[時間技客-6] 用減法工作，每個人都能做到的減輕工作量秘訣|數位時代 BusinessNext

「努力工作」，當然是一種美德，但在努力工作之前，我們可以嘗試先思考「聰明工作」的方法。先懂得聰明工作，接下來努力才會「花在最有意義、最有產值」的事情上，要不然很有可能努力在「不需要做的事情」，結果反而花掉比別人更多的時間，還不一定完成更好的成果。

「聰明工作」然後「努力工作」，兩者相輔相成，缺一不可，但前後順序很重要。

假設我們需要十個步驟去完成一件工作，每個步驟需要六分鐘，那麼完成這件工作需要六十分鐘。如果我們透過努力熟練他，或許可以讓每個步驟只需五分鐘，於是我們可以五十分鐘完成它。但更聰明的方式是，先思考「我可不可以減少其中某些步驟」，假如我可以只用五個步驟完成它，那就算不熟練，不是也只要三十分鐘就完成了嗎？

聰明的高效率工作，其實就是「先從減法開始」的工作模式，減少那些低價值的、低產值的、重複性的、不必要的事情，然後才能專注在高品質的任務上。

例如我之前寫過的：「[簡化工作] 減少郵件量，就能減少工作的雜亂與失誤」。

看到這裡，或許你心中開始產生疑惑了：「減輕工作量真的做得到嗎？」

如果我自己不是老闆，我是受僱於他人的公司職員（我個人也是），每一天老闆、客戶、同事都有很多任務要交給我做，這些也都是我不能拒絕的，在這樣的情況下，「我不是只能被迫一直增加工作量嗎？」

現實職場確實如此，我自己也是公司裡的小職員，對這一點感同身受。

但是，這並不妨礙我們透過「減法工作」來減輕整體的工作量。我有十件工作，總計需要100個步驟。但我可以依然處理十件工作，卻只需要50個步驟。這是每個人都能做到的「減法工作」。

怎麼做？這或許值得來寫一本書，或是開一系列課程才能仔細講清楚，但在這篇文章裡，我可以先分享自己幾個基本的做法。

1. 「減少」重複做的事

十多年的工作經驗，我有一個很深刻的感受：我們常常因為「重複做一樣的準備」、「重複彌補一樣的錯誤」而浪費了許多時間。所以減法工作首先就是要：避免做重複的事。

我們工作上很容易陷入一個問題：

每一次要執行一個新計畫時，都要花很多時間做準備，但是我們之前的工作、學習、思考難道沒有任何可以立即使用的材料嗎？說不定我之前做過類似工作，說不定我之前想過類似問題，說不定我之前收集過相關資料，但我們如果「缺乏一套有效的準備系統」，那麼就很有可能遇到每個新任務都要「從頭開始做」。

所以我們應該要思考「每個任務都能拿之前做過的來用」（參考：當一個有準備的人）、「每個任務不走同樣的錯路」（參考：如何正確且高效率的犯錯？）的方法，這時候你就需要一套可以「把自己的經驗」累積下來並方便以後使用的方法，以及一個「把自己的成果」留下來方便以後套用的方法。

所以我很看重像是 Evernote 或 Onenote 這樣的「第二大腦」準備工具，因為完成工作前，我們一定需要準備時間，但我們不要「浪費時間不斷重新做準備」。（延伸閱讀：跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法）

2. 「減少」多餘的步驟

我每次接到一個任務時，都會先規劃這個任務的「執行步驟」，想辦法把任務切割一步一步的下一步行動，而且切割得愈詳細愈好，為什麼？其中一個原因就是我可以從裡面去掉「不必要的步驟」，並且合併「相關的步驟」。（參考：計畫愈縝密，生活愈隨興）

例如我製作一本書的時候，會需要編排書籍內文與設計封面文案，一開始我就是很單純的把他分成兩個任務來做，但是後來我發現：「如果我一邊編排書籍內容時，可以先摘要書裡最精華的文句，或是把當下自己被觸動的想法寫下來，那以後我設計封面文案時就可以直接套用。」於是這樣我不就減少了設計封面文案時還要不斷回頭去翻書籍內文的步驟？

除了從自己的工作流程上想辦法節省多餘步驟外（這一點比較難），還有更簡單的方法，就是善用雲端數位工具，尤其是那些「智慧型」與「自動化」的工具，真的可以幫我們節省很多步驟。

例如我製作簡報時的步驟是：「打開 Google 雲端簡報開始編輯，從 Google 相簿搜尋插入相關圖檔，用 Google 簡報自動設計功能」，這樣的流程少了哪些步驟呢？減少「確認簡報軟體是否相容」、不需「備份與攜帶檔案」、不用「整理照片（Google相簿會自動整理）」、省下「翻找資料夾（Google 相簿搜尋關鍵字直接找照片）」、避免「繁瑣的調整版面操作（ Google 簡報自動設計）」。

