新會員聯繫,一旦新會員決定使用服務、也就是商機成功轉化為訂單後,Vital CRM就會將必要資訊拋轉至排班派單系統,自動進入後續服務流程,包括安排居家整聊師到府服務、產出付款連結等,當客戶點選連結完成支付,相關資料隨即回傳至CRM系統,自動更新為結案狀態,形成一個完整閉環的服務旅程。

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鄭博元(左1)指出,叡揚CRM Insight模組展現教科書等級的邏輯結構,精準對齊團隊管理需求,成為最終導入的關鍵契機。
圖/ 數位時代

展望未來,居家整聊室除了持續深耕到府收納領域,更計劃將自身數位化成果升級為商業解決方案,賦能更多家事服務同業啟動數位轉型。鄭博元強調,導入CRM的價值,不僅是解決內部團隊在舊客經營上的挑戰,更為公司開啟了一扇嶄新的商業大門,日後,若能成功將現行「以Vital CRM整合客戶服務流程」的應用機制轉化商業模式,相信將有機會開拓更寬廣的市場版圖。

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