你是否經常使用 Google Docs 撰寫會議筆記、企劃提案、知識內容、合約報價等，便於與團隊協作和共享內容？
建立文件過程中經常會使用多個數位工具，例如自 Google Sheets, Google Forms, Gmail 等工具查詢資料，再複製貼上於文件中，在資料謄寫過程耗費不少時間，也可能出現手動操作錯誤。繁忙工作中，還要定期建立、編輯、傳送多個文件檔案，讓你心很累？
今天我們將跟你分享 6 個 Google Docs 自動化應用情境，協助你提高工作效率，釋放你的專注力在更重要的地方！
本篇內容是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文「NoCode 放大鏡 - 讓工作更輕鬆的 Google Docs 6 大自動化應用」 詳細介紹說明文，如果還沒看過社群貼文的朋友，歡迎前往以下連結，看看我們製作的精美圖文唷！
Google Docs 6 大自動化應用怎麼做？
應用一：依 Google Sheets 試算表資料，自動建立 Google Docs 文件
生成合約、個人證書或個人化邀請函時，時常只會替換文件內的特定資訊（例公司名稱和聯繫方式等），其餘文件內容不太會變動。而我們通常會將資料（例客戶/員工資訊）存放於 Google Sheets 試算表，而文件模板則使用 Google Docs 製作。
現在透過 No Code 工具協助你將流程自動化， 自動將每筆 Google Sheets 試算表資料，生成 Google Docs 文件，每更新一筆資料就自動生成相應文件 ，提升工作效率，減少手動作業的錯誤！
情境應用舉例：
- 銷售團隊需要根據最新的客戶資料生成報價單。No Code 自動化工具可以即時將 Google Sheets 中更新的客戶資料，自動生成最新的報價單，以利確保客戶獲得準確的報價！
- 小型企業無需購買昂貴的文檔管理軟體或聘請專門人員，利用現有的 Google 工具即可實現文檔自動化，節省大量資源！
若對此應用情境有興趣的讀者，歡迎參考 🔗工作術 #001 自動化文件套版流程，我們有提供詳細教學，引導你實現此情境！
應用二：依 Google Forms 表單回覆，自動建立 Google Docs 文件
需要依不同人員的回覆資料，不斷查詢、複製、貼上，才能完成文件內容嗎？在製作客戶回饋或員工評核報告時，透過 No Code 自動化流程， 你可以將填答者提交的 Google Forms 表單回覆，自動填入 Google Docs 模板生成個別報告 ，便於後續分析和改進。
情境應用舉例：
人力資源部門需要根據員工的年度評估表生成評核報告。利用 No Code 自動化工具，員工填寫完 Google Forms 表單後，系統自動將回覆資料填入 Google Docs 模板中生成評核報告，節省了大量手動整理和輸入的時間，避免手動處理的疏漏。
產品開發團隊可以快速設置 No Code 自動化流程，根據測試人員提交的測試反饋表單，自動生成報告分析和改進產品，不需要手動輸入測試反饋。
應用三：收到 Webhook，自動建立 Google Docs 文件
若工作資料儲存在第三方平台，舉例而言，你希望當電商平台收到一筆新訂單時，自動依訂單內容建立一頁式出貨單， 透過 No Code 自動化工具，我們可以輕鬆串接、接收來自第三方系統的 Webhook 通知，每當第三方系統有新狀態通知，自動建立相應 Google Docs 文件。
情境應用舉例：
- 非營利組織在接收到捐款通知後，自動生成捐款收據，節省人工成本，讓更多資源投入到核心項目中。
- 物業管理公司在租戶通過網站提交維修申請後，自動生成維修工單，並通知相關維修人員，確保維修工作能及時安排和完成。
應用四：將特定 Gmail 信件內容，自動建立 Google Docs 文件
工作中每天來來回回眾多信件，其中部分信件我們可能會需要時常查詢歷史討論紀錄，例如法律文件、財務數據、合約協議相關等信件，在過去我們會搜尋「特定寄件者」或建立「標籤」方式以快速查詢。
現在，若你希望針對重要 Email 進行備份整理或分析，可以透過 No Code 工具， 針對特定寄件者或特定標籤的 Gmail 信件，自動轉換為 Google Docs 文件 ，以便記錄管理。
情境應用舉例：
- 財務部門每月結算時需要查詢和整理大量財務數據相關信件。No Code 自動化工具可以自動將這些信件內容轉換為 Google Docs，方便快速生成月度報告。
- 銷售部門需要保存客戶的訂單和溝通記錄。No Code 自動化工具能確保所有來自客戶的關鍵信件自動轉換為文檔，避免手動操作錯誤。
應用五：將 RSS 訂閱內容，自動建立 Google Docs 文件
如果你經常需要參考和備份特定的 RSS 訂閱內容，手動複製到 Google 文件不僅費時費力，還容易遺漏更新。透過 NoCode 工具， 自動將多來源 RSS 內容，備份到 Google Docs 文件 ，確保所有網站即時訂閱內容妥善儲存至 Google 文件，不遺漏新資訊！
情境應用舉例：
- 市場研究部門需要經常追蹤行業趨勢和競爭對手動態。透過 No Code 自動化工具，來自多個行業網站的 RSS 訂閱內容會自動備份到 Google Docs，市場分析師可以隨時查看最新行業報告和新聞，提升決策效率。
- 設計團隊需要參考各種設計趨勢和靈感。No Code 自動化工具能將來自設計網站和部落格 RSS 訂閱內容自動轉換為文檔，方便設計師隨時查閱和靈活運用。
應用六：建立新 Google Docs 文件時，自動寄發 Slack 通知
「以下是本週例會文件連結，再請大家一起共編」 此對話時常出現在你的工作日常嗎？透過 No Code 工具，當特定 Google Drive 中新增一個 Google Docs 文檔時，自動寄發 Slack 訊息給相關人員，協作溝通輕鬆搞定！掌握此自動化技巧就不用再人工通知了！
情境應用舉例：
- 產品開發團隊可以在每次建立新的技術文檔時，系統自動發送 Slack 通知給所有相關成員，確保每個人都能即時查看和編輯文檔，提升協作效率。
- 行銷部門在每次準備新的行銷策略或市場分析報告時，系統自動通知相關成員，讓大家能快速參與到文檔的編輯和優化中，提升行銷策略產出效率。
統整：Google Docs 6 大應用情境
希望以上分享 6 個 Google Docs 情境，能幫助大家極大化使用 Google Docs 的效率，透過 No Code 工具，節省重複繁瑣易出錯的手動操作，將專注力和時間放在更重要的任務！
Google Docs 自動建立（從不同資料來源，自動建立文件）
- 應用一：依 Google Sheets 試算表資料，自動建立文件
- 應用二：依 Google Forms 表單回覆，自動建立文件
- 應用三：收到 Webhook，自動建立文件
- 應用四：將特定 Gmail 信件內容，自動建立文件
- 應用五：將 RSS 訂閱內容，自動建立文件
Google Docs 自動通知（新建文件後，自動發送通知）
- 應用六：建立新文件時，自動寄發 Slack 通知
了解 6 大應用情境後，有哪些常見 No Code 自動化工具可協助實現上述情境呢？請見以下延伸分享～
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本文授權轉載自：NOTIME NOCODE
責任編輯：蘇柔瑋
