無紙化，是現代大型會議的趨勢，不只呼應現今綠色環保訴求，還能大幅降低會議成本，因此，新加坡團隊邁思科技推出的無紙化會議軟體服務《micepad》APP受到許多企業歡迎，至今已累積超過2萬名使用者，並在2015年6月於台灣設立第一個海外據點。
與市場上同類型APP相比，《micepad》APP最大差異是加入現場互動功能，而不是單純地將紙本資料數位化。舉例來說，與會者可以隨時透過《micepad》發問、給意見、投票表決等，《micepad》則會從現場互動中搜集資料，再提供分析結果給客戶，作為下次舉辦活動，或是推出產品服務的依據。
目前，《micepad》APP提供iOS與Android兩種作業系統版本，正積極擴展進各種平台，開發網頁版應用程式，可以不受限於作業系統版本的限制，在任何智慧型移動裝置上都能使用。
研發不受限 隨時隨地討論創意
邁思科技研發長魏學謙表示，邁思科技非常重視市場需求，研發團隊時常在討論要加入哪些新功能，才能提高客戶的使用便利性，然而在開發過程中，研發團隊一直找不到合適的裝置，直到微軟推出Surface Pro 4，兼具一般電腦的功能與平板電腦的輕便，加上搭載第6代Intel® Core™處理器，效能強大，可以同時執行多個程式，讓工程師在研發作業上能夠快速轉換。
由於Surface Pro 4為Windows10平台，除了具備一般使用者所需要的各種功能，像是上網、聽音樂、看影片/照片…等，還兼顧「Windows電腦」功能，任何能夠安裝在桌上型電腦的軟體及程式，也都能安裝在Surface上，等於使用者只要一台設備就能同時兼顧娛樂與工作需求。
魏學謙進一步指出，以前研發團隊有任何想法需要討論，都必須到會議室進行，將想法畫在會議室的白板或紙上，再拍照存檔，但在使用Surface Pro 4後，因為它的手寫筆和觸控螢幕，可以取代傳統會議室的白板，直接在Surface Pro 4上討論、修改計畫，倘若需要操作其他軟體或輸入文字，只要接上鍵盤就能開始作業，研發人員只要靈感一來，隨時隨地都能討論，不必一定要在會議室才能進行。
「我認為，Surface Pro 4就好像一台小型電腦，既具備平板電腦觸控輸入的特色，運算效能又和一般電腦一樣，可以提高工作效率和生產力，」魏學謙說。
溝通零距離 跨國工作仿佛只隔一個房間
由於邁思科技研發與行政管理團隊皆位在新加坡，台灣以業務人員為主，這種跨國運作的形態，讓兩邊工作人員常常有相互溝通的需求，例如：台灣業務向新加坡研發人員反應客戶所提出的不同需求，或詢問產品的細部功能，產品改版前新加坡工程師要向台灣業務員做教育訓練…等。
為了降低成本與提高效率，邁思科技選擇透過Skype for Business網路電話溝通，由於訂閱Office 365即包含Skype for business、Office文書軟體及雲端儲存空間，且跨裝置皆可使用，有助於意見的溝通與協同合作，再搭配Surface Pro 4的使用，消彌跨國工作的溝通障礙，提高新加坡研發工程師與台灣業務的溝通效率，讓台灣與新加坡的距離彷彿只隔一個房間而已。
舉例來說，《micepad》APP在推出新功能之前，會先在內部試用，以前台灣的業務員在測試系統新功能時，如果遇到問題，只能口頭形容或用文字描述，常常要花好多時間才能讓新加坡的研發工程師理解，如今改成在Surface Pro 4上測試系統新功能後，只要用手寫筆直接擷取有問題的畫面分享給工程師，對方就能立即了解。
「自從改用Surface Pro 4測試系統後，和新加坡工程師的溝通變得好方便，無論遇到任何問題，一張截圖畫面就能說清楚，不像以前講了老半天，對方還是不懂哪裡有問題，而且在進行遠距會議時，前置喇叭擴音的品質也非常清晰穩定，彷彿面對面在講話一樣，」邁思科技高級業務發展專員馬筱軒說。
輕便好攜帶 業務拜訪客戶好輕鬆
除了內部溝通更方便，馬筱軒認為，Surface Pro 4也非常適合應用在與外部客戶的溝通上，主要原因在於體積輕便且具備手寫筆設計。
以前，邁思科技業務員在拜訪客戶時，公事包裡總要放著筆電和平板電腦，又大又笨重，而Surface Pro 4輕便、體積小，可以處理文書作業、又能上網，出門只要帶著它就可以，拜訪客戶也變得好輕鬆。
「以前在拜訪客戶時，都是使用傳統筆記型電腦來展示《micepad》網頁版應用程式，現在則改用Surface Pro 4，由於它有手寫筆和筆記本功能，透過內建的Edge瀏覽器還可以直接在網頁上做筆記，更能吸引客戶目光，」馬筱軒笑著透露改用Surface Pro 4拜訪客戶後的意外收穫。
對於跨國企業來說，最大的挑戰就是，讓身處不同國家的工作團隊能夠順暢溝通、緊密合作，邁思科技透過Office 365和Surface Pro 4，從會議到文件都能無縫溝通，也讓跨國辦公室距離趨近於零。
（本文為台灣微軟與《數位時代》整合行銷部共同企劃。）
