在家工作行得通嗎?用「一起吃Pizza」的管理法,讓遠距工作更有效率

2020.03.19 by
FC未來商務
在家工作行得通嗎?用「一起吃Pizza」的管理法,讓遠距工作更有效率
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因應疫情關係,許多企業紛紛轉為遠端工作,但少了面對面的溝通,工作要如何維持效率呢?

因應新冠病毒肺炎疫情升溫,在家工作已經成為一種國際潮流,然而,對於這種新型態的工作模式,管理者與工作者是否都有相對應的方法,讓團隊保有凝聚力與工作效率,而遠距工作者的身心也能平衡。也許,在看不到疫情終結點的此刻,「一起吃Pizza」的工作方法,是你我必須要知道的。

遠距工作的「一起吃Pizza」團隊協作法。
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新型冠狀肺炎疫情加劇,許多公司開始要求員工「在家工作」,讓原本只存在科技業的遠端工作模式,也擴及到一般上班族,連微軟都表示,從一月底開始工作平台Teams在中國使用的會議數量增加了500%,達到前所未有的高峰。即使如此,許多企業在管理模式、溝通工具和協作方法上仍然遵循古法,例如電話、e-mail回報工作進度等傳統作為。

而事實上,對遠距工作的誤解,卻可能讓它成為管理與效率的惡夢。

首先,遠距工作者的「團隊認知」就是一例。

歐洲工商管理學院副教授馬克· 莫滕森(Mark Mortensen)曾在哈佛商業評論指出,主管必須確保遠距工作的部屬能意識到自己「與其他同事有所連結」,而非感覺自己是「例外」

Ferrazzi Greenlight創辦人基思·費拉茲齊(Keith Ferrazzi)舉例,主管應當定期召開團隊視訊會議,讓遠距工作的員工同步了解團隊業務狀況,同時,也應讓公司內的上班者,充分理解遠距工作者的工作內容與貢獻。

哈佛商業學院教授Prithwiraj Choudhury甚至在研究美國專利局的遠距工作案例時,發現「遠距披薩會議」對於維持遠距團隊士氣,有非常正面的效果──主管會為每個遠距視訊開會的同事,訂購口味完全相同的Pizza,並在視訊會議的鏡頭前一起享用。這種作法讓遠距工作者之間維繫著一體感:不只是心理性的,更是身體性的。

此外,由於遠距工作過濾掉了非語言(Non-verbal)溝通的成分,主管必須更積極的進行溝通管理,例如在等待召開視訊會議的同時,和遠距的員工閒聊家常、日常生活、近況或球賽等,甚至如果可能,每周定期和遠端工作的同仁,在外部咖啡店進行面對面的工作討論,以維繫遠距工作者和辦公室團隊的「個人性連結」,而非只是業務的交辦與回報。

另一方面,選擇適當的團隊協作工具,則可以避免遠距工作效率的減損。

例如使用能統一管理檔案、附件、並區分不同議題頻道,進行任務指派、搜尋討論歷程的Slack。在常用的協作工具Google Docs之外,遠距團隊也可以利用Quip來進行版本管理、任務分組、以及隨時隨地開啟的討論版功能。

而對在家工作的員工來說,除了新工具的運用,也有一些維持工作效率與身心健康的策略,例如:

1.在家複製公司的工作環境

在家建立一個「專屬」的辦公習慣與空間,例如不要穿著睡衣上班,使用與公司配置相同的雙螢幕、工作系統,或將自己在工作時習慣服用的茶包、咖啡放在可及之處,都是協助快速進入工作狀況的方法。

2.嚴格區分上班與下班時間

很明顯的,在家工作比起在辦公室更難抗拒偷懶和分心的誘惑。因此,嚴格定義並遵守工作時間非常重要,時間表的混亂與模糊,除了影響工作效率,更容易打亂下班後應有的生活節奏。

3.保持對外部的敏銳與連結

就連許多有經驗的自由工作者,都時常覺得自身與外界「孤立」,線上交流難以取代實體的接觸與交談。因此,在安全無虞的前提下,與主管進行定期的工作討論或交流有時會有幫助,而若能找到其他的遠距工作者,結合成「臨時工作小組」,也能緩解個人工作的孤立感。

然而另一方面,亦有論者認為「在家工作」無法長久性進行的原因,例如美國《時代雜誌》的另一篇文章,就舉出遠端工作無法取代辦公室工作,在於人類自古就有對空間上的群聚需求,同一個空間裡的眼神、手勢交流,會帶來安心與相互信賴感,這是一般文字訊息、或視訊軟體難以做到的。這也說明了為什麼蘋果試圖在FaceTime增加眼神專注校正功能,或許正是對這項需求的回應與努力。

客觀來說,無論疫情影響與否,異地工作都將逐漸成為一項重要趨勢,而針對遠距工作的管理能力與方法,也是當今企業必須儘早掌握的領域。

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責任編輯:林芳如、蕭閔云

本文授權轉載自:FC未來商務

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