轉型升級新課題!如何善用工具讓企業管理事半功倍?
專題故事

台灣知名品牌企業威朋、老協珍和蕃薯藤在後疫情中如何藉由「雲端升級轉型」成功提升員工生產力、優化跨國溝通效率並有效掌握線下線上每一筆商機?

1 Vpon威朋大數據集團靠Microsoft 365及Microsoft Teams提升工作效率 邁向下階段營運成長期

數位時代
因應營運快速成長,Vpon威朋導入微軟Microsoft 365商務版及Microsoft Teams,提升員工生產力及跨國溝通效率,加速內部作業流程

市面上辦公室生產力工具百百種,許多還是免費的。舉凡專案管理用Trello、Asana,通訊軟體用Slack、Telegram,視訊軟體用Zoom、Webex,筆記軟體用Evernote……等,對個人工作室或SOHO來說,使用免費軟體不會有太大問題,但對企業而言管理起來就成為一場災難了。近年崛起的大數據公司Vpon威朋因應營運快速成長而導入微軟Microsoft 365商務版及Microsoft Teams,提升員工工作效率並加速內部作業流程,如今Microsoft Teams彷彿已成為Vpon威朋企業入口網站(EIP),Vpon威朋員工每天上班第一件事,就是開啟Microsoft Teams準備今日工作。

適合跨國使用、減少IT負擔 Microsoft 365及Microsoft Teams成為Vpon威朋首選

Vpon威朋人資副總裁林裕洋表示,Vpon威朋成立初期以數位行銷為營運方向,經過不斷嘗試及轉型,近年則聚焦在數據分析服務,靠著過去多年累積的行動裝置使用行為資料庫與分析技術,為企業提供全面的大數據技術服務和行銷解決方案。
由於Vpon威朋不主打單次數據分析專案,而是提供一個匯集眾多數據來源及工具的數據分析使用平台,讓客戶根據自身需求規劃出各種數據分析應用形式,因此能不受人力限制快速複製並擴充營運規模。近年業務迅速成長,亞太地區設有7個據點,包括台北、東京、大阪、上海、香港、新加坡和曼谷。共計約150名員工。(了解更多:跨國工作 10 大秘訣)

對Vpon威朋這樣的跨國公司來說,好用的視訊軟體及協作工具是很重要的。雖然公司有IT人員支援,但各項企業IT應用的選擇也務求能有效管理負擔,綜合上述需求,Microsoft 365及Microsoft Teams成為Vpon威朋員工團隊協作平台的首選。

了解更多: Microsoft 365 助企業小成本過大挑戰

從溝通、訊息公告到流程數位化 Microsoft Teams仿若Vpon威朋企業入口網站

「對我們來說,使用Microsoft Teams最大的效益就是統一內部所有使用的通訊軟體,」林裕洋說。不需要與上海同事用微信,與其他國家又用WhatsApp, Line溝通,公務訊息或檔案留存在各種通訊平台中。「為了讓同事習慣使用Microsoft Teams,我在Microsoft Teams上線的第一天就退出其他通訊軟體的群組,同時也請CEO開始使用,這樣大家要找我們只能上Microsoft Teams,」林裕洋笑著分享這是Vpon威朋導入Microsoft Teams的小撇步。

除了Microsoft Teams的通訊功能之外,Vpon威朋已在Microsoft Teams平台上自訂10多種應用,包括HR、IT等數個流程,其中績效考核系統對Vpon威朋助益很大。

Vpon威朋人資副總裁林裕洋
數位時代

兼任IT主管的林裕洋只花2天時間摸索流程工具Power Automate,透過套用模版不需寫程式就開發出績效考核系統。先藉由微軟Forms填線上表單,送出後資料會寫入特定Excel檔並存在資料庫,當收到最新一筆填入的個人考評表,就會觸動Power Automate寄送通知給填寫者、主管或相關人員,被授權者可進入後台查詢個人考核表做主管考評及同事考評。

同時,林裕洋也撰寫一隻VBA程式,負責匯集與分析相關人的考評結果,再產出個人的績效考核報告,並將報告的檔名設定為收件者Email,如此一來,Power Automate就會自動將個人績效考核報告寄給個別同仁。

此一自動化流程大幅降低HR作業時間。「Vpon威朋同仁在績效考核期間,每個人自評連同他評平均需填5~8份考核表,全公司加起來約有上千份考核表需處理,這套系統為Vpon威朋省下大量人力時間,」林裕洋語氣肯定地說。

除了使用各種工作相關的應用服務,Vpon威朋的新人簡介訊息、對同事表達感謝的訊息及各種社團頻道都在Microsoft Teams上交流,Microsoft Teams彷彿是Vpon威朋的線上茶水間!而透過Microsoft Teams後台的管理報表功能,可以清楚看見每項應用服務的使用率,包括每人參加視訊會議的次數、使用Microsoft Teams傳訊的次數等,瞭解每個人的活躍程度。

