新冠疫情雖然趨緩，但在辦公室朝九晚五的工作型態已經回不去了，許多企業因應時勢宣布更彈性、靈活的政策，讓員工能夠在遠距或辦公室兩個場所間自由選擇，混合辦公模式（Hybrid Work）將成為新常態。微軟最新發佈的工作趨勢指數報告（Work Trend Index），調查，顯示員工們一方面期待能夠有與團隊面對面協作的機會，卻又同時希望保持遠距工作的彈性。
雖然員工喜歡，但卻不是每個人都能熱烈擁抱這個趨勢。這陣子我幾次受邀出席活動去分享混合辦公理念，總是發現：比起專業職的工作者，管理職更希望花更多的時間在辦公室裡。主管看不到員工就沒有安全感，先入為主認定不見面就無法完成任務，也不可能創造團隊歸屬感與向心力。我認為這是舊式管理的迷思。
既然遠距工作的浪潮擋不住，主管與其擔心員工不在辦公室就偷懶打混，不如來瞭解如何管理混合辦公。剛好我帶領團隊虛擬遠距工作超過5年，最近常跟主管們分享疫後混合辦公潮流下的團隊管理心法。
心法一：改變思維，從傳統管理到資訊時代管理，確立目標導向的工作模式
傳統的管理思維，把員工當生產工具
最近很多主管階級的朋友跟我抱怨，遠距工作看不到員工，不知道他們在幹嘛，內心深處都很糾結，不知道他們是不是在偷懶，恨不得員工家裝上攝影機。如果你也有這種衝動，請注意，其實你已經不自覺把員工當成囚犯了，而主管自己則成了一個獄卒。
這種傳統管理方法，是工業時代管理工廠的思維：把人限制在一個空間裡，在一段固定的時間內做機械化的工作。這種管理思維之下，員工只是你的生產工具。
尊重員工特性，以成果目標為導向
但進入資訊時代之後，現在的知識工作者只要有一台電腦及網路，任何時間與地點都可以工作。我建議主管們，以「最終產出的結果」來衡量工作成效，而不是員工「在辦公室裡待了多久」。
辦公桌並不是生產線，現代管理必須轉換觀念，尊重每個人不同特性。例如有些人是晨型人，也有些人是夜貓子，管理者最好也能夠讓員工選擇，在他最有創造力、最有想法、最有效率的環境與時間工作。
舉例來說，如果我今天需要做計劃，需要非常專注，我會選擇留在家裡，避免人際來往的干擾。當我今天做的事是需要大家共同協力、互相討論激發創意，或者是必須要發揮見面三分情的效應，讓對方點頭贊同提案，我就會到公司上班。
混合辦公是一種讓員工保持彈性，以便更有效率完成任務的工作方式，微軟的混合辦公守則第一頁寫著「Where and When You Work Best.」，我認為是真切點出了混合辦公的優勢。
心法二：信任員工、賦能團隊
只要主管不信任員工，就會懷疑他會在監控不到的時間與地點趁機偷懶。根本的解決方案不該是招募會偷雞摸狗的員工，然後再花無數的時間與心力去防堵。一開始就應該選擇能夠信任、能夠自律的團隊成員，接著主管做的就是相信他有能力可以自動自發完成任務。
主管不需要像父母、老師或警察跟在一旁緊迫盯人，主管應該要做的是「賦能」，提供員工完成任務需要到位的資源，包含資金、人脈、知識與適時的引導。 當領導者能夠給予團隊足夠的信任、足夠的授權與足夠的支持，遠距將不再是個問題。員工不用將時間浪費在通勤上，能夠兼顧工作與家庭，對工作的滿意度提高，快樂的員工工作更有效率，組織也能夠更穩健的完成業績目標。
心法三：精煉思考，做有效溝通
很多人認為遠距工作溝通效率不彰，連帶還會影響工作進度，沒辦法像在辦公室一樣，把人叫到面前來就完成任務交付。但請想一想，你是交代了任務沒錯，但團隊充分理解了嗎？事實是，要讓團隊動起來，不管見不見面，都不是一件輕鬆的事啊！
交辦任務前，主管必須要深思熟慮：目標是什麼？應該如何去執行？我期望要有什麼樣的結果？主管必須要先能說服自己，才能說服團隊。在遠距辦公的情境中，主管沒辦法想到甚麼就張嘴喊人去做，更可以藉機訓練自己養成批判性思考的慣性，要求自己先整理清楚思緒後再進行溝通。
領導者要先願意花時間想清楚目標、待解決的問題、資源如何分配、成效如何衡量，才跟團隊溝通討論。這時候，因為目標與行動方案都很清晰，讓團隊知道為誰而戰、為何而戰，溝通的過程會非常有效率。
主管「想到甚麼就喊員工去做」還會帶來另一個缺點：無法確實追蹤與落實任務成效。如果主管常常這樣，團隊會為了老闆一時的好惡常常在做虛工。我的工作習慣是就算只是口頭跟人討論一件事，一定會寄一封e-mail把剛剛討論的事項做摘要，進一步確認正確性，同時附上明確的行動呼籲，把要做什麼事、應該要發生的時間、預期的成果都列下來，這對自己以及對對方都是一個尊重，也是展現當責的態度。
心法四：真心對待團隊，創造歸屬感
Daniel H. Pink的《未來在等待的人才》這本書提到未來的人才需要更多的右腦技巧，未來將會變成更重視創新、同理心，與整合力的感性時代。然而，團隊的歸屬感並不是見到面就會有的。有些人就算是每天見面，但總是一張撲克臉，真心換他人的無情。心靈距離並不見得因為拉近物理距離，就會更靠近。
讓團隊有歸屬感，不是每天聚在一起吃吃喝喝就辦得到，主管必須真心對團隊成員感興趣，真心地關心每一個人，希望大家每天工作都能感到幸福與滿足。就算在遠距，也可以適時用通訊軟體關懷對方，在會議開始前留點時間Small talk，問問彼此的現況？有沒有碰到什麼問題需要幫忙？把焦點放在他人身上，花時間關心別人。不需刻意，而是要真實的融入到每天的工作當中，大家都互相支持彼此所扮演的各種角色，讓所有人變得更好。
總結：把握好「任務導向」、「信任賦能」、「有效溝通」與「創造歸屬感」，遠距工作仍能帶領團隊走向兼具品質與效率的工作成果。
責任編輯：吳佩臻、陳建鈞
《數位時代》長期徵稿，針對時事科技議題，需要您的獨特觀點，歡迎各類專業人士來稿一起交流。投稿請寄edit@bnext.com.tw，文長至少800字，請附上個人100字內簡介，文章若採用將經編輯潤飾，如需改標會與您討論。
（觀點文章呈現多元意見，不代表《數位時代》的立場）
