不只是對話,落實專案管理與協作才叫「有效溝通」

2019.01.16 by
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不只是對話,落實專案管理與協作才叫「有效溝通」
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你知道自己一天花多少時間在溝通上嗎?不論是產業或組織,都能觀察到單打獨鬥的時代已經過去,當更密集的團隊合作成為每個辦公室的日常,除了對話間的溝通技巧,「協作能力」成為更進階的工作效率指標,具有良好跨部門、跨職能協作能力的工作者更將成為最搶手的人才。

星期六中午,Kevin帶著女朋友Annie去參加已經15年沒辦過的國中同學會,才剛坐下就聽到手機發出一連串嗶嗶聲,原來是Line又有人傳來新訊息,Kevin滑著手機螢幕、臉上不自覺地露出無奈神情,坐在對面的同學Emma不禁開口問「不會是主管傳訊息給你吧!」Kevin嘆了一口氣說「自從加了主管的Line以後,我就從上下班打卡制變成24小時待命,主管隨時想到什麼事情,就會傳訊息叫我處理一下」。

聽著Kevin的抱怨,Emma連連點頭附和著說「沒錯,我也是這樣,而且常常忽然傳一個檔案過來,有時候在忙、沒有馬上下載,等需要用到的時候,已經過了下載期限,只能很尷尬地叫主管再傳一次」。

此時,坐在Emma旁邊的Jack也忍不住加入倆人的對話「我覺得這還好,開會沒效率才討厭,常常討論到一半就插一個新話題進來,最後沒有結論,只能過兩天再開一次會繼續討論,」一直靜靜聽著的Annie也開了口、接著話題繼續說「不只如此,明明只是要討論專案進度,應該專案成員參加會議就夠了,偏偏主管要整個部門的人一起進去。」只見眾人越說越起勁,一場國中同學會漸漸變成職場爆料大會了。

企業溝通需求:不只是對話,更重視協作

其實,上述所談到的種種情況,對每個職場上班族來說應該都非常熟悉,在這個高度分工、凡事需要協同合作的年代,溝通,成為日常工作中最重要的一部份,幾乎每天都要和同事、主管、客戶或合作廠商溝通,想要讓溝通有效率,溝通工具絕對是關鍵。

然而傳統常用的溝通工具例如:電子郵件、電話或面對面會議,其實各有缺點存在,電子郵件無法即時互動、且容易被忽略,電話不一定每次都找得到人,面對面會議則有效率問題。近 5~6 年來,隨著人手一機年代到來,職場溝通不只透過電子郵件或電話,更多時候是拿起手機 Line(或微信)一下,但是這種為個人溝通而設計的即時通訊軟體,應用在企業溝通上,一開始或許感到方便,時間一長,缺點也就一一浮現,例如:資料安全性、訊息容易被淹没、找不到需要的檔案...等。

為了提供企業一個真正適合的溝通工具,微軟在2017年推出的團隊協作平台Teams,讓企業員工能夠透過文字、語音或視訊會議進行溝通,解決日常溝通中種種問題。共享車位平台USPACE便是以Teams作為企業工作平台, USPACE執行長宋捷仁認為,Teams最大好處是整合各個部門的不同專案,讓所有員工可以在線上討論並留下記錄,而主管也能清楚掌握目前進度,確保工作能夠如期完成。

Teams團隊協作平台六大特色

第一、依專案管理需求建立團隊

Teams 以「團隊」為主開啟聊天、線上會議功能,外部廠商只要輸入電子郵件帳號,就能加入團隊進行協作。
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Teams 以「團隊」為主開啟聊天、線上會議功能,而企業除了依據部門別在 Teams 成立團隊外,也可以依據專案項目建立團隊,以便進行專案管理。而專案團隊的成員也不僅限於內部員工,不是 Office 365 帳戶只要申請成 Windows Live ID 也可以加入,換句話說,如果這個專案需要外部廠商一起協作,只要輸入電子郵件帳號,就能將其加入團隊中。

第二、依共同作業需求和主題成立頻道

Teams 能實踐一站式溝通協作,將檔案、應用程式及網頁釘選在頻道中,在一個視窗看到所有資訊,省去在不同視窗間切換的不方便。
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頻道是專案小組共同作業的關鍵,Teams可以在團隊底下建立頻道,將資訊分門別類,放在不同的主題頻道中,包括檔案、應用程式及網頁都可以釘選在頻道中,讓使用者可以在一個視窗看到所有資訊,不必開啟一個又一個的視窗,省去在不同視窗間切換的不方便。

第三、結合Office Online與雲端儲存空間

結合 Office Online 與雲端儲存空間,即時共同編輯並快速找到最新版本。使用者點選檔案,就能查看團體群組內的所有檔案,不用再從茫茫大海的對話中逐一尋找,而且還能透過Office Online共同編輯,或是直接在線上建立文件。

第四、直接執行專案分工派遣

除了文字溝通外,還具備語音及視訊會議功能的 Teams,不僅能排程行事曆,還能針團隊開設專案會議,並直接用 Planner 等軟體來協助執行專案分工派遣,或是直接儲存成會議紀錄,大幅改善開會效率。

第五、企業等級的安全性

Microsoft Teams帳號與企業網域綁定,當員工離職、信箱被刪除的同時,該人也將無法登入Teams帳號,而且還可設定多重驗證機制,來確保資訊安全。

第六、整合超過140個第三方商務APP

整合超過 140 個第三方商務 APP,企業可依照自身使用需求至App市集中下載,例如 Polly 投票 App 或是 Trello 專案管理 App 等,讓使用者在 Teams 溝通時,就能使用 App 服務,提高工作效率。

Teams 勝出關鍵:管理與整合度

目前除了 Teams 外,市場上也有一些專門針對企業溝通而設計的通訊軟體,例如:Slack,但是Slack 在管理與整合上的表現皆不如 Teams。
在微軟釋出 Microsoft Teams 試用版本時,就已經申請試用的智邦科技,其實曾經導入Slack 免費版進行內部溝通,使用一段時間後才發現並不適合,智邦科技資訊服務部經理詹詔欽表示,首先是 IT 人員無法管理,Slack 免費版就像 Line 或 FB 訊息一樣,變成企業的影子 IT(Shadow IT),稍有不慎就會引發資料外洩危機,其次在使用上也有諸多限制,包括傳輸檔案容量、交談筆數…等,且目前Slack也沒有中文的介面。

由於Teams 受到廣大企業歡迎,微軟已經在2018年7月釋出免費版,最多可讓 300 人以下規模團隊使用,並且不限制回溯與搜尋交談內容,另外也提供可多人共同編輯的Office Online,以及 10GB的基本團隊雲端儲存空間,另外每增加一人則可多增加2GB的儲存容量。至於Teams付費版則整合至Office 365服務內,提供更高容量雲端儲存空間、電子郵件整合、AI 視訊背景模糊處理、通話與視訊會議等進階服務。

對企業來說,一個好的溝通工具,是提高溝通效率的基礎,而Teams專為企業團隊協作而設計,不只是對話溝通平台,還可以轉換現有的工作流程和模式,提高員工生產力,為企業維持市場競爭力。

  1. 了解更多 Microsoft Teams: https://goo.gl/8bCbkW

  2. 免費與付費版 Microsoft Teams差在哪裡?: https://goo.gl/ppmN8G

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