Vpon威朋運用Microsoft Teams整合內部會議、教育訓練、員工考評等工項
威朋

團隊協作、同事互動交流 Microsoft Teams平台全部搞定

另外,在Microsoft 365的使用上,林裕洋也特別提到視訊串流服務Stream、專案管理工具Planner、OneNote、OneDrive等服務為Vpon威朋帶來的助益。

目前,Vpon威朋將視訊串流服務Stream用於線上會議及教育訓練,在看完教育訓練課程影片後,Stream也可串連Forms讓使用者進行線上測驗。或是將線上會議錄製下來,並嵌入用OneNote登打的會議紀錄,讓沒有參與到會議的同仁能完整掌握公司訊息。

至於專案管理工具Planner,林裕洋認為其最特別之處在於,使用Planner不需另外設定組織架構與員工資料,只要在Planner加入公司網域就可直接呈現公司組織資料,要指派任務給同事十分方便,而每個任務可設定開始與到期日,且Planner能與行事曆、Outlook信箱整合,任務快到期還會發出提醒通知,方便同仁掌握專案進度。

此外,林裕洋也讓同仁利用OneNote填寫每週週報,部門同仁每個人回報的工作訊息都可於此統整分享,不需要像過去全都存在Email信箱裡也不容易搜尋。並鼓勵同仁盡量使用OneDrive存取資料,取代過往把檔案存在本機端的習慣,而且檔案若存在OneDrive或Sharepoint都可以享有文件保護功能,若不慎刪除還可復原到60天前的檔案,是另一種形式的備份。

「任何想得到的辦公室生產力App,幾乎都能在Microsoft 365上找到,」林裕洋說,因此,未來Vpon威朋還會持續探索Microsoft 365各種應用可能性,希望做到物盡其用,避免使用太多各別辦公室軟體,及帳號管理的麻煩,讓員工能夠提高生產力,為Vpon威朋營運帶來更多效益。

了解更多:運用Microsoft Teams 提高遠端會議成效的 10 大秘訣

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每日精選科技圈重要消息

2 老協珍打造上雲藍圖 讓購物官網真正做到「7x24不打烊」

數位時代
一盅佛跳牆,讓賣了超過80年乾貨的老協珍走出迪化街,進到線上通路擁抱年輕客群,再藉由公有雲服務確保官網運作穩定性,成功掌握線上線下每一筆商機。

提到佛跳牆,很多人第一個念頭會想到老協珍,這個年菜市場的第一品牌,曾經寫下3個月賣出20萬盅佛跳牆的好成績,靠的不只是創新的行銷手法,還有線上線下全通路佈局,從與超商合作提供預購服務、進軍量販通路,到成立官網經營電商市場,並藉由微軟Azure雲服務確保官網運作穩定性,成功掌握線上線下每一筆商機。

跟隨消費者飲食習慣變化 百年品牌也要不斷轉型

老協珍公關協理丁懿娸指出,老協珍成立至今近90多年的歷史,在這過程中不斷調整產品內容,每一次的轉變,都緊抓著消費者飲食習慣的改變。

從最初專賣乾貨的年代,當時民眾不嫌麻煩,習慣買乾貨回家自己水發再料理,到了父母那一代則是直接買水發產品回家料理,如今面向年輕世代的消費族群,則推出只要加熱就可食用的冷凍調理食品,滿足消費者想要方便、快速上菜的需求,而佛跳牆就是老協珍第一個推出的調理食品,之後又陸續推出雞湯、 烏參牛腩煲等各式年菜商品。

在年菜商品外,近幾年老協珍更新創「TOMMI湯米」品牌,以適合日常食用的米漢堡、濃湯等產品,訴求不同目標市場。同時,也看準現代人對身體健康的重視,陸續推出精補類產品,如:熬雞精、人蔘精、美顏飲等。

除了追求產品多元化發展,在通路端,老協珍也朝線上線下全通路經營的方向前進,畢竟如今已是網路世代,想要抓緊年輕族群的心,絕對不能漏掉線上購物這個重要通路。目前,老協珍不只以官網做為線上主要的銷售管道,也在Momo、PChome等主流電商平台上架產品,積極擴大電子商務的佈局。

