如果你使用 Mac、iPhone 或 iPad，應該多少看過 Numbers 這個 App。它是蘋果推出的試算表軟體，功能類似 Excel 與 Google Sheets，可以建立表格、使用公式、自動統計資料，也能製作圖表。
不過，Numbers 不只是「Apple 版 Excel」。它的工作表更像一塊可以自由安排的畫布，表格、圖表都能依需求擺放；欄位名稱、分類方式與統計公式也能自己設定。對不需要處理大量資料、只是想建立一套符合自己使用習慣的工具來說，反而比套用既定格式更有彈性。記帳就是其中一個很適合的情境。
本篇文章就從最基本的四欄記帳表開始，教你一步步用 Numbers 做出一套可以在 Apple 裝置之間同步、又能自動統計消費的個人記帳流程。
Numbers是什麼？跟Excel有什麼不同？
Numbers是蘋果自家的試算表軟體，隨附於Mac、iPhone與iPad，若裝置上沒有，也能從App Store免費取得。那麼它與一般人印象中的試算表如Excel、Google Sheets究竟差在哪？
一頁可以擺好幾張表
Excel的工作表以一整片儲存格網格為基礎。同一頁雖然也能放入多個表格與圖表，但所有資料都建立在這片共同的網格上，版面調整的自由度有限。
Numbers的工作表則更接近一塊自由畫布，表格本身是可以獨立移動與縮放的物件，讓使用者能依照自己的習慣安排版面。
公式可以用欄位名稱寫
Numbers的標題列並非只是把文字加粗，而是帶有語意。設定為標題列之後，寫公式時可以直接引用欄位名稱。
加總支出在Excel通常寫成=SUM(B2:B50)，在Numbers則可以寫成=SUM(金額)。
不過，Numbers沒有巨集，樞紐分析的深度不如Excel，資料量達到數萬筆後效能會明顯下降，與Windows使用者協作時也很容易遇到格式跑掉的問題。
| 比較項目 | Excel | Numbers |
|---|---|---|
| 頁面結構 | 工作表以一整片儲存格網格為基礎，表格與圖表放置於網格之上 | 工作表為自由畫布，表格是可獨立移動與縮放的物件 |
| 公式參照 | 以儲存格位址引用，如SUM(B2:B50) |
可用欄位名稱引用，如SUM(金額)，跨表則寫成表格名稱::欄位名稱 |
| 進階分析 | 樞紐分析完整，支援巨集 | 樞紐分析功能較淺，不支援巨集 |
| 跨平台相容 | Windows與macOS通用 | 以Apple裝置為主，與Windows互傳容易跑版 |
實作：怎麼用 Numbers 記帳？
做完以下七個步驟，你會有一份在Mac上自動統計、在iPhone上用表單就能記一筆的帳本。前六步適用於所有人，第七步的捷徑設定屬於選配。
第一步：先確認兩台裝置看得到同一份文件
這一步放在最前面，是因為後續的手機輸入與捷徑設定，都建立在Mac與iPhone能開啟同一份Numbers文件之上。
先在Mac與iPhone登入相同的Apple帳號，並確認iCloud Drive已開啟。建立Numbers文件後，將檔案儲存在「iCloud Drive → Numbers」資料夾，後續iPhone才會自動看到同一份文件。
如果文件已經在Mac上建立完成，在手機上卻始終找不到，可以回到Mac的Numbers，選擇「檔案 → 搬移至」，確認檔案目前是不是存放在Numbers的iCloud資料夾。
第二步：在Mac上建立記帳表
開啟Numbers並建立一份空白文件，先把主要表格整理成四欄：
日期、分類、項目、金額
接著將第一列設為1列標題列（Header Row），標題欄（Header Column）則設為0，避免左側第一欄被Numbers額外視為列標題。
完成後，把表格名稱從預設的「Table 1」改成：
記帳表
這個名稱後面會直接出現在公式與捷徑設定裡，因此最好一開始就固定下來。
