會議紀錄怎麼做最快又明確?會議室有一個好工具,你一定沒想到...
會議紀錄怎麼做最快又明確?會議室有一個好工具,你一定沒想到...
2016.05.19 |

花了大半時間開會,最怕就是沒有結論,或是會議紀錄寫得不清不楚,與會者無法回頭找到討論的細節;缺席的人看了會議紀錄也不清楚會議中大家討論的來龍去脈。久而久之,開會變得毫無意義,完全是在浪費時間。

《零秒思考力[實踐篇]》指出,要提升大家開會的效率,會議室裡的「白板」是最佳幫手!只要妥善運用,不但能讓大家持續地踴躍發言、統整問題,並順利達成共識。

但是,白板上要寫什麼、誰負責寫?才能避免出現大家看不懂得文字或圖表。以下整理出5個做法,只要照做,當會議結束,會議紀錄也就跟著完成了。只要用智慧型手機拍下來,傳給所有與會者就可以。

1.由會議的領導者、主持人負責寫白板

通常負責寫白板的人往往是祕書,或者是請寫字漂亮的人負責寫,但其實白板應該由領導會議的人一邊主持討論,一邊自己寫才對。

當碰到稍微深入、複雜一點的討論時,領導者可讓全體與會者集中注意力在白板上,同時確認每個人的發言內容,然後整理問題,並在大家都充分表達意見後,進行「由誰、應在何時之前、實行什麼動作」的明確分工。

2.不要試圖統整,聽到什麼就寫下什麼

大多時候,我們都是等與會者講完,負責寫白板的同事才慢條斯理地以簡短的關鍵字寫下摘要。但這樣只能記錄發言內容的一小部分及一些零碎的片段,效果十分不好。

最好的方式應該是「聽到什麼就寫下什麼」。這麼做的好處是,所有與會者隨時都能清楚了解到討論的進度狀況,也不會有人重複提出相同的論點。大家的發言也會變得更明確。

3.遇到發言者表達不順、難以理解,立刻問清楚

能順暢表達的人畢竟是少數,多數人都會有講話不斷重複、用詞不當、表達有所偏差而違背原意的現象。

在這種情況下,白板記錄者要能一邊聽,一邊嘗試理解他想說的,向對方確認「你的意思是這樣嗎?」再以簡單易懂的方式寫出來。

通常大家會因為你很認真的在寫白板,所以都會很有誠意地解說給你聽。這也能幫助其他與會者加深理解、更專注討論。

4.整理問題和行動方案

大多數的會議,都是鼓勵大家踴躍發言,想說什麼都可以,導致議題發散、失去焦點。對於應採取的行動,大家也不會有共識;常常為了能結束會議,而草率地統整、下結論。

會議的領導者必須有意識地先促使大家針對問題發言,待大家都充分表達意見後,再說:「接著讓我們針對這些問題來討論應採取的行動。」主動引導會議的進行。

5.當場針對不同的論點,圖解其相同點和相異點

開會偶爾會發生發言者彼此意見衝突的情況,這時你要先確認雙方的相同點,接著,還要再確認相異點。

你可以試著當場在白板右下角之類的空白處畫個表格來整理。將兩個人的名字橫向並列,再朝縱向列出雙方論點等多個項目(如下圖)。先列出相同點,再列出相異點,就會一目瞭然。

利用白板整理意見示意圖

利用白板整理意見示意圖



取材自《零秒思考力[實踐篇]》,悅知文化出版
圖片來源/ PROTravis Nep Smith via flickr, CC licensed

本文授權轉載自:經理人

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打造AI無法取代的人才力,聯發科技攜手Hahow for Business培育跨域人才成果豐碩
打造AI無法取代的人才力,聯發科技攜手Hahow for Business培育跨域人才成果豐碩

在AI新世代浪潮下,兼具軟實力與硬實力的「T型人才」已躍升為企業人才培訓的新焦點。以聯發科技攜手 Hahow for Business 推出的「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」為例,正是企業積極布局未來、培育全方位新世代人才的具體行動。

人工智慧的快速演進,正全面重塑我們對「學習」與「人才」的想像。隨著知識獲取門檻變低、學習方式持續翻轉,企業人才培育模式也迎來嶄新變革。在這波轉型浪潮中,擅長單一領域的「I型專才」往往難以應對多元挑戰,相反的,具備專業深度與跨域協作能力的「T型人才」成為企業招募與培育的核心焦點。

以理工科學生為例,雖然在校期間累積了紮實的專業知識與技術基礎,但往往在進入職場後,因為溝通表達、協同合作與專案管理等軟實力相對薄弱,面臨諸多挑戰、無法發揮潛力。為縮短「學用落差」與提升新鮮人的職場適應力,聯發科技攜手Hahow for Business在2025年共同推出「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」,將工程師的個人效能訓練藍圖,提前至實習階段。計畫透過Learn-Apply-Reflect與10%-20%-70%學習策略,打造出「自主學習→練習→實際應用」的學習循環,全面加速準聯發人的培養、為企業注入新世代的競爭力。

