[時間技客-6] 用減法工作，每個人都能做到的減輕工作量秘訣|數位時代 BusinessNext

「努力工作」，當然是一種美德，但在努力工作之前，我們可以嘗試先思考「聰明工作」的方法。先懂得聰明工作，接下來努力才會「花在最有意義、最有產值」的事情上，要不然很有可能努力在「不需要做的事情」，結果反而花掉比別人更多的時間，還不一定完成更好的成果。

「聰明工作」然後「努力工作」，兩者相輔相成，缺一不可，但前後順序很重要。

假設我們需要十個步驟去完成一件工作，每個步驟需要六分鐘，那麼完成這件工作需要六十分鐘。如果我們透過努力熟練他，或許可以讓每個步驟只需五分鐘，於是我們可以五十分鐘完成它。但更聰明的方式是，先思考「我可不可以減少其中某些步驟」，假如我可以只用五個步驟完成它，那就算不熟練，不是也只要三十分鐘就完成了嗎？

聰明的高效率工作，其實就是「先從減法開始」的工作模式，減少那些低價值的、低產值的、重複性的、不必要的事情，然後才能專注在高品質的任務上。

例如我之前寫過的：「[簡化工作] 減少郵件量，就能減少工作的雜亂與失誤」。

看到這裡，或許你心中開始產生疑惑了：「減輕工作量真的做得到嗎？」

如果我自己不是老闆，我是受僱於他人的公司職員（我個人也是），每一天老闆、客戶、同事都有很多任務要交給我做，這些也都是我不能拒絕的，在這樣的情況下，「我不是只能被迫一直增加工作量嗎？」

現實職場確實如此，我自己也是公司裡的小職員，對這一點感同身受。

但是，這並不妨礙我們透過「減法工作」來減輕整體的工作量。我有十件工作，總計需要100個步驟。但我可以依然處理十件工作，卻只需要50個步驟。這是每個人都能做到的「減法工作」。

怎麼做？這或許值得來寫一本書，或是開一系列課程才能仔細講清楚，但在這篇文章裡，我可以先分享自己幾個基本的做法。

1. 「減少」重複做的事

十多年的工作經驗，我有一個很深刻的感受：我們常常因為「重複做一樣的準備」、「重複彌補一樣的錯誤」而浪費了許多時間。所以減法工作首先就是要：避免做重複的事。

我們工作上很容易陷入一個問題：

每一次要執行一個新計畫時，都要花很多時間做準備，但是我們之前的工作、學習、思考難道沒有任何可以立即使用的材料嗎？說不定我之前做過類似工作，說不定我之前想過類似問題，說不定我之前收集過相關資料，但我們如果「缺乏一套有效的準備系統」，那麼就很有可能遇到每個新任務都要「從頭開始做」。

所以我們應該要思考「每個任務都能拿之前做過的來用」（參考：當一個有準備的人）、「每個任務不走同樣的錯路」（參考：如何正確且高效率的犯錯？）的方法，這時候你就需要一套可以「把自己的經驗」累積下來並方便以後使用的方法，以及一個「把自己的成果」留下來方便以後套用的方法。

所以我很看重像是 Evernote 或 Onenote 這樣的「第二大腦」準備工具，因為完成工作前，我們一定需要準備時間，但我們不要「浪費時間不斷重新做準備」。（延伸閱讀：跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法）

2. 「減少」多餘的步驟

我每次接到一個任務時，都會先規劃這個任務的「執行步驟」，想辦法把任務切割一步一步的下一步行動，而且切割得愈詳細愈好，為什麼？其中一個原因就是我可以從裡面去掉「不必要的步驟」，並且合併「相關的步驟」。（參考：計畫愈縝密，生活愈隨興）

例如我製作一本書的時候，會需要編排書籍內文與設計封面文案，一開始我就是很單純的把他分成兩個任務來做，但是後來我發現：「如果我一邊編排書籍內容時，可以先摘要書裡最精華的文句，或是把當下自己被觸動的想法寫下來，那以後我設計封面文案時就可以直接套用。」於是這樣我不就減少了設計封面文案時還要不斷回頭去翻書籍內文的步驟？

除了從自己的工作流程上想辦法節省多餘步驟外（這一點比較難），還有更簡單的方法，就是善用雲端數位工具，尤其是那些「智慧型」與「自動化」的工具，真的可以幫我們節省很多步驟。

例如我製作簡報時的步驟是：「打開 Google 雲端簡報開始編輯，從 Google 相簿搜尋插入相關圖檔，用 Google 簡報自動設計功能」，這樣的流程少了哪些步驟呢？減少「確認簡報軟體是否相容」、不需「備份與攜帶檔案」、不用「整理照片（Google相簿會自動整理）」、省下「翻找資料夾（Google 相簿搜尋關鍵字直接找照片）」、避免「繁瑣的調整版面操作（ Google 簡報自動設計）」。

