因應新冠病毒肺炎疫情升溫，在家工作已經成為一種國際潮流，然而，對於這種新型態的工作模式，管理者與工作者是否都有相對應的方法，讓團隊保有凝聚力與工作效率，而遠距工作者的身心也能平衡。也許，在看不到疫情終結點的此刻，「一起吃Pizza」的工作方法，是你我必須要知道的。
新型冠狀肺炎疫情加劇，許多公司開始要求員工「在家工作」，讓原本只存在科技業的遠端工作模式，也擴及到一般上班族，連微軟都表示，從一月底開始工作平台Teams在中國使用的會議數量增加了500%，達到前所未有的高峰。即使如此，許多企業在管理模式、溝通工具和協作方法上仍然遵循古法，例如電話、e-mail回報工作進度等傳統作為。
而事實上，對遠距工作的誤解，卻可能讓它成為管理與效率的惡夢。
首先，遠距工作者的「團隊認知」就是一例。
歐洲工商管理學院副教授馬克· 莫滕森（Mark Mortensen）曾在哈佛商業評論指出，主管必須確保遠距工作的部屬能意識到自己「與其他同事有所連結」，而非感覺自己是「例外」。
Ferrazzi Greenlight創辦人基思·費拉茲齊（Keith Ferrazzi）舉例，主管應當定期召開團隊視訊會議，讓遠距工作的員工同步了解團隊業務狀況，同時，也應讓公司內的上班者，充分理解遠距工作者的工作內容與貢獻。
哈佛商業學院教授Prithwiraj Choudhury甚至在研究美國專利局的遠距工作案例時，發現「遠距披薩會議」對於維持遠距團隊士氣，有非常正面的效果──主管會為每個遠距視訊開會的同事，訂購口味完全相同的Pizza，並在視訊會議的鏡頭前一起享用。這種作法讓遠距工作者之間維繫著一體感：不只是心理性的，更是身體性的。
此外，由於遠距工作過濾掉了非語言（Non-verbal）溝通的成分，主管必須更積極的進行溝通管理，例如在等待召開視訊會議的同時，和遠距的員工閒聊家常、日常生活、近況或球賽等，甚至如果可能，每周定期和遠端工作的同仁，在外部咖啡店進行面對面的工作討論，以維繫遠距工作者和辦公室團隊的「個人性連結」，而非只是業務的交辦與回報。
另一方面，選擇適當的團隊協作工具，則可以避免遠距工作效率的減損。
例如使用能統一管理檔案、附件、並區分不同議題頻道，進行任務指派、搜尋討論歷程的Slack。在常用的協作工具Google Docs之外，遠距團隊也可以利用Quip來進行版本管理、任務分組、以及隨時隨地開啟的討論版功能。
而對在家工作的員工來說，除了新工具的運用，也有一些維持工作效率與身心健康的策略，例如：
1.在家複製公司的工作環境
在家建立一個「專屬」的辦公習慣與空間，例如不要穿著睡衣上班，使用與公司配置相同的雙螢幕、工作系統，或將自己在工作時習慣服用的茶包、咖啡放在可及之處，都是協助快速進入工作狀況的方法。
2.嚴格區分上班與下班時間
很明顯的，在家工作比起在辦公室更難抗拒偷懶和分心的誘惑。因此，嚴格定義並遵守工作時間非常重要，時間表的混亂與模糊，除了影響工作效率，更容易打亂下班後應有的生活節奏。
3.保持對外部的敏銳與連結
就連許多有經驗的自由工作者，都時常覺得自身與外界「孤立」，線上交流難以取代實體的接觸與交談。因此，在安全無虞的前提下，與主管進行定期的工作討論或交流有時會有幫助，而若能找到其他的遠距工作者，結合成「臨時工作小組」，也能緩解個人工作的孤立感。
然而另一方面，亦有論者認為「在家工作」無法長久性進行的原因，例如美國《時代雜誌》的另一篇文章，就舉出遠端工作無法取代辦公室工作，在於人類自古就有對空間上的群聚需求，同一個空間裡的眼神、手勢交流，會帶來安心與相互信賴感，這是一般文字訊息、或視訊軟體難以做到的。這也說明了為什麼蘋果試圖在FaceTime增加眼神專注校正功能，或許正是對這項需求的回應與努力。
客觀來說，無論疫情影響與否，異地工作都將逐漸成為一項重要趨勢，而針對遠距工作的管理能力與方法，也是當今企業必須儘早掌握的領域。
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責任編輯：林芳如、蕭閔云
本文授權轉載自：FC未來商務
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