將溝通平台化為工作助理,幫助IT開發者專注在商業流程開發

數位時代
在講求團隊分工的年代,「溝通」是日常工作中相當重要的事情,但是對一個IT開發者來說,當全心投入在程式開發工作時,無論是當面或電話溝通,專注力和思緒都免不了會受到影響,而Email溝通雖然干擾較小,卻沒有效率也容易被忽略,現今普及的即時通訊軟體對於管理面又有所疑慮,「企業IT開發團隊非常需要一個能夠兼顧溝通與協同合作的平台,」微軟最有價值專家(現任金士頓資訊部經理)郭家齊說。

「一個能夠兼顧溝通與協同合作的平台,不只可以提高效率,更能幫助IT開發團隊將心力聚焦在商業需求開發,協助企業提高競爭力,並支撐企業的戰略需求,創造IT應用的最大價值,」微軟最有價值專家(金士頓資訊部經理)郭家齊說。

有效溝通,讓MIS專注在商業流程開發

在企業IT領域工作多年的郭家齊認為,企業IT開發人員最重要的責任就是,將心力聚焦在商業需求開發,協助企業快速面對市場變化及提高競爭力,這對台灣的高科技製造業來說特別重要。由於高科技製造業規模龐大,必須仰仗資訊系統的協助,才能確保營運效率,也因此,大部分製造業IT開發團隊就像一個小型軟體公司,承接內部各種不同的系統開發與維運需求。

為了提高系統開發效率,金士頓IT開發團隊在5年前導入了Scrum(敏捷開發)開發流程,並逐步導入DevOps(開發維運一體化)流程,Scrum讓專案資訊與時程透明化,透過與使用者的充分溝通,確保IT人員開發出來的系統能夠符合使用者需求,而DevOps則將開發與維運整合在一起,降低彼此間的溝通成本並減少交付時間。

這兩套開發流程都強調「溝通」的重要性,Scrum著重軟體開發者與使用者需求間的溝通,DevOps則重視軟體開發者與系統維運人員間的溝通與合作,此時溝通工具的選擇就顯得很重要。

郭家齊的開發團隊原本使用Email作為溝通工具,但是Email無論是要查找資料或搜尋歷史紀錄都不太方便,之後又改用通訊平台Slack,偏偏Slack有訊息數量的限制,而且與Office的整合並不容易,而大部份企業的生產力工具都是Office,開發整合與維護都需要花較多時間成本,對於企業IT來說並不適合,所以當微軟在2016年推出企業協作平台Microsoft Teams測試版時,郭家齊便率先引進,希望能提升團隊溝通的效率。

溝通+協作,打造最適合IT開發者的工作平台

郭家齊透露,原本該開發團隊只是在Microsoft Teams平台上相互溝通、討論,但隨著使用時間越來越長,也挖掘出越來越多功能,如今Microsoft Teams已經成為工作時最重要的工具,包括:追蹤專案進度、記錄系統資訊、需求討論、進行視訊會議、資訊/技術文件分享尋求協助解決程式開發過程中遇到的問題等,都會在Microsoft Teams平台上進行。

舉例來說,當使用者遇到系統問題時,通常會直接打電話給維運人員,在解決問題過程中,系統維護人員若有不清楚之處或需要協助,就會直接在Microsoft Teams平台上Tag開發者一同解決問題。又如當發現系統Log出現錯誤訊息時,會直接送到Microsoft Teams平台上,並在Microsoft Teams平台上Tag相關人員去處理。甚至在開發程式過程中,如果「卡關」無法繼續,開發者也會將程式碼或問題貼到Microsoft Teams討論區,邀請同事們一起集思廣益解決問題。

「像Microsoft Teams這樣的協同合作平台,是較適合企業IT開發團隊的溝通工具,」郭家齊說。

因為程式開發屬於知識工作,如果思緒被打斷,要花很長的時間才能重新開始,所以IT開發人員通常不喜歡工作過程中,被其他人或事打斷,而「溝通」這種事無法預測何時會發生,偏偏又很重要,透過Microsoft Teams平台溝通,既可以有效傳達訊息又不必擔心工作被打斷,還能讓IT開發人員維持直接透過電腦處理事情的習慣。

Microsoft Teams四大效益,提昇團隊溝通效率

總結長達半年以上的使用經驗,郭家齊認為Microsoft Teams為團隊溝通帶來四大效益:

第一、資訊集中化,不只方便查詢,更不必擔心資料遺失的風險。由於企業的資訊部門所有系統開發專案都是並行且交錯的,IT開發人員同時負責2~3個以上專案是常態,也因此在工作過程中,經常需要搜尋資訊,以前IT開發人員要在電腦資料夾、電子郵件或其他工具間來回尋找,如今只要在Microsoft Teams上輸入關鍵字,就能找到與專案相關的討論訊息或是附檔,甚至有些同仁會在專案結束後,把訊息收藏起來,以便日後修改系統之用。

第二、透過API連接各種外部工具。由於Microsoft Teams提供完整API,方便使用者介接第三方相關資訊,對IT開發或維護人員來說,就能整合所需要的工具,避免在不同介面間切換瀏覽資料的不方便及時間的浪費。

第三、支援行動裝置,即便IT開發人員不在辦公室或座位上,也能即時看到訊息並回覆。

第田、提高工作效率,如同前述所舉的例子,所有與系統相關的問題都能在Microsoft Teams邀請相關人員一起討論,縮短解決問題的時間,此外,以前郭家齊在召開會議時,通常會一次討論所有正在進行中的專案,但每個專案的參與成員不完全一樣,當討論到自身沒有參與的專案,成員也不能馬上離席,難免顯得浪費時間,如今在會議上只要討論大方向即可,會議結束後,專案細節或技術部分,開發者會主動在Microsoft Teams延續剛剛討論的話題,或發表自身意見,反而能激盪出更多火花。

未來,郭家齊希望透過Microsoft Teams創造高效率高品質的團隊溝通環境,才能發揮IT開發工作的最大價值。