這就是把十個步驟變成五個步驟的意思，如果每個任務都能從這樣的角度去執行，那麼自然就可以多出很多時間。

3. 「減少」額外時間成本

除了單一任務的減法外，「任務與任務之間的減法」也很重要，也就是以每一天、每一週為單位的個人工作流程規劃，我們的工作流程規劃，其實也很大程度的影響了工作量的實際數量。

在工作流程上更專注、更統一，可以減少額外時間成本的花費。

例如我很要求自己：早上不處理郵件、不即時回應即時通等工作原則。為什麼呢？因為如果工作中一直分心去處理「其他事情」，那麼來回切換不同工作時，為了慢慢專心投入、為了找回之間接續點，都會需要增加許多額外的時間成本。

或者我也很要求自己要統一工作平台，雖然我在電腦玩物會幫不同讀者設計不同的工作系統（像是 Trello 理財、Google GTD、Evernote GTD、Onenote等等），但我個人的工作系統一直很統一，就是以 Evernote 為準備工作的中心，以 Google 為完成工作的中心，因為如果工作資料、任務很分散，切換與整合之間也要花費很多時間成本。

4. 「減少」不是你選擇的事

而最後一個減法工作，也是最難的一步，就是真的回到根源去「減少不是自己選擇的事」，但是，前面不是說很多任務就是別人交代給我而我一定要完成的嗎？這時候我還真的有選擇嗎？（延伸閱讀：《少，但是更好》讀書筆記：不是廉價捨棄的專準主義之道）

我舉一個自己真實的例子：

工作上很多任務是臨時加進來的，像是老闆在十月初，問我十一月最後一週可不可以幫忙去出個差？我於是打開行事曆看，因為我在 Google 日曆上有「安排未來專案進度」的習慣，所以我跟老闆「很明確」的解釋十一月最後一週剛好是我某一本書的截稿進度週，又是另外一本書的設計封面週，老闆一聽，因為我已經「很明確」的說明那段時間的任務規劃，所以老闆只剩兩種選擇：「換人去出差」，或是「主動幫我延後某一本書的進度」。

這個例子要說明的是，我們永遠有自己選擇的空間，但重點是我們能否「明確知道自己要選擇什麼？」

雖然現實世界不一定可以（通常不能）完全照著我的選擇去發生（例如我很想整天躺在客廳沙發看電影，但這個選擇基本上不可能發生），卻可以在我們「明確提出自己的選擇」後，和「他人的選擇」產生「合理的折衝」。

不過若是我們「放棄自己的選擇」，或是「沒有明確搞懂自己的選擇」，那麼就會永遠陷入「被他人幫你選擇」的困境，而這時候，我就會變成十一月最後一週要去出差、要截稿、要設計封面，永遠就是「被加法」的工作著，工作量也永遠無法減輕了。

以上，就我的減法工作心得，因為已經寫得很長，或許很多細節無法盡興寫完，所以歡迎大家來留言討論，或是後續我再用系列文章補足。

時間技客系列文章：

本文授權轉載自：電腦玩物

在台灣，投資的第一步往往不是研究市場，而是跑流程。投資人首先要開立證券戶，過程中還得額外申辦一個銀行帳戶作為交割戶，如果同時往來多家券商或涉獵不同金融商品，手上的交割戶就會越開越多，久而久之，資金與投資收益被分散在不同帳戶，不只增加管理難度，一旦忙碌忘了轉帳、交割戶餘額不足，還可能面臨違約交割的風險。

這套交割制度雖然保障了交易安全，卻也讓不少投資人覺得進場門檻比想像中更繁複，投資體驗因此大打折扣。永豐金證券總經理蘇威嘉表示：「永豐金證券很早就觀察到這個市場痛點，在『分戶帳』服務上路後，我們看到一個能夠改善流程痛點、讓投資管理更有效率的機會。」

為此，永豐金證券推出「資金管理帳戶」，以「投資錢包」的概念重新整合投資人的金流，讓投資人透過單一帳戶即可掌握各項投資的資金流入與收益，不必在多個交割戶之間切換，讓投資管理變得更直覺、更便利，也讓投資績效更容易被看見。

創新1》開證券戶不必再加開銀行戶

蘇威嘉進一步說明，資金管理帳戶為傳統證券交易流程帶來三個創新，其中最核心的一點，就是讓投資人能夠直接使用自己原有的銀行帳戶作為交割戶。

目前永豐金證券已串接25家銀行，投資人可以從中選擇慣用帳戶進行綁定，而且整個綁定流程都能透過手機App完成。對於新手投資人而言，開立證券戶後就能直接開始投資，不需要再跑一次銀行申辦交割戶；至於已在永豐金證券交易的客戶，也能改用自己最熟悉、最常使用，甚至具有特殊意義的銀行帳戶進行交割，讓投資相關的金流能在同一帳戶中運作，大幅提升管理效率。