這就是把十個步驟變成五個步驟的意思，如果每個任務都能從這樣的角度去執行，那麼自然就可以多出很多時間。

3. 「減少」額外時間成本

除了單一任務的減法外，「任務與任務之間的減法」也很重要，也就是以每一天、每一週為單位的個人工作流程規劃，我們的工作流程規劃，其實也很大程度的影響了工作量的實際數量。

在工作流程上更專注、更統一，可以減少額外時間成本的花費。

例如我很要求自己：早上不處理郵件、不即時回應即時通等工作原則。為什麼呢？因為如果工作中一直分心去處理「其他事情」，那麼來回切換不同工作時，為了慢慢專心投入、為了找回之間接續點，都會需要增加許多額外的時間成本。

或者我也很要求自己要統一工作平台，雖然我在電腦玩物會幫不同讀者設計不同的工作系統（像是 Trello 理財、Google GTD、Evernote GTD、Onenote等等），但我個人的工作系統一直很統一，就是以 Evernote 為準備工作的中心，以 Google 為完成工作的中心，因為如果工作資料、任務很分散，切換與整合之間也要花費很多時間成本。

4. 「減少」不是你選擇的事

而最後一個減法工作，也是最難的一步，就是真的回到根源去「減少不是自己選擇的事」，但是，前面不是說很多任務就是別人交代給我而我一定要完成的嗎？這時候我還真的有選擇嗎？（延伸閱讀：《少，但是更好》讀書筆記：不是廉價捨棄的專準主義之道）

我舉一個自己真實的例子：

工作上很多任務是臨時加進來的，像是老闆在十月初，問我十一月最後一週可不可以幫忙去出個差？我於是打開行事曆看，因為我在 Google 日曆上有「安排未來專案進度」的習慣，所以我跟老闆「很明確」的解釋十一月最後一週剛好是我某一本書的截稿進度週，又是另外一本書的設計封面週，老闆一聽，因為我已經「很明確」的說明那段時間的任務規劃，所以老闆只剩兩種選擇：「換人去出差」，或是「主動幫我延後某一本書的進度」。

這個例子要說明的是，我們永遠有自己選擇的空間，但重點是我們能否「明確知道自己要選擇什麼？」

雖然現實世界不一定可以（通常不能）完全照著我的選擇去發生（例如我很想整天躺在客廳沙發看電影，但這個選擇基本上不可能發生），卻可以在我們「明確提出自己的選擇」後，和「他人的選擇」產生「合理的折衝」。

不過若是我們「放棄自己的選擇」，或是「沒有明確搞懂自己的選擇」，那麼就會永遠陷入「被他人幫你選擇」的困境，而這時候，我就會變成十一月最後一週要去出差、要截稿、要設計封面，永遠就是「被加法」的工作著，工作量也永遠無法減輕了。

以上，就我的減法工作心得，因為已經寫得很長，或許很多細節無法盡興寫完，所以歡迎大家來留言討論，或是後續我再用系列文章補足。

時間技客系列文章：

本文授權轉載自：電腦玩物

隨著消費者注意力分散、內容氾濫，單一曝光已難再換取真正關注，品牌勢必重新思考與消費者連結的方式。電通觀察到，體育賽事與娛樂內容正快速成為當代最具穿透力的文化載體；透過科技驅動、數據洞察與創意策劃，品牌不只是參與者，更能成為文化的共創者，從汲汲營營的流量競技場，轉身搶佔消費者的心佔率長跑。

電通行銷傳播集團（dentsu Taiwan ）於上月正式在台灣成立「電通娛樂」（dentsu sports and entertainment）營運據點，也正式宣告將以台灣作為大北亞區域娛樂創新孵化的戰略基地。在內容為王、圈層經營成為顯學的時代，電通娛樂如何幫助品牌破圈、搶攻心佔率？

電通娛樂以數據洞察人心、科技賦能體驗

電通娛樂從日本母集團出發，電通整合體育與娛樂資源，串連全球娛樂網絡，在文化多元、數位技術領先的大北亞市場，更進一步選擇台灣作為創新策略的前哨基地，佈局新一波品牌娛樂體驗。

電通娛樂大北亞區負責人白玉瑩表示：「科技是帶動娛樂深化參與的關鍵力量，讓品牌與消費者的關係從單向溝通轉為共創連結。」不過她也強調，能與人共鳴的好創意絕不只是靠科技堆疊就能完成，關鍵仍在於於對消費者的洞察、對內容脈絡的理解與圈層語言的掌握。簡言之，品牌要說對語言、進入對的場景，才有機會形成真正有感的情感連結。

為強化品牌跨圈層經營力，電通以「one dentsu」策略整合集團資源，從品牌娛樂與體育行銷策略、創意策劃、體驗與內容製作、數據分析到技術開發，打造具文化穿透力與執行韌性的團隊，協助品牌打造可持續的內容資產。

在執行上，電通娛樂同時服務內容方與品牌客戶。對IP創作者而言，從企劃期就參與商品化、推廣與導入；對品牌而言，則以洞察為起點協助選題與切角。透過雙向共創，電通不只加速 IP 發展，也讓品牌跳脫傳統贊助角色，轉變為文化體驗的共創者，實現雙贏。

