去年5月，本土新冠肺炎疫情爆發，在全國宣布進入三級警戒前，台泥企業團就宣布啟動在家上班，連負責生產水泥的廠房都施行遠距辦公。
疫情趨緩後，台泥企業團恢復回公司上班。不過在家工作的經驗，卻讓台泥企業團改革了工作制度，包括：員工每月可以申請在家工作3天，等同小型混合辦公，每年也提供3天有薪照顧假，優於法令規定7天無薪照顧假。
制度實施前，也有部門主管擔心「員工會不會濫用」，或者工作無法如期進行，但是從8月至今，台泥企業團人力資源部資深協理劉鳳萍觀察，員工都是有需要時才會使用，工作也沒有延宕的情形，「我必須講，台泥企業團推這個制度推得很順利。」
邁向國際化系統升級，成疫情間遠距工作利器
在疫情前，台泥企業團就已經為遠距溝通做好準備。2019年因應集團國際化的進程，升級了會議室的音響設備、線上視訊系統、雲端管理系統、虛擬網路VPN，結果不到2個月，就爆發全球新冠疫情。
台泥和平廠長魏家珮回想，去年台灣因為疫情實施遠距辦公初期，由於工廠24小時不停工，現場一定要有作業人員，這些人雖然無法遠距辦公，但公司提供他們宿舍，減少通勤移動的感染風險，辦公室人員則實施遠距。
魏家珮表示，一開始確實會擔心很多事情沒辦法聯絡，譬如工廠製造流程分成生料、熟料、水泥，輪班主管不一定都是該領域專業。但是實際執行後，就發現沒有想像中困難，他們透過手機群組、虛擬網路VPN，遠端監控製程狀況，確保溫度、壓力是否正常；每日透過晨會和午會了解同仁工作情形，台泥也有一套系統，可以計算每天應有的產量量能，「走了幾天後，工作就很順。」
疫情時，他們也加強與員工的聯繫，送員工蔬果箱、推出線上體育課程，讓員工感受到公司的關心，員工自然就會遵守公司規範。也透過LINE、電子郵件、公司平台積極宣導正確的工作態度，雖然不用出門，但還是要讓自己看起來「正在工作」，譬如，視訊會議時開鏡頭、上班時換上輕鬆但不過度休閒的服裝，培養組織的遠距工作文化。看不見員工的時候，就更需要用簡單的方式，傳達重要的事情。
遠距工作期間，透過視訊鏡頭，員工的家庭環境變得更為清楚，也讓他們思考還有什麼方式可以協助員工。目前台泥企業團每月開放讓員工有3天可以在家辦公，天數雖然不多，但員工的反應卻是這樣「剛剛好」，因為認為實體溝通還是比較有效率。
WFH啟發思考：如何助員工兼顧工作與家庭？
劉鳳萍指出，制度推行的關鍵在於了解員工需求，必須先掌握員工屬性，哪些單身、哪些有年幼小孩或年長親戚需要照顧；再來思考比重如何拿捏，依照各產業、各企業規模都有所不同，才能推出符合員工需求、又不會對企業造成負擔的制度。
以台泥企業團為例，集團4000多人中，約有1/3員工的小孩在12歲以下，他們就針對家庭照顧需求較高的族群進行訪談，發現不少員工反映，雖然要照顧小孩或父母，但是他們在家也可以工作。
「以前沒有經過work from home，大家不會思考這件事，經過work from home，反而會產生如何兼顧工作跟家庭的思考。」劉鳳萍表示，混合辦公其實不難，重要的是不要計較過程，而是去看員工有沒有達到目標，創造一個有包容性又能持續成長的組織。
魏家珮
台灣水泥和平廠廠長，畢業於文化大學地質系，負責礦山運作與問題分析、水泥廠運營與實務管理。
劉鳳萍
台泥企業團人力資源部資深協理，台灣師範大學工業科技教育學系研究所碩士。負責集團人資策略規畫、人才培育與發展、薪酬制度設計、員工溝通等。
本文經授權轉載自：經理人月刊
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責任編輯：吳佩臻、錢玉紘