創新2》自動授權扣款、降低違約交割風險

在資金管理帳戶的基礎上，永豐金進一步從使用者體驗出發，以eDDA電子直接扣款授權機制為核心，提供自動授權扣款與入金申請兩大功能，打造證券交易流程的第二項重要創新，不僅省去投資人在不同App間切換的麻煩，也能避免因為忘記轉帳或餘額不足所導致的違約交割風險。

永豐金證券通路事業處副總經理高政雍表示，只要完成自動授權扣款設定，日後投資人在進行台股現貨交易時，系統會自動確認資金管理帳戶的餘額、是否足以支付「台股T+2日交割款」，若餘額不足，系統會自動從事先約定的銀行帳戶將差額轉入資金管理帳戶（投資人須確保約定銀行帳戶內有足夠資金），以確保交割順利完成。

「我們經常看到這樣的情形，交割前一天的帳戶餘額明明足夠，但隔天一早若剛好遇上信用卡、水電費等費用自動扣款，恐會造成交割款不足」高政雍認為，對投資人來說，若因帳戶上的小疏忽而傷及自身信用紀錄，實在非常可惜，因此，永豐金證券希望藉著資金管理帳戶，協助投資人從根本來避免這類痛點。

至於「入金申請」，凡完成自動授權代扣設定，爾後投資人只要打開永豐金證券大戶投 App的資金管理帳戶專區，就能直接點擊「入金申請按鈕」，把資金從綁定的銀行帳戶匯入資金管理帳戶，免額外再透過網銀App進行轉帳程序，且單筆匯入與匯出的上限皆為 5,000 萬元，不僅轉帳更方便，目前更不收取匯款手續費，長久累積下來，可以為投資人省下一筆不小的支出。

(備註：資金管理帳戶推廣期間，申請出金及授權扣款入金之銀行間通匯費用由永豐金證券負擔，惟永豐金證券日後保有優惠方案調整之權利。)

創新3》同時支援證券與複委託交易、資金管理更Easy

資金管理帳戶所帶來的第三項重要創新，是同時支援證券與複委託交易。無論投資人是買賣台股、美股、港股，採取定期定額或定股方式布局美股與台股，甚至進行台股的融資融券、申購競拍、有價證券借貸等交易，都能以資金管理帳戶完成交割；唯海外股票目前僅支援新台幣交付，未來則將視市場需求持續擴充。

過去，台股和複委託交易往往得綁定不同銀行帳戶，導致投資人必須在不同帳戶間反覆調度資金，不僅繁瑣，也容易在忙碌時漏轉、轉錯，增加管理難度。如今，只要透過一個帳戶即可支付所有交易往來，真正從源頭簡化了跨市場投資的資金管理流程。

化身投資錢包，重塑投資人的金流管理方式

蘇威嘉強調，永豐金推出資金管理帳戶服務，不僅是為了優化證券交易流程、提升投資人的操作體驗，更希望重新定義投資人在數位時代的投資管理方式，讓這個帳戶真正化身為「投資錢包」，一來協助民眾將投資資金從日常收支中獨立出來，二來完整記錄投資金流的變化軌跡，使投資績效、資產變動一目了然，還能逐步養成更有紀律、更有效率的投資習慣。

舉例來說，使用資金管理帳戶的投資人，可以再進一步於永豐金證券的豐存股平台，使用股利再投入功能。爾後當股利發放至資金管理帳戶時，只要沒有出金申請，即可將配發股利留在資金管理帳戶中，讓系統協助執行定期定額策略的同時，還能將配發的股利自動再投入市場，確保每一筆投資績效都有望創造複利，成為累積資產增值的一部分，避免發生股利回到日常使用的銀行帳戶後「不小心花掉」的狀況。

（備註：股利再投入功能及適用範圍，依豐存股平台公告為主）

目前，資金管理帳戶上線雖然只有一個月時間，但使用率已突破 20%，顯示投資人對更直覺、整合式的資金管理方式有明顯需求。蘇威嘉表示，未來，永豐金證券將持續優化相關功能並擴大應用場景，讓投資人能以單一帳戶完成資金集中、靈活調度與多市場交易，全面提升理財效率與使用體驗。

為鼓勵更多用戶體驗資金管理帳戶，永豐金證券也設計了「過關打怪」式的互動行銷活動，只要在活動期間完成指定任務，就有機會獲得限量900 元的股票禮品卡，還能參加iPhone17 Pro Max等好禮抽獎。若想提升投資效率、改變過去繁瑣的資金管理模式，現在正是申請資金管理帳戶的好時機。