如何輕鬆開好會 形成決議

2004.07.15 by
數位時代
如何輕鬆開好會  形成決議
現代上班族往往是3天一大會,5天一小會,常常抱怨會議沒效率,或是希望不要花太多時間在會議上。但很多時候,團隊要溝通與推動任務,就非開會不可。...

現代上班族往往是3天一大會,5天一小會,常常抱怨會議沒效率,或是希望不要花太多時間在會議上。但很多時候,團隊要溝通與推動任務,就非開會不可。博士博數位人力資源中心總經理方至希,在人力資源管理及業務行銷領域已有近20年經驗,平日教授的「引導促進技巧」,常被企業應用於促進開會及教學上的互動,並曾經在東森得意購、上海商銀、南山人壽和瀚宇彩晶等企業授課及擔任顧問指導。

**這個會有必要開嗎?

**
方至希指出,在討論如何開好會之前,先要思考是否有開會的必要,像很多會其實只是例行性會議,功能往往只是主管的「告知」,像這種情況可以考慮用公告、電子郵件或其他公開管道,儘量避免不必要的會議。

**確定「人」,
哪些人必須與會?

**
決定要開會後,再來決定參與會議的人員有哪些。方至希指出,有時候跟客戶開會,發現對方帶了十多位人員與會,可是這些人卻從頭到尾都沒有發言,沒有決定權,甚至開完會也不知道他們是誰,浪費許多人力。方至希認為與會人必須是有功能的,例如對於討論議題有了解、或可能有意見,需要了解來做建議或是決策的人。

**確定「事」,開會目標為何?

**
「想要把會開好,會議前的準備很重要。」方至希指出,完備的開會通知包含會議目標和詳盡的議程說明。
首先,在撰寫開會通知時應先清楚點明「會議目標」。很多人經常把會議目標寫成會議名稱,例如在開會目標上寫「討論A預算案」,但這樣是不恰當的,正確的說明應該是「決定A預算案的金額」,讓大家一看就清楚知道會議究竟要完成什麼,才不會發生會而不議,議而不決的情況。
點明了開會目標後,開會通知上也要寫明議程,議程旁要標明預定的討論時間,還有該項議程的相關負責人;例如「15:00~15:30,討論A案的執行方式,企畫部書面,行政部請發言表示意見。」這樣不但可以方便會議主持人掌控時間,避免討論落入支微末節拉長開會時間,也可以讓與會人員事先備齊所有資料,準備發言。

**關鍵「人」,
主持人是會議的引導者

**
進入會議時,主持人要扮演引導者、協調者、規範者三種角色。引導者負責讓會議流暢的進行;方至希強調,主持人不一定是話講的最多的人,如果主持人講了太多話,反而可能離題。
主持人應該和會議保持一點距離,以鳥瞰的態度觀察、引導會議的進行。好的導引者,會在會議時再度點明會議目標,並說明此次會議要如何進行,就算講的和會議通知上的一樣,但可以再度提醒與會者聚焦在議題上。
至於在引起討論方面,方至希認為,可以利用一些孕釀發言情緒的小活動來「熱身」,像是先暫時中斷會議,將所有人分成幾個小組來討論,她發現很多人只要不是在大庭廣眾之下,其實還滿願意發言的。另一個方式是讓與會者將意見寫成紙條,有些人是文字表達能力比口頭要強得多。無論用哪一種方式,都可以培養大家的發言情緒,避免開會者害怕自己的意見被嘲笑而不敢提出,反而錯失了一些寶貴意見。
另外就是在主動發言的人說完後,可以直接點名某些人表達意見,方至希建議對不太表達意見的人,可以多鼓勵他們發言,例如可以說「你在某方面擁有很豐富的經驗,我們很想聽聽你的意見,」她認為,組織開會要不成為一言堂,整體的開會風氣很重要,只要踴躍發言成為習慣,開會就能得到更多寶貴意見。「當然,平常主管就要學習傾聽,否則大家會覺得開會說了也沒用。」方至希強調。

**關鍵「事」,歸納討論重點

**
協調者是會議主持人第二個重要任務,與會者的意見充份表達之後,主持人就要將重點歸納,寫在白板等所有人都看得到的地方。另外,在有事項需要表決時,必須先討論出大家對於選擇標準的共識,例如「能有足夠的預算是必要條件,執行的難易度次重要,再來才考慮所需的人力,」沒有經過共識過程的表決是很粗糙的,好的方案很可能就會被埋沒在多數暴力中。

**關鍵「時」,掌控時間及流程

**
至於主持人的規範者角色,主要就是掌控時間及流程,避免發言過度或不均,並做出會議結論。會議結論要包含決議事項,負責人、時間及向誰回報等幾個要素,並在下次會議主持人說完開會目標及流程後,馬上報告上次會議結論的執行情況,以免會議總是在討論同樣的事情。
以上的開會技巧其實不只適用於會議主持人,所有與會者也一體適用。像如果發現主持人偏離主題,其他人就可以適時提醒。當與會者都熟悉會議技巧,能夠充份討論、並執行與檢核結論,會議才不會流於無意義的漫談,而是充滿生產力的行動。

每日精選科技圈重要消息