名人效應帶瞬間流量 老協珍啟動上雲規劃

電商成功的關鍵有很多,但就老協珍的經驗來看,網站服務穩定度,絕對是其中的重中之重,一旦購物網站當機,就像實體商店關門打烊一樣,可能會因此錯失許多訂單。

老協珍公關協理丁懿娸
數位時代

丁懿娸分享,以前老協珍官網偶爾會出現瞬間湧入龐大流量,導致官網速度太慢、甚至當機等現象。其中,印象最深刻的一次是,藝人徐若瑄在成為品牌代言人之前,曾經在FB主動分享使用老協珍熬雞精養胎的照片,在這篇PO文發出後不到1小時,老協珍官網立即湧進約平常3~5倍的流量,雖然嚐到一夕爆紅的滋味,卻也因為官網無法承載如此龐大的流量,導致當機時間長達3~4個小時,而錯失不少商機。

「這次的經驗,為老協珍上了很好的一課,」丁懿娸解釋,以前無論是實體或網路行銷活動,流量都是慢慢湧入官網,但隨著社群和電商間的連結越來越緊密,社群上名人或網紅隨手PO出的訊息,都有可能讓網站在瞬間湧入龐大流量,如果不能確保網站服務穩定性,不只會流失商機,還可能接到消費者客訴,對品牌形象造成負面影響。

雲馥助力老協珍從網站、ERP到VM 逐步實現數位轉型目標

於是,老協珍在5、6年前就將官網主機遷移到微軟Azure雲平台上運行,應用Azure可以自動調整使用容量的特性,確保電商服務能夠穩定運作,避免瞬間流量所造成的當機風險。

老協珍行銷部資訊TEAM經理王耀傑指出,當時在決定採用微軟Azure雲服務後,經過多方評選最終決定與雲馥數位合作,由其規劃最適合老協珍的雲端環境架構,並藉由雲馥數位所提供的雲端管理平台,掌握每個月每項服務的使用量,及從中查看有無異常狀況。

老協珍行銷部資訊TEAM經理王耀傑
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「上雲為老協珍省下至少一半的硬體建置成本,」王耀傑大方分享上雲效益,更重要的是,電商業績逐年成長,IT管理成本卻沒有因此而大幅增加,相對可以提高公司的獲利能力,也讓IT人員不用為了修復主機而疲於奔命。王耀傑透露,以前每到年節時分,或要舉辦大型促銷活動時,IT人員就得加班待命,才能在網站當掉的時候立即處理,上雲後只要遠端調整就可以。

在網站主機上雲後,老協珍也逐步將SAP的ERP系統和虛擬主機都移到Azure雲平台,也因此,去年(2020)年3~4月間新冠肺炎疫情比較緊張時,老協珍可以快速地進行模擬演練,讓員工透過VPN連到雲端主機,順利接軌在家辦公(WFH)的作業模式。未來老協珍更計劃導入Azure人工智慧解決方案,分析客戶或生產資料,優化營運成效。

雲馥數位顧問建議企業推動數位轉型時要循序漸進,並借重廠商經驗,以最小化轉型過程中困難。
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根據老協珍上雲的經驗,雲馥數位指出台灣企業推動數位轉型的兩個重點,第一是釐清每個階段性的目標、要解決的問題是什麼,就如同老協珍從開始的網站到近期的上雲(SAP on Azure),循序漸進地採用雲端服務。第二是找一個具專業經驗的雲端顧問服務商,降低導入過程中的種種問題,順利享受雲端轉型成效。

了解更多雲馥數位服務與案例 : https://pse.is/lxzbnext

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3 yam蕃薯藤上雲 每月省下超過90萬元IT費用

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為了將更多的資源用來經營網站服務,yam蕃薯藤在2015年啟動上雲計劃,將服務搬上微軟Azure雲平台,每月省下90萬元以上IT成本。

談到台灣網路公司的先驅,就不能不提yam蕃薯藤(天空傳媒),2000年那場網路泡沫,重創台灣許多網路公司,只有少數幾家存活下來,而yam蕃薯藤(天空傳媒)就是那少數裡的一員。走過網路泡沫後,yam蕃薯藤經過數次易主與調整服務內容,終於再度重返榮耀,成為台灣最大影音視頻網站、第二大入口網站,每月不重覆使用者超過350萬人以上,平均每日不重覆訪客數也高於35萬人。

目前yam蕃薯藤最受網友歡迎的兩個頻道,分別是輕旅行、地球圖輯隊。地球圖輯隊以吸睛大圖搭配簡單文字,讓網友輕鬆掌握國際間重要的新聞大事,而輕旅行頻道則是透過文章、照片及影片,分享各地美景,目前輕旅行的FB粉絲團人數破百萬,是前五大旅遊類粉絲團互動頻率最高的一個。

為了將更多的資源用來經營網站服務,yam蕃薯藤在2015年啟動上雲計劃,將服務搬上微軟Azure雲平台,藉由雲服務的彈性調配及隨需使用的特性,不只為網友提供更好的服務,也為自身帶來以下四大效益。