聯發科技與Hahow for Business以「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」加速培育人才

聯發科技始終堅信,每一位年輕人都蘊含著無限的發展潛力,只要能匯聚多元能力,即可激盪出創新火花、點燃成長的力量。這樣的理念也體現在「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」logo設計:6道光芒象徵聯發科技永續經營的六大基石–全球觀、創新、人才、公司治理、綠色營運與在地實踐;而5道光芒則代表個人效能聚焦的5項關鍵能力:問題分析與解決、溝通簡報與影響力、專案管理、創意思維與成長心態。

SPARK計畫為實習生提供清晰的學習路徑,結合豐富的線上學習資源、個人練習與小組作業,同時搭配實體知識萃取工作坊,形成自主學習、同儕學習與應用及反思的學習循環。讓實習生不僅可以學習知識與實用技能,並真正將軟實力應用於工作場域。舉例來說,線上課程學習涵蓋「金字塔表達法」、「定錨點架構」、「ANSVA結構」與「SMART原則」等工具,並在為期兩個月的實習中,透過每週的應用練習、知識萃取工作坊與同儕小組報告,系統化強化關鍵軟實力,讓學習不僅止於「知識的獲取」更是「行為的展現」。

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圖/ 數位時代

來自國立清華大學通訊工程研究所的實習生彭同學深有感觸的說:「能進入同一間公司,代表大家的硬實力相差不大,真正決定我們能否做對事情、把事情做好,是有沒有足夠的軟實力協同合作與向上管理,建議從大學三年級開始培養,並且持續不斷精進。」

國立清華大學半導體研究學院的實習生鄭同學同樣肯定軟實力的重要性。她說:「在學校,教授指派任務通常有明確的評分指標,但在實習時,主管交付的任務往往保留很大的自由發揮空間,為確保彼此有共識,我的作法是主動思考任務的目的,以手寫筆記進行結構性思考與建立清晰的表達邏輯,在與主管進行口頭報告時,則是以『金字塔表達法–先結論、後細節』的方式進行溝通,持續修正與取得共識、精準展開下一步。」

「理工科學生很容易陷入技術細節、分享時不自覺就是滿滿的專業術語,但這樣的溝通模式未必有助於專案進展。」來自國立陽明交通大學資訊網路工程學系的實習生洪同學表示,有效的溝通應該要跳脫技術本位,站在對方角度,說出讓目標聽眾共鳴的話,才能推進合作。「透過這次實習,我學會以『定錨點架構』讓溝通內容更有邏輯與說服力,以及透過『ANSVA–Attention /Need /Solution /Visualization /Action–架構』強化提案表達,就算面對全新的領域,也能快速盤點重點,並與團隊展開更有效的協作。」

「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」創造的成效十分亮眼。活動期間在校園舉辦的多元跨域校園講座滿意度高達 94.6%;而在實習階段,儘管實習生同時承擔主管指派的專案任務,平均完課率仍高達 87%,並獲得大量正面回饋。許多實習生分享:「無論未來職涯選擇何種方向,這段期間累積的軟實力,都將成為持續突破與創新的關鍵資產。」

三大學習目標,支持年輕人才快速適應跨部門協作及全球化職場環境

聯發科技長期深耕技術創新與人才培育,積極推動學生硬實力與軟實力的緊密整合,以加速新世代人才的成長與轉型。此次首度與Hahow for Business合作「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」實踐三大學習目標:首先建立創新與成長心態;其次強化簡報與溝通影響力及團隊合作;最後,培養問題解決、專案管理與行動決策能力。

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圖/ 數位時代

同時參加「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」與3個不同專案計畫的國立清華大學資訊工程研究所實習生李同學表示:「實習期間,我必須同時處理三個專案,時間被各種會議切割得十分零碎,參加每場會議前,我至少得花費10分鐘翻閱紀錄或回想進度,改用實習期間學會的心智地圖追蹤專案進度後,只要 1 分鐘就能快速掌握最新狀況,執行效率大幅提升。」

國立台灣科技大學電機工程研究所的實習生董同學則認為:「軟實力之所以重要,不僅因為它能幫助我們在事前做好規劃、提升溝通的精準度,更關鍵的是,隨著這些能力不斷累積,將更有勇氣面對挫折與挑戰,不會輕易喪失對科技或對人的熱情。」

整體而言,聯發科技攜手 Hahow 好學校的合作,不僅著眼於短期彌補能力缺口,更展現企業對未來人才的前膽佈局與長期投資。當理工學生兼具專業深度與跨域軟實力,學用落差得以有效縮減,人才成長曲線隨之加速,產業也能在新世代人才的驅動下持續創新,形成良性循環,進一步鞏固組織的核心競爭力。

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