以前當主管的時候,跟團隊成員做完 1 on 1,紀錄總是散亂在不同筆記本,下次面談要回顧都很困難。
我有想過丟給 AI 整理,但這些對話常涉及個人隱私與工作狀態,有適合的工具嗎?
剛好,《一天一AI》召集來的分享者、新生命資訊服務公司的陳國芬跟我提到類似場景。
他們公司有高達八成的員工是重度身心障礙者,國芬的主要工作,就是長期追蹤、訪談這 40 位同事的健康、家庭與工作狀況,給予身心或辦公硬體上的支持。幾乎每個人、每個月都要 1 on 1,長期累積繁重的紀錄工作。
她選擇用 NotebookLM,建立一套安全又高效的「個案紀錄整理流程」。免費帳號就可用(付費帳號可存更多資料)。我把她的步驟整理成圖卡給你!
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步驟一:嚴守資安!檔名與文件全面「去識別化」
在使用 AI 處理任何內部資訊前,最重要的第一步就是保護隱私。國芬會幫每位同事設計一個專屬的「編號」,無論是語音檔名、LINE 截圖,還是來往的文字文件,全部都以編號來代稱。絕對不讓未經處理的真實個資上傳到雲端,從源頭把關資訊安全。
步驟二:一人一本專屬筆記本,資料絕不混用
為了避免 AI 產生幻覺或張冠李戴,請在 NotebookLM 中為「每位成員」建立獨立的筆記本。 在這個專屬筆記本裡,只放入去識別化後的乾淨資料。因為 NotebookLM 的特性是「只根據你提供的來源資料來回答與整理」,這樣就能確保 AI 不會把 A 同事的狀況跟 B 同事混在一起。
步驟三:上傳空白紀錄表範本,固定輸出格式
怎麼讓 AI 整理出你想要的格式?秘訣就是「給它範本」! 國芬會事先設計好一份空白的紀錄表範本(內容包含:訪談日期、變化重點、下一步處理等欄位),並把這個範本上傳到每份 NotebookLM 當作來源資料。 每次完成 1 on 1 對談後,她只需要將語音轉文字的檔案上傳到該個案的專屬筆記本,接著點選那次的音檔和紀錄範本,請 NotebookLM 直接「照著範本格式」整理出重點。
步驟四:設定關鍵字,讓 AI 幫你「抓漏」高風險狀況
善用 AI 的篩選能力,請它整理紀錄時,把「受傷」、「住院」這類緊急或高風險狀況優先顯示。讓 AI 幫你做第一層把關,確保重要危機不漏接。
步驟五:AI 整理完,最後一道防線仍是「人工檢核」
雖然 AI 已經幫忙省下了大把時間,但它畢竟不是完美的。每份由 AI 產出的紀錄,國芬都會親自確認過一遍,把 AI 誤解或是過於冗言贅字的部分拿掉。經過人工微調後,最後儲存下來的就會是一份乾淨、精準且可以直接歸檔的完美版本。
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