效益1》每月省下90萬元以上IT成本

「最明顯的效益就是降低IT成本,」天空傳媒技術部經理呂文凱語氣肯定地說。他表示,yam蕃薯藤在上雲前,除了自建機房,也同時承租IDC機房,兩者加起來共有40幾座機櫃,每日不停地運轉,以服務廣大的網站會員,光硬體採購就是一筆頗高的費用,再加上冷氣空調的電力支出、購買軟體、人員及維運等成本,林林總總加起來導致機房維運成本越來越高。

而上雲之後,光硬體設備的採購及維運成本,每個月至少可以省下新台幣90萬元,再加上軟體、維運、環境等支出,可說是大幅降低yam蕃薯藤的IT成本,讓yam蕃薯藤有更多的資源去優化網站服務。

天空傳媒股份有限公司技術部主任呂文凱表示,在導入微軟Azure服務後,大幅節省公司成本,提升軟體開發效率。
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效益2》加快新服務上線速度

在成本節省之外,呂文凱認為,上雲的第二個效益是加快新服務上線速度。yam蕃薯藤經常因為客戶或網友需求而開發新的應用程式服務,過往,軟體工程師完成開發工作後,必須向硬體工程師申請硬體資源,才能進行測試,整體作業時間大約需要1~2天左右。

而在上雲後,Azure後台管理介面非常簡單好操作,大概使用個1~2次就能輕鬆上手,因此,軟體工程師可以自行在雲端建立測試環境,從架機器、裝VM、等都可以一手包辦,只要輸入系統參數和規格,大約幾分鐘就能完成,相對而言可以加快新服務的上線速度。

效益3》強化資安防禦能力

Azure身為國際知名雲服務供應商,在資安防禦上的能量與資源,相對高於一般企業,也因此,yam蕃薯藤上雲後帶來的第三個意外收穫,就是強化資安防禦能量。

呂文凱指出,身為台灣知名頻道經營與入口網站,yam蕃薯藤一直是許多駭客的目標,過往將機房放在地端維運時,幾乎每天都會遇到數起攻擊事件,導致IT人員要花很多時間和心思去處理,但是上雲後,透過Azure PaaS雲服務所提供的DDoS、MITM、惡意程式碼等安全防禦機制,大幅降低IT人員在資安作業上的時間。

而且Azure虛擬機除了具備基本Microsoft Antimalware所提供病毒及惡意軟體掃描功能外,還可搭配資訊安全中心的Azure Defender機制,提供進階的虛擬機弱點分析服務進而主動強化防禦能力,即便受到攻擊,也可藉由流量分析並使用NSG快速阻絕攻擊來源。

憑藉著微軟在Azure上的完整資安防禦網為蕃薯藤擋掉很多起資安攻擊,有效確保服務運作穩定性及資料安全性。更重要的是,yam蕃薯藤不需投注人力管理任何軟硬體設定,使用PaaS雲服務,就可以享有最新的版本更新和漏洞修補,更不會有停機造成網路服務中斷的困擾。

了解更多:安全上雲5要訣

效益4》簡化電子郵件發送程序

yam蕃薯藤經常透過Email向會員發佈訊息,為了讓寄出的郵件能夠順利進入會員的收件匣,yam蕃薯藤必須花很多時間去和其他免費電子信箱服務供應商溝通,卻還是免不了成為黑名單或直接進入垃圾信箱的風險,如今上雲後,可以透過微軟SendGrid 電子郵件服務傳送mail,省下許多作業程序,更不用擔心被列入黑名單的風險。

軟體開發技術、管理效率、價格 微軟Azure成為上雲最佳選擇

提及當初選擇微軟Azure雲平台作為合作夥伴的原因,呂文凱表示,主要是基於軟體開發技術、管理效率、價格三點考量。

yam蕃薯藤內部主要使用PHP和.NET兩種語法開發應用程式,其中又以.NET的比例高一點,而透過微軟Azure的PaaS雲服務,可以大幅降低軟體開發成本。

再者,yam蕃薯藤目前使用將近30台VM以及60個應用程式服務,以前IT人員若要監控所有服務的狀況,只能逐一登入各項服務並逐一篩選各項系統狀態的細節,而Azure入口網站首頁提供了自訂多個儀錶板的功能,可將不同服務的即時狀態(如:CPU、流量、DTU...等),按照IT管理者想要的排序直接呈現在首頁,以便判讀各項服務的狀態並做即時的效能調整,大幅降低管理負擔。

目前,yam蕃薯藤正在評估導入微軟Microsoft 365生產力工具,希望善用Microsoft 365中雲端儲存服務One Drive所提供的1TB空間,滿足內部員工檔案分享及資料備份的需求,進而提高員工生產力,才能不斷地優化服務品質,以數位競爭力打造台灣第一網站品牌。
了解更多:1TB 的OneDrive雲端儲存空間進行檔案儲存與共用

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