破除人多好辦事迷思,杜絕官僚、提升效率

2013.06.25 by
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破除人多好辦事迷思,杜絕官僚、提升效率
學理創始者C.諾斯寇特.帕金森(C. Northcote Parkinson) 英國歷史學家與作家。1958年,以嘲諷幽默的筆調撰寫《帕...

學理創始者
C.諾斯寇特.帕金森(C. Northcote Parkinson)
英國歷史學家與作家。1958年,以嘲諷幽默的筆調撰寫《帕金森法則》一書風行全球,入選《經濟學人》(The Economist)雜誌「世上最有影響力的管理學大師」之一。所提出的「帕金森法則」(Parkinson's Law),與「墨菲定律」(Murphy's Law)、「彼得原理」(The Peter Principle),並稱為20世紀西方文化最傑出的三大發現。

為何有些組織的人多、每個人都很忙,效率還是那麼差?為何幾千元的預算審查,反而比超大金額預算耗上更多的時間處理?為何投票表決時,中間派才是決定結果的關鍵?

為何會產生上述的問題?C.諾斯寇特.帕金森(C. Northcote Parkinson)提出的「帕金森法則」(Parkinson's Law)指出,造成這些情況的原因包括:

1.員工變多,不代表工作變多:工作變多,是因為「有多少時間,就找得出多少事做」的心態作祟,應驗了「最忙的人才抽得出空」的說法。比如說,賦閒在家的老婆婆,可花一天的時間寫一張明信片,但是忙碌的CEO只需要3分鐘就能完成,所以,當工作沒有明確的時間表時,根本沒有效率可言。

比如說,某中年員工A自覺工作量過大,不想辭職,卻又害怕現有職位被工作能力相當的同事B奪走,於是找來資淺的助手C與D(必須是兩人以上,才能互相牽制,不會與A競爭),並將工作分配給這兩人,A趁機提升自己的地位;等到C開始抱怨工作量過大時,A會再找兩位助手E與F給C,同時為了公平起見,也會幫D找G與H兩位助手,於是原本由A一人負責的工作,變成7個人共同負責。

而這7個人彼此間也會產生很多工作,一個簡單的案子每個人都得經手一遍,光是行政流程的簽核,就耗去許多心力。在惡性循環下,組織膨脹,每個人耗盡心力,效率反而低落(參見【圖表1】)。

2.開會投票時,中間派才是決勝關鍵:在雙方勢均力敵的情況下,中間派的態度成為決勝關鍵,而這群中間派往往可區分成對表決內容不清楚、臨時抱佛腳的人、意志薄弱的牆頭草、耳朵不太靈光老傢伙等類別。

因此,想要爭取中間派的選票,第一步就必須先盯緊他們,確定這群人的動向,事先掌握開會的座位,派出己方死忠派坐在他們身旁,進行遊說。

3.預算愈少,花愈多時間討論:大部分官員都是由只懂千元價值,不懂得千萬價值的人所組成,因此討論各種財政預算所花費的時間,與涉及的金額大小成反比。

比如說,審查超過千億元的核能電廠興建預算,與更新停車場遮雨棚幾千元預算相比時,多數的官員因為自身專業不足或事前準備工作不夠充分,難以在興建核能電廠預算審查上有所貢獻,因而草草結束,但對於更新停車場遮雨棚預算卻頗有想法,甚至連使用的材料都斤斤計較,結果花了一個上午的時間討論,以稍低於原本的預算通過,還因此沾沾自喜。

**上述組織常見弊端,帕金森從組織的核心──人,做為出發點,以敏銳的洞察力探討人性的弱點,如何影響自己在組織中的命運,以及如何左右組織的存亡,協助工作者認清組織真相。

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資料來源《經理人月刊No.100》

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