幾乎從文字發明以來，人類就會列清單了，但如今科學證據指出，寫下清單比記在腦中好，甚至比輸進電子產品好。普林斯頓大學研究員帕姆．穆勒（Pam Mueller）和加州大學洛杉磯分校研究員丹尼爾．歐本海默（Daniel Oppenheimer）指出，跟用鍵盤打出清單的學生相比，用筆寫下清單的學生記得更牢，也對待做事項更有概念。
原因何在？ 實際動手書寫能刺激一塊稱為「網狀活化系統」（reticular activating system）的腦部區域 。 網狀活化系統把資訊分為「即時讀取」與「深層儲存」，標示出該擺在前面的重要資訊。
此外，網狀活化系統還負責叫潛意識開始工作，所以你會聽到許多作詞人和編劇在床邊擺筆記本，以便抄下半夜冒出來的歌詞或靈感。
不過為了充分發揮功效，清單必須列得巧。你可以直接拿出紙筆列下一堆待做事項，但除非掌握幾個要領，否則效率很難提升。
待辦清單決定你的效率
看以下的敘述像不像你：你列出八到十個待做事項，然後一大早從最簡單的開始著手，想藉此提升幹勁，複雜棘手的事項則留待稍後再做，例如：喝完咖啡、吃完午餐或等三點有一大段空檔再做。
這是人之常情。問題只在於這樣行不通。你很可能忙了一整天，做完一件又一件事，結果卻沒處理到最重要的事項，隔天因此很有壓力，覺得進度落後了，雖然你已經忙得天昏地暗了。
如同先前所說，重點是明白成功人士不見得做了更多事情，只是做了更多重要的事情。現代人十分忙碌，想做完所有事情根本是天方夜譚。 成功的關鍵是區分輕重緩急 。 這也許是多數人最常忽略的一點，導致「瞎忙」與「高效」的天淵之別。 成功人士從來不會一天就做完所有的事情，但每天都會做完最重要的事情 。
無論你再有條理、有效率跟有精神，你永遠無法一天做完所有的事情，這目標訂得太高了，但你可以下定決心永遠都從最重要的事項開始著手。
待辦清單這樣列才有效
「今天就把明天的事搞定策略」有助達成這個目標，方法是養成好習慣，前一天約花五分鐘列出隔天要優先處理的事項，但不是列出長長的一大串，而是依輕重緩急扼要列出幾項就好。
清單的第一部分稱為「三件重要事項」。如同名稱所示，你列出隔天需要完成的三件重要事項。此外，你要分別列出預計完成的時間。
我們得在此提醒，這些事項不是包含許多步驟的整個大案子，而是大案子底下的個別具體任務。重點是你列的事項不僅重要，展現出企圖心，而且還要務實，有辦法在當天完成。每天獲得小小成功，足以累積重大成就。
清單的第二部分為「一件必做事項」 。 你列出三件重要事項之後，再從中選出「一件必做事項」，做為隔天最關鍵的重頭戲 。 心理學家B．F．史金納（B. F. Skinner）在1930年代開創量化行為分析，如今許多這類研究指出，你大概每天都會直覺感到，一旦開始投入某項工作或專案，比較容易一直繼續做下去。這如同物理學的慣性定律，只不過是發生在人身上：活動中的身體傾向於一直活動，休息中的身體傾向於一直休息。 激發行動的最佳方式是鎖定一件事，然後就是去做。列出最重要的事項能激發幹勁。
可惜許多人是列出長長的清單，然後叫自己務必完成其中最重要的事項，但通道容量迅速把你壓倒，於是你愈來愈容易把清單擺在一邊，模糊的想說隔天再試試看，甚至騙自己說你已經完成八或九件「小事」，今天成果豐碩，儘管你並未完成任何真正要緊的事項。
成為高效工作者，每天問自己 2 個問題！
為了走上正軌，你要問自己兩個關鍵問題： 第一，我明天需要完成哪三件重要事項？第二，其中哪一件最務必完成？ 這問題符合「通道容量」，可以帶來努力方向與優先順序，避免貪多嚼不爛。你開始迎向新的一天時，會知道哪三件重要事項必須當天完成，也知道這當中又以哪一件最至關重要。你會赫然發覺，只不過這樣稍微有點條理，決策就清晰很多，效率也提高很多。
一旦你列出清單，要記得事情不只這幾項。你可以有整週、整月或整年的待做清單，這裡介紹的「要事清單」只是幫助你區分優先順序，每天都有一套行動依據。
本文授權轉載自：經理人