Numbers的範本選擇畫面中也有「個人理財」類型的現成收支表，不過如果是第一次設定，自行建立四欄的結構反而比較單純，也不容易受到範本原有公式或格式干擾。
完成後，可以先輸入三到五筆真實消費，例如：
| 日期 | 分類 | 項目 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 2026/8/25 | 食物 | 午餐 | 150 |
| 2026/8/25 | 交通 | 捷運 | 30 |
| 2026/8/25 | 娛樂 | 電影 | 320 |
先建立幾筆資料，後面設定統計與圓餅圖時比較容易確認結果是否正確。
第三步：讓日期、分類與金額更好輸入
先處理分類。
選取「分類」標題下方的資料儲存格，不要把最上面的「分類」欄位標題一起選進去。接著在右側「格式」面板切換到「輸入格」分頁，把資料格式改成「彈出式選單」。
再逐一建立自己的分類，例如：
食物、交通、娛樂、日用品、房租、學習
如果設定時把標題列一起選到，Numbers有可能連「分類」兩個字也一併加入選單，因此最好只選取實際會輸入資料的儲存格。
分類數量建議一開始控制在五到七項，記錄一段時間後再視需要細分。一開始就拆得太細，反而容易增加輸入負擔。
接著處理金額欄。同樣只選取「金額」標題下方的儲存格，在「輸入格」分頁把資料格式設定為「貨幣」，再選擇新台幣與需要的小數位數。
日期欄也可以一起設定為「日期與時間」。這樣到了iPhone表單中，點選日期欄時就能直接叫出日期選擇器，不需要手動輸入完整年月日。
第四步：做一張自動統計表
接下來會用到Numbers「一頁多表」的特性。
在「記帳表」右側插入一張新表格，命名為：
分類統計
這張表保留兩欄即可：
分類、總額
同時將第一列設為1列標題列，並把第一欄設為1欄標題欄（Header Column）。
這項設定在後續步驟相當重要，因為Numbers會利用標題欄辨識圓餅圖中的分類名稱。
在第一欄依序輸入先前設定的分類，例如：
| 分類 | 總額 |
|---|---|
| 食物 | |
| 交通 | |
| 娛樂 | |
| 日用品 | |
| 房租 | |
| 學習 |
由於「食物」位於A2，在旁邊的B2輸入：
=SUMIF(記帳表::分類,A2,記帳表::金額)
這條公式的作用是到「記帳表」的「分類」欄中，找出所有與A2相同的紀錄，再將這些列的「金額」全部加總。其中記帳表::分類代表「記帳表」中的「分類」欄，A2代表這一列要統計的分類名稱，記帳表::金額則是最後要加總的金額欄。::前面是表格名稱，後面是欄位名稱，這是Numbers跨表引用的寫法。
輸入完成後，先確認第一列的結果正確。以剛才的測試資料來說，「食物」旁邊應該會顯示150。
接著複製B2，再選取下面其他分類的總額儲存格貼上。Numbers會依照相對位置，自動把A2依序調整為A3、A4等，不需要逐列重新輸入公式。
實際操作時，使用複製、貼上的方式通常比直接拖曳自動填滿來得穩定。如果拖曳後出現異常數字，可以改用複製、貼上重新處理。
完成後應該會看到：
| 分類 | 總額 |
|---|---|
| 食物 | 150 |
| 交通 | 30 |
| 娛樂 | 320 |
| 日用品 | 0 |
| 房租 | 0 |
| 學習 | 0 |
需要留意的是，這條公式統計的是流水帳從開始記錄至今的累積總額。使用半年後，圓餅圖顯示的也會是半年總和，而不是單月數字。若想改成每月統計，可以在日期條件上改用SUMIFS，屬於下一階段的進階做法。
第五步：把統計表變成圓餅圖
建立圖表前，先確認「分類統計」表的第一欄已經設定為標題欄（Header Column）。
接著選取有資料的範圍，例如A1:B7，也就是包含「分類、總額」兩個標題，以及六個分類資料。再點選工具列的「圖表」，選擇圓餅圖。
