市面上辦公室生產力工具百百種，許多還是免費的。舉凡專案管理用Trello、Asana，通訊軟體用Slack、Telegram，視訊軟體用Zoom、Webex，筆記軟體用Evernote……等，對個人工作室或SOHO來說，使用免費軟體不會有太大問題，但對企業而言管理起來就成為一場災難了。近年崛起的大數據公司Vpon威朋因應營運快速成長而導入微軟Microsoft 365商務版及Microsoft Teams，提升員工工作效率並加速內部作業流程，如今Microsoft Teams彷彿已成為Vpon威朋企業入口網站（EIP），Vpon威朋員工每天上班第一件事，就是開啟Microsoft Teams準備今日工作。
適合跨國使用、減少IT負擔 Microsoft 365及Microsoft Teams成為Vpon威朋首選
Vpon威朋人資副總裁林裕洋表示，Vpon威朋成立初期以數位行銷為營運方向，經過不斷嘗試及轉型，近年則聚焦在數據分析服務，靠著過去多年累積的行動裝置使用行為資料庫與分析技術，為企業提供全面的大數據技術服務和行銷解決方案。
由於Vpon威朋不主打單次數據分析專案，而是提供一個匯集眾多數據來源及工具的數據分析使用平台，讓客戶根據自身需求規劃出各種數據分析應用形式，因此能不受人力限制快速複製並擴充營運規模。近年業務迅速成長，亞太地區設有7個據點，包括台北、東京、大阪、上海、香港、新加坡和曼谷。共計約150名員工。(了解更多：跨國工作 10 大秘訣)
對Vpon威朋這樣的跨國公司來說，好用的視訊軟體及協作工具是很重要的。雖然公司有IT人員支援，但各項企業IT應用的選擇也務求能有效管理負擔，綜合上述需求，Microsoft 365及Microsoft Teams成為Vpon威朋員工團隊協作平台的首選。
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從溝通、訊息公告到流程數位化 Microsoft Teams仿若Vpon威朋企業入口網站
「對我們來說，使用Microsoft Teams最大的效益就是統一內部所有使用的通訊軟體，」林裕洋說。不需要與上海同事用微信，與其他國家又用WhatsApp, Line溝通，公務訊息或檔案留存在各種通訊平台中。「為了讓同事習慣使用Microsoft Teams，我在Microsoft Teams上線的第一天就退出其他通訊軟體的群組，同時也請CEO開始使用，這樣大家要找我們只能上Microsoft Teams，」林裕洋笑著分享這是Vpon威朋導入Microsoft Teams的小撇步。
除了Microsoft Teams的通訊功能之外，Vpon威朋已在Microsoft Teams平台上自訂10多種應用，包括HR、IT等數個流程，其中績效考核系統對Vpon威朋助益很大。
兼任IT主管的林裕洋只花2天時間摸索流程工具Power Automate，透過套用模版不需寫程式就開發出績效考核系統。先藉由微軟Forms填線上表單，送出後資料會寫入特定Excel檔並存在資料庫，當收到最新一筆填入的個人考評表，就會觸動Power Automate寄送通知給填寫者、主管或相關人員，被授權者可進入後台查詢個人考核表做主管考評及同事考評。
同時，林裕洋也撰寫一隻VBA程式，負責匯集與分析相關人的考評結果，再產出個人的績效考核報告，並將報告的檔名設定為收件者Email，如此一來，Power Automate就會自動將個人績效考核報告寄給個別同仁。
此一自動化流程大幅降低HR作業時間。「Vpon威朋同仁在績效考核期間，每個人自評連同他評平均需填5～8份考核表，全公司加起來約有上千份考核表需處理，這套系統為Vpon威朋省下大量人力時間，」林裕洋語氣肯定地說。
除了使用各種工作相關的應用服務，Vpon威朋的新人簡介訊息、對同事表達感謝的訊息及各種社團頻道都在Microsoft Teams上交流，Microsoft Teams彷彿是Vpon威朋的線上茶水間！而透過Microsoft Teams後台的管理報表功能，可以清楚看見每項應用服務的使用率，包括每人參加視訊會議的次數、使用Microsoft Teams傳訊的次數等，瞭解每個人的活躍程度。
團隊協作、同事互動交流 Microsoft Teams平台全部搞定
另外，在Microsoft 365的使用上，林裕洋也特別提到視訊串流服務Stream、專案管理工具Planner、OneNote、OneDrive等服務為Vpon威朋帶來的助益。
目前，Vpon威朋將視訊串流服務Stream用於線上會議及教育訓練，在看完教育訓練課程影片後，Stream也可串連Forms讓使用者進行線上測驗。或是將線上會議錄製下來，並嵌入用OneNote登打的會議紀錄，讓沒有參與到會議的同仁能完整掌握公司訊息。
至於專案管理工具Planner，林裕洋認為其最特別之處在於，使用Planner不需另外設定組織架構與員工資料，只要在Planner加入公司網域就可直接呈現公司組織資料，要指派任務給同事十分方便，而每個任務可設定開始與到期日，且Planner能與行事曆、Outlook信箱整合，任務快到期還會發出提醒通知，方便同仁掌握專案進度。
此外，林裕洋也讓同仁利用OneNote填寫每週週報，部門同仁每個人回報的工作訊息都可於此統整分享，不需要像過去全都存在Email信箱裡也不容易搜尋。並鼓勵同仁盡量使用OneDrive存取資料，取代過往把檔案存在本機端的習慣，而且檔案若存在OneDrive或Sharepoint都可以享有文件保護功能，若不慎刪除還可復原到60天前的檔案，是另一種形式的備份。
「任何想得到的辦公室生產力App，幾乎都能在Microsoft 365上找到，」林裕洋說，因此，未來Vpon威朋還會持續探索Microsoft 365各種應用可能性，希望做到物盡其用，避免使用太多各別辦公室軟體，及帳號管理的麻煩，讓員工能夠提高生產力，為Vpon威朋營運帶來更多效益。
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