新冠疫情雖然趨緩,但在辦公室朝九晚五的工作型態已經回不去了,許多企業因應時勢宣布更彈性、靈活的政策,讓員工能夠在遠距或辦公室兩個場所間自由選擇,混合辦公模式(Hybrid Work)將成為新常態。微軟最新發佈的工作趨勢指數報告(Work Trend Index),調查,顯示員工們一方面期待能夠有與團隊面對面協作的機會,卻又同時希望保持遠距工作的彈性。
雖然員工喜歡,但卻不是每個人都能熱烈擁抱這個趨勢。這陣子我幾次受邀出席活動去分享混合辦公理念,總是發現:比起專業職的工作者,管理職更希望花更多的時間在辦公室裡。主管看不到員工就沒有安全感,先入為主認定不見面就無法完成任務,也不可能創造團隊歸屬感與向心力。我認為這是舊式管理的迷思。
既然遠距工作的浪潮擋不住,主管與其擔心員工不在辦公室就偷懶打混,不如來瞭解如何管理混合辦公。剛好我帶領團隊虛擬遠距工作超過5年,最近常跟主管們分享疫後混合辦公潮流下的團隊管理心法。
心法一:改變思維,從傳統管理到資訊時代管理,確立目標導向的工作模式
傳統的管理思維,把員工當生產工具
最近很多主管階級的朋友跟我抱怨,遠距工作看不到員工,不知道他們在幹嘛,內心深處都很糾結,不知道他們是不是在偷懶,恨不得員工家裝上攝影機。如果你也有這種衝動,請注意,其實你已經不自覺把員工當成囚犯了,而主管自己則成了一個獄卒。
這種傳統管理方法,是工業時代管理工廠的思維:把人限制在一個空間裡,在一段固定的時間內做機械化的工作。這種管理思維之下,員工只是你的生產工具。
尊重員工特性,以成果目標為導向
但進入資訊時代之後,現在的知識工作者只要有一台電腦及網路,任何時間與地點都可以工作。我建議主管們,以「最終產出的結果」來衡量工作成效,而不是員工「在辦公室裡待了多久」。
辦公桌並不是生產線,現代管理必須轉換觀念,尊重每個人不同特性。例如有些人是晨型人,也有些人是夜貓子,管理者最好也能夠讓員工選擇,在他最有創造力、最有想法、最有效率的環境與時間工作。
舉例來說,如果我今天需要做計劃,需要非常專注,我會選擇留在家裡,避免人際來往的干擾。當我今天做的事是需要大家共同協力、互相討論激發創意,或者是必須要發揮見面三分情的效應,讓對方點頭贊同提案,我就會到公司上班。
混合辦公是一種讓員工保持彈性,以便更有效率完成任務的工作方式,微軟的混合辦公守則第一頁寫著「Where and When You Work Best.」,我認為是真切點出了混合辦公的優勢。
心法二:信任員工、賦能團隊
只要主管不信任員工,就會懷疑他會在監控不到的時間與地點趁機偷懶。根本的解決方案不該是招募會偷雞摸狗的員工,然後再花無數的時間與心力去防堵。一開始就應該選擇能夠信任、能夠自律的團隊成員,接著主管做的就是相信他有能力可以自動自發完成任務。
主管不需要像父母、老師或警察跟在一旁緊迫盯人,主管應該要做的是「賦能」,提供員工完成任務需要到位的資源,包含資金、人脈、知識與適時的引導。 當領導者能夠給予團隊足夠的信任、足夠的授權與足夠的支持,遠距將不再是個問題。員工不用將時間浪費在通勤上,能夠兼顧工作與家庭,對工作的滿意度提高,快樂的員工工作更有效率,組織也能夠更穩健的完成業績目標。
心法三:精煉思考,做有效溝通
很多人認為遠距工作溝通效率不彰,連帶還會影響工作進度,沒辦法像在辦公室一樣,把人叫到面前來就完成任務交付。但請想一想,你是交代了任務沒錯,但團隊充分理解了嗎?事實是,要讓團隊動起來,不管見不見面,都不是一件輕鬆的事啊!
交辦任務前,主管必須要深思熟慮:目標是什麼?應該如何去執行?我期望要有什麼樣的結果?主管必須要先能說服自己,才能說服團隊。在遠距辦公的情境中,主管沒辦法想到甚麼就張嘴喊人去做,更可以藉機訓練自己養成批判性思考的慣性,要求自己先整理清楚思緒後再進行溝通。
領導者要先願意花時間想清楚目標、待解決的問題、資源如何分配、成效如何衡量,才跟團隊溝通討論。這時候,因為目標與行動方案都很清晰,讓團隊知道為誰而戰、為何而戰,溝通的過程會非常有效率。
主管「想到甚麼就喊員工去做」還會帶來另一個缺點:無法確實追蹤與落實任務成效。如果主管常常這樣,團隊會為了老闆一時的好惡常常在做虛工。我的工作習慣是就算只是口頭跟人討論一件事,一定會寄一封e-mail把剛剛討論的事項做摘要,進一步確認正確性,同時附上明確的行動呼籲,把要做什麼事、應該要發生的時間、預期的成果都列下來,這對自己以及對對方都是一個尊重,也是展現當責的態度。
心法四:真心對待團隊,創造歸屬感
Daniel H. Pink的《未來在等待的人才》這本書提到未來的人才需要更多的右腦技巧,未來將會變成更重視創新、同理心,與整合力的感性時代。然而,團隊的歸屬感並不是見到面就會有的。有些人就算是每天見面,但總是一張撲克臉,真心換他人的無情。心靈距離並不見得因為拉近物理距離,就會更靠近。
讓團隊有歸屬感,不是每天聚在一起吃吃喝喝就辦得到,主管必須真心對團隊成員感興趣,真心地關心每一個人,希望大家每天工作都能感到幸福與滿足。就算在遠距,也可以適時用通訊軟體關懷對方,在會議開始前留點時間Small talk,問問彼此的現況?有沒有碰到什麼問題需要幫忙?把焦點放在他人身上,花時間關心別人。不需刻意,而是要真實的融入到每天的工作當中,大家都互相支持彼此所扮演的各種角色,讓所有人變得更好。
總結:把握好「任務導向」、「信任賦能」、「有效溝通」與「創造歸屬感」,遠距工作仍能帶領團隊走向兼具品質與效率的工作成果。
責任編輯:吳佩臻、陳建鈞
《數位時代》長期徵稿,針對時事科技議題,需要您的獨特觀點,歡迎各類專業人士來稿一起交流。投稿請寄edit@bnext.com.tw,文長至少800字,請附上個人100字內簡介,文章若採用將經編輯潤飾,如需改標會與您討論。
(觀點文章呈現多元意見,不代表《數位時代》的立場)