包容度、反應力、與參與力，推動台灣成為創新孵化基地

事實上，品牌與消費者之間的關係，往往奠基於感性與直覺，而非純然的理性判斷。為協助品牌找出能真正引發情感共鳴的「文化切角」，電通娛樂在大北亞區發展出一套完整的方法論，從品牌任務出發，透過策略設定與在地洞察，找出「粉絲會有共鳴的梗」，並以本土語彙轉化為有感的內容體驗。

娛樂的力量不容小覷。電通娛樂台灣區總監何華軒指出，根據《電通創意 2024 CMO首席行銷長報告》，逾八成品牌認為應建立自有娛樂化資產，88% 的行銷長更重視「文化佔有率」高於曝光量。再加上 Gen Z 與 Alpha 世代強大的文化消費力，娛樂內容的商業價值更顯而易見。

而台灣之所以是品牌娛樂的絕佳孵化場，何華軒說明，是因為台灣市場具備高度包容性、快速反應力與高參與度，無論是棒球賽事、動漫展還是社群討論，皆展現出快速破圈的潛力與真實的情緒回饋，「一個原本鎖定特定圈層的 IP 內容，只要成功搭上社群，很快就能擴散至主流圈層！」

因此，電通娛樂也聚焦台灣扮演關鍵角色，作為品牌與內容方之間的橋樑，協助媒合 IP、形塑娛樂內容溝通場景。

近期電通娛樂重磅宣布攜手韓國 The SMC 集團將話題綜藝《鑑定師》搬到台灣製作全球版，由舒華擔任主持。節目延續韓版「珍藏物品鑑定＋價值交流」的核心，並融入在地文化視角。首季邀請 9m88、ENERGY、LuLu、黃偉晉等人氣嘉賓，透過分享私人物品與故事，將娛樂與情感連結，成功為品牌注入溫度與討論度。

過去也有不少精彩案例，如：2023 年夏季，電通協助披薩品牌與《進擊的巨人》展開全球獨家聯名合作，推出「必勝の巨人」套餐。從產品設計、視覺包裝到社群操作，完整呈現動畫角色的視覺語彙與世界觀，讓粉絲吃進角色，也讓品牌成功打入動漫圈層，引發社群分享，帶動話題與銷售雙成長。

又如 2024 年中職明星賽期間，電通娛樂看準球場熱潮與暑期行銷節奏，為炸雞品牌打造「雞情應援團」企劃，攜手「全球先生」戴凱文與巴西模特男團，將品牌精神轉化為現場應援秀與社群梗，結合啦啦隊演出與大巨蛋互動，吸引年輕受眾目光，創造出具娛樂性、參與感與話題擴散力的品牌體驗。

今年，則有汽車品牌以「出品發行人」身份參與影視內容創作，在電通娛樂的策劃與整合下，推出改編自鄧惠文醫師著作《婚內失戀》的微電影《慶祝》；故事聚焦失婚女性重新找回自己的人生，品牌則透過內容敘事傳遞情感價值觀，並結合 VIP 車主專屬觀影體驗，跳脫產品導向，展現內容深度與品牌溫度。

破圈新解方，打造品牌文化資產的長線策略

品牌要破圈，深耕娛樂內容是不得迴避的挑戰。而品牌在踏入體育與娛樂領域，也往往四個問題：該選擇什麼內容與 IP 切入？合作怎麼談？執行怎麼落地？圈層關係又該如何維繫？電通娛樂指出，這些問題挑戰背後很多時候是基於對產業語境的不熟悉，以及缺乏整合性策略。

對此，電通以方法論為核心，從品牌目標出發，透過數據分析與圈層洞察，媒合合適內容與平台，並串聯策略、製作到傳播的一站式服務，協助發展品牌娛樂。目前提供六大整合方案，涵蓋品牌娛樂內容、沉浸式文化體驗、IP 生態系、IP 科技力、名人管理、娛樂商務等，並搭配 AI 等科技工具，讓品牌娛樂傳播有憑有據，也有感。

白玉瑩表示，在台灣市場，品牌行銷打法靈活且具彈性，建議先釐清並發展娛樂行銷策略，從小圈層測試著手，累積內容經驗與用戶回饋，再逐步擴大規模與投入，讓娛樂內容與體驗長期累積，最終沉澱為品牌的文化資產與情感記憶。

「若品牌能發展自有 IP，更能在內容經營上掌握主導權。」她補充，肯德基「桑德斯上校」就是很好的例子，一旦品牌成功創建角色，透過敘事延伸到跨媒體操作，長期下來累積的不只是辨識度，也建立了穩固的品牌形象。

「當品牌希望打造獨特的品牌體驗，並尋求下一波成長動能時，體育與娛樂就是最有力的加速器。」最後，白玉瑩強調，電通在台灣深耕已久，亦是本地市佔率最高的行銷傳播集團。現在，帶著文化傳播的使命感，電通娛樂將讓科技驅動內容並走進市場，幫助每一次的品牌內容能走進人心。

[時間技客-6] 用減法工作，每個人都能做到的減輕工作量秘訣