排名全國第39大企業集團的遠雄企業團,40年前以建築事業起步,迄今經營版圖已橫跨金融保險、空運物流、遊憩休閒、商務開發、文教醫療、巨蛋園區與海外事業,估計每年為台灣創造高達新台幣一兆元的經濟產值。
遠雄企業團總管理處陳森山經理表示:「所有系統及應用程式都有升級的可能,身為CIO,首要之務是推展企業e化(包括ERP、CRM、SCM..等),以及各系統及應用程式的升級,過程中最重要的就是確保企業e化的順暢度,必須以不干擾使用者為前提來思考升級計畫。Exchange Server 2010的升級過程不僅符合我們的期待,許多新增及強化功能如高可用性架構,也能滿足我們長久以來的需求。」
實現協同合作的大夢
遠雄企業團不僅事業內容多元化,就連業務觸角也極為寬廣,擁有3萬多組企業客戶,其中上市、上櫃公司達300多家,700萬客戶遍佈亞洲、美洲、歐洲,且已延伸至非洲、中南美洲。
也正因為如此,早在十多年前,遠雄就對群組軟體訴求的協同合作極感興趣,曾經導入相關解決方案卻無法獲得預期成效,之後改以Exchange Server 2003取代,但只以電子郵件應用為主。
不過,遠雄仍持續尋找合適的解決方案,包括在2003年導入Microsoft Live Communication Server做為內部即時通訊工具,但和Exchange Server 2003一直處於各自獨立運作的狀態,因此,升級至Exchange Server 2010被遠雄視為工作形態的大躍進,也是實現協同合作願景的關鍵。
透過Exchange Server 2010和Office Communications Server 2007 R2的整合應用,使用者只需透過Outlook的介面呈現,即可一目瞭然所有的工作事項及概況,還能立刻查看相關人員是否在線上,不需得知對方身在何處,利用文字、語音或視訊等多重管道,就能直接進行連絡與溝通。
陳森山經理認為,微軟在企業通訊的基礎架構已臻成熟,整合度也高,很容易就能增加功能元件,而且也能輕鬆延伸到行動設備。舉例來說,利用搭載Windows Mobile的手機來提供Push Mail等功能,整合文字、語音、視訊提供管理者及經營者即時掌握訊息、立即溝通,以提升競爭力,就是評估中的應用方向。
兼顧稽核與安全需求的高可用性架構
除了實現長久以來的願景,Exchange Server 2010也以全新的高可用性架構,協助遠雄解決沈疴已久的潛在問題。
遠雄在IT營運的首要目標,就是要做到不讓使用者感覺到機器曾經停過,因此,幾乎所有重要的企業應用都是走雙系統自動備援,唯一的例外就是Exchange Server 2003,它僅支援叢集架構,但因可靠度不符遠雄期待而停用。
遠雄企業團總管理處資訊企劃室林明鋁科長說明:「過去,我們在Exchange Server 2003未建立高可用性架構,所以,所有信件都由使用者下載至PC自我管理,而非集中保存在伺服器。但隨著使用量愈來愈大,潛藏的風險愈來愈不容忽視。」
透過Exchange Server 2010特有的DAG(Database Availability Group)設計,每個信箱資料庫可複寫至最多16部的Exchnage受管伺服器裡,再加上儲存成本的持續下滑,遠雄就能以集中控管的作法,一舉滿足資料保全和稽核的需求。
值得一提的是,Exchange Server 2010讓IT部門能將部分管理任務,分攤給更合適的部門負責。在遠雄如此龐大的企業體裡,員工到職、調職或離職的情況很頻繁,但IT部門無法在第一時間得知使用者異動並立即進行變更。升級到Exchange Server 2010之後,組織架構和通訊錄的異動就可直接交由人事部門來管理,不僅確保了使用者資料的即時更新,也減輕了IT部門的工作負擔。
使用者導向的升級與應用思考
陳森山經理表示:「版本升級的轉換過程雖然辛苦,但絕對不能造成使用者困擾,尤其是像Exchange Server這種攸關所有使用者的關鍵系統。我們最希望的就是所有作業都能在一瞬間完成,而不會干擾或影響到使用者,Exchange Server 2010的確做到了這一點。
以線上搬遷信箱為例,管理人員透過圖形介面拖拉及勾選選單,下達指令後,搬遷作業就能在背景自動執行。更重要的是,在整個搬遷過程裡,使用者完全沒有任何感覺,因此,管理人員在平常上班日就能進行相關的維護及調校作業,不用再等到假日停機加班。
新版的Outlook Web Access也協助遠雄進一步落實以使用者為導向的IT政策。由於工作型態使然,遠雄有超過半數的使用者都以Outlook Web Access來收發信件,以陳森山經理為例,在家工作時就是使用Outlook Web Access。他說:「舊版Outlook Web Access的介面和Outlook截然不同,實在用得很痛苦。但新版介面和Outlook幾乎一模一樣,即使透過家用網路也能順暢執行,令人印象深刻。」
遠雄計劃在2010年年初先後進行Exchange Server 2010和Office Communications Server的升級,支援專案管理運作的Microsoft Office SharePoint Server亦在評估中,三方的整合應用將協助遠雄打造不受時地限制的全新協同合作環境。