Numbers會把左側標題欄視為分類名稱，右側總額欄則視為數值。以剛才的測試資料來說，圓餅圖應該會分成三塊：
- 娛樂：約64%
- 食物：約30%
- 交通：約6%
目前沒有支出的分類因為金額為0，不會占據可見的圓餅面積。
如果建立後整張圓餅圖只顯示單一顏色，不需要立即重做。最常見的原因是「分類」欄沒有被設定成標題欄，導致Numbers沒有正確辨識分類與數值的關係。
這是整個過程最有成就感的一步。你會第一次直接看到自己的錢實際流向哪裡，而結果通常與原本的認知有些落差。
第六步：在iPhone上用表單記帳
建立表格是一次性的工作，記帳則是每天都要做的動作。如果每天輸入一筆資料都要耗費太多時間，這套系統很快就會被放棄。
在iPhone上開啟同一份Numbers文件後，也可以直接回到表格最下面新增一列，不過在小螢幕上左右捲動尋找欄位並不便利，使用表單會順手得多。
點選左上角的「+」號，選擇「新增表單」，再指定要連結的「記帳表」。Numbers會把表格中的每一列視為一筆記錄，並將日期、分類、項目、金額轉成直式輸入欄位。
分類欄會直接沿用Mac上設定好的彈出式選單；若日期欄先前已設定成日期格式，點選時也能直接使用日期選擇器。表單底部的左右箭頭可以切換前後紀錄，按下「＋」則會新增一筆。
需要注意的是，表單新增資料時，插入位置可能與目前正在瀏覽的紀錄位置有關，並不一定永遠加在整張表格的最後。如果希望資料大致維持由舊到新排列，可以先切換到最後一筆紀錄，再新增下一筆；如果希望無論目前瀏覽到哪裡，都固定把新資料寫進表格底端，可以使用下一步的捷徑。
表單只能在iPhone與iPad上建立與使用，以Mac或iCloud.com開啟同一份文件時，表單會被隱藏，這是正常現象。此外，來源表格不能含有合併儲存格，否則無法建立表單。
進行到這裡，這份帳本已經完整可用。若只是想開始記帳，下一步可以直接略過。
第七步：用捷徑把記帳再縮短（進階選配）
如果連開啟Numbers表單都覺得費時，可以再用iPhone內建的「捷徑」App，把記帳流程壓縮成幾個輸入步驟。基本流程可以設定成：
輸入金額 → 選分類 → 輸入項目 → 自動取得日期 → 寫進Numbers
首先新增「要求輸入」動作，類型選擇「數字」，提示文字可以寫「花了多少」。
接著新增「列表」，把自己的分類依序加入，例如食物、交通、娛樂、日用品、房租、學習，再接上一個「從列表中選擇」動作，執行捷徑時就能直接點選分類。
下一步再新增一個「要求輸入」動作，輸入類型設為文字，提示文字為「買了什麼」。
接著加入「日期」動作，取得目前日期；若希望格式固定，再接一個「格式化日期」，例如設定為：
yyyy/M/d
最後還需要再新增一個「列表」動作，把準備寫進Numbers的一整列資料依序包在一起：
- 格式化的日期
- 所選的分類
- 輸入的項目
- 輸入的金額
列表裡必須放的是前面各動作產生的真正變數，設定成功時，這些值通常會以變數標籤的形式顯示。
接著加入Numbers的「加入列到表格頂端或底部」動作，將「數值」指定為剛才建立的整個列表，並設定：
- 文件：你的Numbers記帳檔
- 工作表：例如
Sheet 1 - 表格：記帳表
- 位置：底部
部分版本的捷徑不會提供工作表與表格的下拉選單，此時需要手動輸入名稱。名稱、大小寫與空格最好與Numbers裡顯示的內容完全一致。
完成後可以實際測試一次，例如輸入金額145、選擇食物、項目填午餐。成功後，Numbers底部應該會新增一列：今天日期、食物、午餐、145。
設定完成後，可以把捷徑加入主畫面或控制中心。之後結帳時只需要輸入金額、選分類，資料就會直接寫進原本的Numbers帳本。
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