如何用線上學習做訓練?

2005.12.01 by
數位時代
如何用線上學習做訓練?
線上學習(e-learning)主要指經由網路取得的數位教材,可以隨時隨地取得,讓學習者擺脫空間、時間的限制,快速達成教育訓練的目的。雖然有...

線上學習(e-learning)主要指經由網路取得的數位教材,可以隨時隨地取得,讓學習者擺脫空間、時間的限制,快速達成教育訓練的目的。雖然有這麼多好處,但許多公司也遭逢到線上學習課程不受歡迎的狀況,最大的原因是內容設計激不起員工的興趣。而資訊環境是否足夠、員工是否習慣使用網路來做學習,也是一項重點。 此外,當員工線上學習發生問題時,找不到人協助解決,也就失去了繼續學習的動力。針對這些問題,台灣IBM教育訓練中心經理葉信宏指出,過去線上學習的概念一直停留在「喊口號」的階段,因為一般企業主管階級對於網路熟悉度還不足,自己都無法完全了解線上學習的功能,自然也不會有學習成效,但隨著世代轉移,可預見日後使用線上學習的公司將會愈來愈多。

先想清楚學習的目的

一向敢於大手筆投資教育訓練的IBM,是最早使用線上學習做為員工訓練方式的企業之一,台灣IBM的內部訓練提供近一百多堂的線上學習課程,洋洋灑灑包括企業管理、行銷、市場、廣告、財務等專業領域。究竟IBM是何時開始推行線上學習課程,對此,葉信宏笑言已不可考,只確定十四年前當他剛進入IBM時,就已經有用大型電腦主機型態(main frame based)的線上新人訓練課程了。
企業主在決定是否要導入線上學習課程之前,首先要思考以下兩個問題:一、培訓的目的、目標與對象為何?二、要達到這樣的目標,用什麼樣的方法最經濟、最有效果?接著再來擬定詳細的教學與執行計畫。如果學習內容是資訊的提供,以及情境模擬的互動,那麼電腦的確是一種省時省力的學習工具。因此,當一個課程必須建構一個體驗式的學習環境,透過面對面、各種不同的學習與互動模式來獲得最佳效果時,IBM會採用所謂的實體教學模式,例如新進人員的業務技巧、專業經理人培訓的學習工作室(Learning Labs)等。不過,最重要的是學習內容本身是可以「標準化」的,才適合編成數位學習教材。

最省力的教育訓練

以IBM目前的新人訓練為例,可分成以下三部分:一是基礎訓練課程,包括公司簡介、業務範疇、產品介紹、表達能力、簡報能力、業務技巧,約五○%是線上學習;二是專業訓練課程,以職務相關之深度技能為主,由各用人事業單位負責,執行方式差異頗大,例如維護服務部門就會教授維修機器設備的標準步驟,這部分約有七五%是透過線上學習執行。業務部門則以實際銷售技巧之訓練為重點,其線上學習的比重就較低,大約為三○%到六○%;三是在職訓練課程,以輔導新人具備獨當一面的能力為主,著重在資深員工的經驗傳承,以實際體驗學習為主要方式,葉信宏戲稱這是「下部隊」的實戰,沒有辦法以任何課堂討論或線上學習取代。
一般人會認為線上學習教材必定得具備豐富影音功能,但是葉信宏卻認為,「對於初階學習者而言,串流影音與虛擬動畫的確能強化初階學習者的學習動機,但相對頻寬與費用的門檻就比較高。」
事實上,只要學習內容與工作者需求切合,學員的學習動機本身就會很強。以IBM本身提供給初階經理人的教材為例,在「指導員工」的章節中,有個情境題是某個部屬又無法準時參加會議,而他的理由是被一些工作綁住了,這個時候主管是要直接對他最近的狀態表示關切?或是轉個彎問他覺得新工作狀況如何?試探他的工作負擔是否過重等。當學習者選了其中一個答案之後,系統會直接回饋這種處理方式是否正確,並深入說明在何種情境下需要使用不同的管理技巧。以上面的例子來看,若是部門現在正處於業務關鍵時期,主管要以比較嚴格的態度處理;若是在一般狀況,可能就用比較輕鬆的態度面對。還可以更深入區分不同的管理風格,威權型或威望型的主管可以用不同的方式與部屬溝通。

間接凝聚員工向心力

IBM的中階主管總是非常忙碌,全球各地到處飛,最適合使用線上做進階學習。葉信宏說,許多經理級學員都在三更半夜才有時間上網學習。或者參加的會議或研討會太冗長時,也有人偷偷上完一堂課。不過線上學習還是有缺點,那就是缺乏與教學者以及其他學習者之間的互動,以及學習者難以集中注意力等狀況,為了避免這些問題,葉信宏建議在課程設計上要注意每個學習模組不宜過長,以二十至四十分鐘最適當。此外,透過內容設計,加入更多的互動與樂趣,或是提供同儕彼此互動的平台與機制,像是社群、留言版與即時通訊等工具,可以彌補線上學習互動不足的缺點。「讓來自世界各地的經理人用電話會議(tele-conference)的方式舉行開學典禮,感覺很新鮮,」葉信宏說,儘管平日無法齊聚一堂,但是透過電話會議,讓彼此認識,虛擬同學間的距離又更縮短了。 為了讓經理層級的學員更容易專注於線上學習,IBM安排了線上導師(e-facilitator)這項角色,來輔導學員的學習狀況,定期追蹤學員的學習情況,發信提醒進度落後的人,偶爾也做一些成績排名,發小獎品鼓勵學習狀況良好的人。對於狀況持續不佳的學員,則可回報給該學員的二線主管,看看該學員是否工作負擔過重或是有特殊狀況。適當運用胡蘿蔔與鞭子,以協助學習者完成課程。 葉信宏 IBM教育訓練中心經理 1992年進入台灣IBM擔任專業服務工程師,2000年晉升產品服務經理,2002年轉任專業服務經理,2003年再度轉任資訊服務部之核心能力發展經理,2005年任教育訓練中心經理,負責IBM對客戶及內部員工之教育訓練業務。

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